Leitfaden für WhatsApp-Vorlagen

Eine WhatsApp-Vorlage ist eine vorgefertigte Nachricht, die Sie für die Kommunikation mit Kunden über WhatsApp verwenden können. Bevor Sie sie zum Senden von Nachrichten an Kunden verwenden, müssen sie von Meta genehmigt werden. Zu den Nachrichtentypen, die Sie mit Vorlagen senden können, gehören Werbeaktionen, Erinnerungen, Updates, Auftragsbestätigungen und mehr.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über WhatsApp-Vorlagen und den Genehmigungsprozess.

Hinweis

Die Bilder in diesem Artikel stammen von Hilos, einem Unternehmen, das wir kürzlich übernommen haben , um native WhatsApp-Automatisierung und umfassendere Konversationserlebnisse bereitzustellen und so unsere Plattform für Marketingautomatisierung zu erweitern. Wir stellen aktualisierte Screenshots zur Verfügung, sobald sie fertig sind. Das Erlebnis ist jedoch ähnlich. Weitere Produktdokumentation finden Sie im Hilos-Hilfecenter .

Erfahren Sie, wie Sie eine Vorlage für WhatsApp erstellen.

So funktionieren WhatsApp-Vorlagen

Vorlagen sind erforderlich, um ein Gespräch mit einem Kunden zu beginnen, der Ihnen in den letzten 24 Stunden (oder noch nie) nicht geschrieben hat. Wenn Ihnen ein Kunde beispielsweise heute um 14:03 Uhr schreibt, haben Sie bis morgen 14:03 Uhr Zeit zu antworten, genau wie bei einer normalen WhatsApp-Konversation. Wenn der Kunde antwortet, beginnt die 24-Stunden-Frist erneut.

Wenn der Kunde Ihnen bis 14:04 Uhr nicht antwortet, wird das Gespräch „geschlossen“. Sie müssen eine von WhatsApp genehmigte Vorlage verwenden, um sie erneut zu kontaktieren.

Bevor Sie eine Vorlage verwenden können, muss sie den WhatsApp-Richtlinien entsprechen und einen Genehmigungsprozess durchlaufen. Erfahren Sie mehr über Vorlagen und Metas Genehmigungsprozess .

WhatsApp-Vorlagenkategorien

Es gibt drei Kategorien von WhatsApp-Vorlagen:

• Dienstprogramm
  Dies ist für Transaktionsnachrichten, wie beispielsweise Kaufbestätigungen. Mit diesem Nachrichtentyp können Sie Folgendes senden:
  • PDF-Dokumente, wie beispielsweise Rechnungen und Kontoauszüge
  • Bilder oder Video-Tutorials
  • Emojis zur Personalisierung der Nachricht
  • Variablen zur Personalisierung Ihrer Nachricht oder Handlungsaufforderung
• Marketing
  Dies dient für Massenwerbebotschaften, beispielsweise um Kunden über Sonderangebote, Rabatte und andere Werbemaßnahmen im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen zu informieren. Beim Erstellen Ihrer Vorlage haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Versenden von PDF-Dokumenten wie Angeboten, Offerten etc.
  • Werbebilder oder -videos
  • UTMs zum Verfolgen Ihrer WhatsApp-Marketingkampagnen
  • Verwenden von Variablen zum Auslösen von Nachrichten mit benutzerdefinierten Variablen und URLs
    

    Derzeit ist es nicht möglich, WhatsApp-Marketingvorlagen an Kunden mit einer US-Telefonnummer zu senden. Weitere Informationen finden Sie Nachrichtenlimits pro Benutzer für Marketingvorlagen .

• Authentifizierung
  Dies dient zum Senden von Nachrichten wie Einmalcodes.

