Leitfaden für WhatsApp-Vorlagen

Eine WhatsApp-Vorlage ist eine vorgefertigte Nachricht, die Sie verwenden können, um mit Kundinnen und Kunden über WhatsApp zu kommunizieren. Bevor Sie sie verwenden, um Kund:innen zu benachrichtigen, müssen sie von Meta genehmigt werden. Zu den Arten von Nachrichten, die Sie mit Vorlagen versenden können, gehören Werbeaktionen, Erinnerungen, Updates, Bestellbestätigungen und mehr. 

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über WhatsApp-Vorlagen und den Genehmigungsprozess.

Wie WhatsApp-Vorlagen funktionieren

Vorlagen sind erforderlich, um ein Gespräch mit einem Kunden zu beginnen, der Ihnen in den letzten 24 Stunden (oder noch nie) geschrieben hat. Wenn Ihnen ein Kunde zum Beispiel heute um 14:03 Uhr schreibt, haben Sie bis morgen um 14:03 Uhr Zeit zu antworten – genau so wie in einem normalen WhatsApp-Chat. Wenn der Kunde antwortet, beginnt der Zeitraum von 24 Stunden erneut.

Wenn der Kunde Ihnen bis 14:04 Uhr nicht antwortet, wird die Unterhaltung „geschlossen“. Sie müssen eine von WhatsApp genehmigte Vorlage verwenden, um den Kontakt erneut herzustellen.

Bevor Sie eine Vorlage verwenden können, muss sie den WhatsApp-Richtlinien entsprechen und genehmigt werden. Erfahren Sie mehr über Vorlagen und den Genehmigungsprozess von Meta.

WhatsApp-Vorlagenkategorien

Es gibt drei Kategorien von WhatsApp-Vorlagen:

• Utility
  Dies ist für transaktionale Nachrichten, wie etwa Kaufbestätigungen. Mit diesem Nachrichtentyp können Sie Folgendes senden:
  • PDF-Dokumente wie Rechnungen und Kontoauszüge
  • Bilder oder Video-Tutorials
  • Emojis zur Personalisierung der Nachricht
  • Variablen zur Personalisierung Ihrer Nachricht oder Ihres Call-to-Action
• Marketing
  Dies ist für massenhaft versendete Werbenachrichten gedacht, zum Beispiel um Kund:innen über Verkäufe, Rabatte und andere werbliche Aktionen im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen zu informieren. Wenn Sie Ihre Vorlage erstellen, haben Sie folgende Optionen:
  • PDF-Dokumente wie Angebote, Offerten usw. versenden
  • Werbebilder oder ‑videos
  • UTMs zur Nachverfolgung Ihrer WhatsApp Marketingkampagnen

  • Verwendung von Variablen zum Auslösen von Nachrichten mit benutzerdefinierten Variablen und URLs

      Es ist derzeit nicht möglich, WhatsApp-Marketing-Vorlagen an Kund:innen mit einer Telefonnummer aus den Vereinigten Staaten zu senden. Weitere Informationen finden Sie unter Grenzwerte für Marketing-Vorlagen pro Benutzer.

• Authentifizierung
  Dies wird für das Senden von Nachrichten wie einmaligen Codes verwendet.

So sind WhatsApp-Vorlagen aufgebaut

Bevor Sie Inhalte zu Ihrer Vorlage hinzufügen, müssen Sie die folgenden Konfigurationsoptionen abschließen:

• Sie müssen der Vorlage einen Namen geben
• Wählen Sie eine Kategorie für die Vorlage aus – Utility, Marketing oder Authentication
• Die Sprache, die Sie für den Vorlageninhalt verwenden 
  
  

Als Nächstes fügen Sie den Inhalt hinzu. Dies ist in vier Teile gegliedert:

• Kopfzeile (optional)
  Sie können mit dieser Option oben in Ihrer Nachricht Text mit Variablen, ein Bild oder ein Video hinzufügen.
• Textkörper (erforderlich)
  Der vollständige Text, den Sie zu Ihrer Vorlage hinzufügen. Sie können Emojis verwenden und Variablen in Ihren Text einfügen.
• Fußzeile (optional)
  Die Fußzeile wird in grauer Schrift am unteren Rand Ihrer Nachricht angezeigt. Dies sollte zusätzliche, aber nicht entscheidende Details enthalten. Wenn Sie zum Beispiel eine automatisierte Nachricht versenden, sollten Sie Kund:innen darüber informieren, dass sie nicht darauf antworten sollen. Es ist nicht möglich, hier Emojis hinzuzufügen.
• Schaltflächen (optional)
  Es gibt zwei Arten von Schaltflächen, die Sie konfigurieren können: schnelle Antwort und Call-to-Action („Website besuchen“ und „Telefonnummer anrufen“). WhatsApp unterstützt nicht mehr als einen Button-Typ pro Vorlage.