Wie WhatsApp-Vorlagen aufgebaut sind

Bevor Sie Ihrer Vorlage Inhalte hinzufügen, müssen Sie die folgenden Konfigurationsoptionen abschließen:

• Sie müssen der Vorlage einen Namen geben
• Wählen Sie eine Kategorie für die Vorlage aus – Dienstprogramm, Marketing oder Authentifizierung
• Die Sprache, die Sie für den Vorlageninhalt verwenden werden
  
  

Als Nächstes fügen Sie den Inhalt hinzu. Dieser gliedert sich in vier Teile:

• Kopfzeile (optional)
  Mit dieser Option können Sie Ihrer Nachricht oben Text mit Variablen, ein Bild oder ein Video hinzufügen.
• Text (erforderlich)
  Der vollständige Text, den Sie Ihrer Vorlage hinzufügen. Sie können Emojis verwenden und Variablen in Ihren Text einfügen.
• Fußzeile (optional)
  Die Fußzeile wird in grauem Text am Ende Ihrer Nachricht angezeigt. Dies sollte zusätzliche, aber nicht kritische Details enthalten. Wenn Sie beispielsweise eine automatisierte Nachricht senden, möchten Sie Ihre Kunden möglicherweise darauf hinweisen, dass sie nicht darauf antworten sollen. Es ist hier nicht möglich, Emojis hinzuzufügen.
• Schaltflächen (optional)
  Sie können zwei Arten von Schaltflächen konfigurieren: Schnellantwort und Handlungsaufforderung (Website besuchen und Telefonnummer anrufen). WhatsApp erlaubt nicht mehr als einen Schaltflächentyp in einer Vorlage.

Die Schaltfläche „Schnellantwort“

Die Schaltfläche „Schnellantwort“ weist die folgenden Eigenschaften auf:

• Es handelt sich um Schaltflächen, die nur Text enthalten
• Der Text ist auf 20 Zeichen begrenzt
• WhatsApp erlaubt maximal 3 Schaltflächen in einer Nachricht
• Wenn ein Benutzer auf die Schaltfläche klickt, wird dies so interpretiert, als hätte der Benutzer diesen Text eingegeben

Mit diesen Schaltflächen können Sie den anzuzeigenden Text eingeben. Schaltflächen für schnelle Antworten sind leistungsstark, da Sie damit automatisierte Aktionen mit Nachrichtenflüssen basierend auf den Antworten Ihrer Kunden auf die Vorlage erstellen können.

Call-to-Action-Schaltflächen

Es gibt zwei Arten von Call-to-Action-Schaltflächen: „Website besuchen“ und „Telefonnummer anrufen“. Sie können zwar auswählen, welche Schaltflächen Sie zu Ihrer Vorlage hinzufügen möchten, es gelten jedoch einige Einschränkungen:

• Sie können in Ihrer Vorlage die Schaltflächen „Telefonnummer anrufen“ und „Website besuchen“ einfügen.
• Ihre Vorlage darf nicht zwei Schaltflächen zum Anrufen einer Telefonnummer oder zwei Schaltflächen zum Besuchen einer Website enthalten.

Für die Schaltfläche „Anrufen“ wählen Sie den anzuzeigenden Text aus und fügen eine Telefonnummer hinzu. Wenn Ihr Kunde diese Schaltfläche auswählt, hat er die Möglichkeit, diese Nummer direkt anzurufen.

Die Option „Website besuchen“ funktioniert ähnlich, mit dem Unterschied, dass hier kein Anruf getätigt wird, sondern die Person auf eine Webseite weitergeleitet wird. Wenn Sie genau hinsehen, sehen Sie, dass die von uns hinzugefügte URL eine Variable enthält. Dabei muss der erste Teil der URL immer gleich sein, der zweite Teil kann jedoch eine Variable enthalten. Indem Sie der URL eine Variable hinzufügen, können Sie jede Person, die diese Vorlage erhält, auf eine andere Seite weiterleiten.

Vorlagengenehmigungsprozess

Der Genehmigungsprozess kann bis zu 48 Stunden dauern. Dies liegt daran, dass einige Vorlagen automatisch mithilfe von KI genehmigt werden, während andere manuell überprüft werden.