Die Schaltfläche „schnelle Antwort“

Die Schaltfläche „schnelle Antwort“ weist die folgenden Eigenschaften auf:

• Das sind Schaltflächen, die nur Text enthalten.
• Der Text ist auf 20 Zeichen begrenzt
• WhatsApp erlaubt Ihnen, maximal 3 Schaltflächen in einer Nachricht zu verwenden
• Wenn ein Benutzer auf die Schaltfläche klickt, wird dies so interpretiert, als hätte der Benutzer diesen Text eingegeben.

Mit diesen Schaltflächen können Sie den Text eingeben, der angezeigt werden soll. Schaltflächen für schnelle Antworten sind leistungsstark, weil sie automatisierte Aktionen und Messaging-Flows auf der Grundlage der Reaktionen Ihrer Kundinnen und Kunden auf die Vorlage ermöglichen.

Call-to-Action-Schaltflächen

Es gibt zwei Arten von Call-to-Action-Buttons: „Website besuchen“ und „Telefonnummer anrufen“. Sie können zwar auswählen, welche Schaltflächen Sie zu Ihrer Vorlage hinzufügen möchten, es gibt jedoch einige Einschränkungen:

• Sie können Schaltflächen für „Anrufen“ und „Website besuchen“ in Ihrer Vorlage haben
• Sie können in Ihrer Vorlage nicht zwei „Anruf“-Schaltflächen oder zwei „Website besuchen“-Schaltflächen verwenden.

Wählen Sie für die Schaltfläche „Anrufen“ den Text aus, der angezeigt werden soll, und geben Sie eine Telefonnummer ein. Wenn Ihr Kunde diese Schaltfläche auswählt, wird er aufgefordert, diese Nummer direkt anzurufen.

Die Option „Website besuchen“ funktioniert ähnlich, nur dass die Person statt eines Anrufs zu einer Webseite weitergeleitet wird. Wenn Sie genau hinschauen, sehen Sie, dass die hinzugefügte URL eine Variable enthält. Hier muss der erste Teil der URL immer gleich sein, aber der zweite Teil kann eine Variable enthalten. Indem Sie einen Query-Parameter zur URL hinzufügen, können Sie jede Empfängerin und jeden Empfänger dieser Vorlage auf eine andere Seite leiten.

Genehmigungsprozess für Vorlagen

Der Genehmigungsprozess kann bis zu 48 Stunden dauern. Dies liegt daran, dass einige Vorlagen mithilfe von KI automatisch genehmigt werden, während andere manuell geprüft werden.

WhatsApp verwendet mehrere Kriterien, um eine Vorlage zu genehmigen oder abzulehnen:

• Für jede Vorlage müssen Sie Beispiele dafür angeben, was in diese Vorlage aufgenommen wird. Wenn Sie angeben, dass in dieser Vorlage ein Bild enthalten sein wird, müssen Sie ein Demobild bereitstellen. Dasselbe Prinzip gilt für alle anderen Variablen, die Sie haben, ganz gleich, ob es sich um Text handelt oder um etwas wie die Variable in der URL.
• Der Vorlagenname ist ebenfalls wichtig, damit WhatsApp verstehen kann, worum es in Ihrer Vorlage geht.
• Content spielt die wichtigste Rolle im Entscheidungsprozess. Wenn eine Vorlage abgelehnt wurde, lesen Sie den folgenden Abschnitt, um zu erfahren, wie Sie das Problem beheben können.

Gründe, warum Vorlagen abgelehnt werden können

Nachfolgend sind einige der häufigsten Gründe aufgeführt, warum eine Vorlage während des Genehmigungsprozesses abgelehnt werden kann: 

• Falsche Kategorie ausgewählt
  Dies ist der häufigste Grund, warum Vorlagen abgelehnt werden. Ihre Vorlagen müssen in eine von zwei Kategorien fallen: Utility oder Marketing (Authentifizierung lassen wir vorerst außen vor).
  
  In diesen Fällen erstellen Sie in der Regel eine Vorlage in der Kategorie Utility, nur damit sie abgelehnt wird. In diesem Fall stuft WhatsApp Ihre Vorlage als Marketing-bezogen ein. Das wirkt sich auf Ihre Betriebskosten aus, da Marketing-Vorlagen teurer sind als Utility-Vorlagen.

• Falsches Format
  Es gibt einige Details, die von WhatsApp geregelt werden. Zum Beispiel dürfen Ihre Vorlagen nicht mit einer Variablen enden (sie können aber mit einer Variablen und einem Punkt enden). Ein weiterer Punkt ist, dass Sie keine aufeinanderfolgenden Variablen verwenden können, zum Beispiel: "Hallo {{1}}{{2}}."
  
  Wenn Ihre Vorlage zu allgemein ist, wird sie wahrscheinlich abgelehnt, da WhatsApp nicht erkennen kann, wie sie verwendet wird. Dies sind Vorlagen wie „Hello {{1}}.“ In diesem Fall müssen Sie nur ein paar weitere Details hinzufügen, damit WhatsApp versteht, wofür die Vorlage vorgesehen ist.

• Verdächtige Inhalte
  Es gibt einige Details, die von WhatsApp geregelt werden. Beispielsweise dürfen Ihre Vorlagen nicht mit einer Variablen enden (sie können jedoch mit einer Variablen und einem Punkt enden). Ein weiterer Punkt ist, dass Sie keine aufeinanderfolgenden Variablen verwenden können, zum Beispiel: "Hallo {{1}}{{2}}." 