WhatsApp verwendet mehrere Kriterien, um eine Vorlage zu genehmigen oder abzulehnen:

• Für jede Vorlage müssen Sie Beispiele dafür bereitstellen, was in diese Vorlage aufgenommen wird. Wenn Sie angeben, dass in dieser Vorlage ein Bild enthalten sein soll, müssen Sie ein Demobild bereitstellen. Dasselbe Konzept gilt für alle anderen Variablen, die Sie haben, egal ob es sich um Text oder etwas wie die Variable in der URL handelt.
• Auch der Vorlagenname ist relevant, damit WhatsApp versteht, worum es bei Ihrer Vorlage geht.
• Der Inhalt spielt im Entscheidungsprozess die größte Rolle. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Vorlage abgelehnt wurde, können Sie im folgenden Abschnitt nachlesen, was Sie tun können, um das Problem zu beheben.

Gründe, warum Vorlagen abgelehnt werden können

Nachfolgend sind einige der häufigsten Gründe aufgeführt, warum eine Vorlage während des Genehmigungsprozesses abgelehnt werden kann:

• Es wurde eine falsche Kategorie ausgewählt
  Dies ist der häufigste Grund, warum Vorlagen abgelehnt werden. Ihre Vorlagen müssen in eine von zwei Kategorien fallen: Nützlichkeit oder Marketing (Authentifizierung lassen wir hier einmal außen vor).
  
  Normalerweise erstellen Sie in diesen Fällen eine Vorlage mit der Kategorie „Nützlichkeit“ und stellen dann fest, dass sie abgelehnt wird. In diesem Fall betrachtet WhatsApp Ihre Vorlage als Inhalte mit Bezug zu Marketingthemen, was sich auf Ihre Betriebskosten auswirkt, da Marketingvorlagen teurer sind als Utility-Vorlagen.

• Falsches Format
  Es gibt einige Details, die WhatsApp regelt. Ihre Vorlagen dürfen beispielsweise nicht mit einer Variable enden (aber sie können mit einer Variable und einem Punkt enden). Ein weiterer Grund besteht darin, dass Sie keine aufeinanderfolgenden Variablen verwenden können, zum Beispiel „Hallo {{1}} {{2}}.“
  
  Wenn Ihre Vorlage zu allgemein ist, wird sie wahrscheinlich abgelehnt, da WhatsApp nicht feststellen kann, wofür sie verwendet wird. Dies sind Vorlagen wie „Hallo {{1}}.“ In diesem Fall müssen Sie nur ein paar weitere Details hinzufügen, damit WhatsApp versteht, wofür die Vorlage gedacht ist.

• Verdächtiger Inhalt
  Es gibt einige Details, die WhatsApp regelt. Ihre Vorlagen dürfen beispielsweise nicht mit einer Variable enden (aber sie können mit einer Variable und einem Punkt enden). Ein weiterer Grund besteht darin, dass keine aufeinanderfolgenden Variablen zulässig sind, beispielsweise „Hallo {{1}} {{2}}.“

Wenn Ihre Vorlage zu allgemein ist, wird sie wahrscheinlich abgelehnt, da WhatsApp nicht feststellen kann, wofür sie verwendet wird. Dies sind Vorlagen wie „Hallo {{1}}.“ In diesem Fall müssen Sie nur ein paar weitere Details hinzufügen, damit WhatsApp versteht, wofür die Vorlage gedacht ist.

• Produkte, die gegen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen verstoßen
  Es gibt bestimmte Arten von Geschäften, die von WhatsApp strenger reguliert werden. Zum Beispiel Politik, Regierung oder sogar Medikamente. den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von WhatsApp sind Produktkategorien aufgeführt, deren Inhalt verboten ist.
  
  Wenn Ihr Unternehmen dort aufgeführt ist, bedeutet dies, dass Sie WhatsApp nicht für Transaktionen mit diesen Produkten verwenden können. Ein Beispiel hierfür sind Apotheken. Der Verkauf von Medikamenten jeglicher Art verstößt gegen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Wenn Sie also Marketingvorlagen haben, die für diese Produkte werben, werden diese wahrscheinlich abgelehnt. Sie können jedoch weiterhin dasselbe WhatsApp-Konto für Support, Auftragsverfolgung, Kundendienst und mehr verwenden.