Wenn Ihre Vorlage zu allgemein ist, wird sie wahrscheinlich abgelehnt, weil WhatsApp nicht feststellen kann, wie sie verwendet wird. Dies sind Vorlagen wie "Hallo {{1}}." In diesem Fall müssen Sie nur ein paar zusätzliche Details hinzufügen, damit WhatsApp versteht, wofür die Vorlage gedacht ist.

• Produkte, die gegen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen verstoßen
  Bestimmte Arten von Unternehmen werden von WhatsApp strenger reguliert. Zum Beispiel politische oder behördliche Themen oder sogar Medikamente. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von WhatsApp führen Produktkategorien auf, die in Inhalten verboten sind. 
  
  Wenn Ihr Unternehmen dort aufgeführt ist, können Sie WhatsApp nicht für Transaktionen mit diesen Produkten verwenden. Apotheken sind hier ein Beispiel. Der Verkauf jeglicher Drogen verstößt gegen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Wenn Sie Marketing-Vorlagen verwenden, um diese Produkte zu bewerben, werden diese daher wahrscheinlich abgelehnt. Sie können jedoch weiterhin dasselbe WhatsApp-Konto für Support, Sendungsverfolgung, Kundenservice und mehr verwenden.

Tipps zum Verwalten von Vorlagen

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen bei der Genehmigung von Vorlagen helfen:

• Halten Sie Vorlagen allgemein und verwenden Sie Variablen, um ihnen Kontext und Personalisierung zu geben
  Das folgende Beispiel für eine Rechnungsvorlage ist zum Beispiel nicht wiederverwendbar, da sie sich auf etwas sehr Spezifisches bezieht:
  
  Hallo {{1}}, ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich die Rechnung für Mai (Nummer 12345) fertig habe!
  
  Stattdessen empfehlen wir, den Monat und die Rechnungsnummer in Variablen zu verwandeln, sodass Sie die Vorlage für mehr als eine Rechnungsnachricht wiederverwenden können:
  
  Hallo {{1}}, ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich die Rechnung für {{2}} (Nummer {{3}}) fertig habe!
   

• Bennen Sie jede Vorlage eindeutig 
  Der Vorlagenname ist eine der Variablen, die Meta verwendet, um zu entscheiden, ob eine Vorlage genehmigt oder abgelehnt wird. Es hilft Ihnen außerdem, sich daran zu erinnern, wofür die Vorlage gedacht ist, wenn Sie sie in Ihrem Konto ansehen, und es hilft Ihnen, doppelte Namen zu vermeiden.  
  
  Als Best Practice empfehlen wir, am Anfang des Vorlagennamens bestimmte Gruppierungen hinzuzufügen, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Zum Beispiel könnten Sie sie nach Sprache oder Region aufteilen, in der die Vorlage verwendet wird. Damit könnte ein aussagekräftiger Vorlagenname etwa so aussehen: "is_support_reply_after_end"
   

Iterieren Sie Ihre Vorlagen 
Es gibt zwei Hauptgründe, warum wir diesen Ansatz empfehlen: Genehmigungsraten und Konversionsraten. 

Schauen wir uns zunächst die Genehmigung an. Obwohl WhatsApp seinen Genehmigungs- oder Ablehnungsprozess nicht öffentlich macht, wird Ihre Vorlage möglicherweise nicht gleich beim ersten Mal (in der gewünschten Kategorie) genehmigt. Hier können Sie den Inhalt Ihrer Vorlage relativ einfach an Ihr Ziel anpassen, die Genehmigungsquote zu erhöhen. Wenn eine Vorlage zum Beispiel eine Aktion, einen Rabatt, einen Code oder ein ähnliches Angebot erwähnt, wird WhatsApp sie wahrscheinlich als marketing einstufen, auch wenn das Ziel transaktional ist.

Das zweite Ziel, durch Iteration die Konversion zu erhöhen, folgt denselben grundlegenden Konzepten. Hier empfehlen wir Ihnen zwei Dinge, um Ihre Konversionsrate zu erhöhen: Überlegen Sie, welchen Wert Sie Ihrem Interessenten bieten, und beurteilen Sie, wie relevant dieser Wert ist (Sie können in Ihren Vorlagen UTMs verwenden, um dies nachzuverfolgen).

Mit Relevanz meinen wir Kaufmuster. Wenn Sie zum Beispiel ein Unternehmen haben, das in erster Linie Produkte für Frauen verkauft, aber auch männliche Käufer feststellt, können Sie vor dem Valentinstag, dem Muttertag und Weihnachten Kampagnen durchführen und den Inhalt dieser Vorlagen darauf ausrichten, wie gut sich das Produkt als Geschenk eignet. Wenn sich Ihre Kampagne an Frauen richtet, wird sie in diesem hypothetischen Fall mit größerer Wahrscheinlichkeit bei ihnen Anklang finden. Daher lohnt es sich, die Vorteile Ihres Produkts in der Anwendung hervorzuheben.