Tipps zum Verwalten von Vorlagen

Nachfolgend finden Sie einige Tipps, die Ihnen bei der Vorlagengenehmigung helfen:

• Halten Sie Vorlagen allgemein und verwenden Sie Variablen, um ihnen Kontext und Personalisierung zu verleihen
  Beispielsweise kann die folgende Rechnungsvorlage nicht wiederverwendet werden, da sie sich auf ein sehr spezifisches Thema bezieht:
  
  Hallo {{1}}, ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich die Rechnung für Mai (Nummer 12345) fertig habe!
  
  
  Stattdessen empfehlen wir, den Monat und die Rechnungsnummer in Variablen umzuwandeln, damit Sie die Vorlage für mehr als eine Rechnungsnachricht wiederverwenden können:
  
  Hallo {{1}}, ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich die Rechnung für {{2}} (Nummer {{3}} ) fertig habe!
  

• Benennen Sie jede Vorlage eindeutig
  Der Vorlagenname ist eine der Variablen, die Meta verwendet, um zu entscheiden, ob eine Vorlage genehmigt oder abgelehnt wird. Es hilft Ihnen auch dabei, sich beim Anzeigen in Ihrem Konto daran zu erinnern, wofür die Vorlage gedacht ist, und hilft Ihnen, doppelte Namen zu vermeiden.
  
  Als bewährte Methode empfehlen wir, am Anfang der Vorlage bestimmte Gruppierungen hinzuzufügen, je nachdem, was für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Sie können es beispielsweise nach der Sprache oder dem Gebiet unterteilen, in dem die Vorlage verwendet wird. Ein effektiver Vorlagenname könnte beispielsweise „is_support_reply_after_end“ sein
  

Iterieren Sie Ihre Vorlagen
Es gibt zwei Hauptgründe, warum wir diesen Ansatz empfehlen: Genehmigungsraten und Konvertierungsraten.

Sehen wir uns zunächst die Genehmigung an. Obwohl WhatsApp seine Methode zum Genehmigen oder Ablehnen von Vorlagen nicht öffentlich macht, ist es möglich, dass Ihre Vorlage (in der gewünschten Kategorie) beim ersten Mal nicht genehmigt wird. Dabei ist es relativ einfach, die Inhalte Ihrer Vorlage an Ihr Ziel, die Zustimmungsrate zu erhöhen, anzupassen. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage haben, in der eine Aktion, ein Rabatt, ein Code usw. erwähnt wird, WhatsApp wird es höchstwahrscheinlich als Marketing einstufen, obwohl das Ziel eigentlich transaktional ist.

Das zweite Ziel der Iteration zur Steigerung der Konvertierung folgt denselben Schlüsselkonzepten. Hier empfiehlt es sich, zwei Dinge zu tun, um Ihre Konversionsrate zu erhöhen: Denken Sie über den Wert nach, den Sie Ihrem potenziellen Kunden bieten, und über die Relevanz dieses Werts (und Sie können UTMs in Ihren Vorlagen verwenden, um ihn zu verfolgen).

Mit Relevanz meinen wir Kaufmuster. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Produkte verkauft, die sich in der Regel an Frauen richten, Sie jedoch feststellen, dass auch männliche Käufer darunter sind, können Sie vor Valentinstag, Muttertag, Weihnachten usw. Kampagnen durchführen und den Inhalt dieser Vorlagen darauf ausrichten, wie toll sich das Produkt als Geschenk eignet. Wenn Ihre Kampagne auf Frauen ausgerichtet ist, ist es in diesem hypothetischen Fall wahrscheinlicher, dass sie sich an diese richtet. Daher lohnt es sich, die Vorteile Ihres Produkts bei der Anwendung hervorzuheben.