Wie man Conversations-E-Mail einrichtet

Gespräche sind auf allen Planebenen verfügbar und können als Add-on zu Ihrem Konto erworben werden.

Wenn Sie eine Testversion starten oder Plätze für Conversations kaufen, wird der E-Mail-Kanal standardmäßig aktiviert. Dies macht es einfach, das Gespräch mit einem Besucher fortzusetzen, der einen Chat und eine E-Mail-Adresse angibt, aber nicht mehr online ist. Darüber hinaus können Sie eine benutzerdefinierte Weiterleitungs-E-Mail-Adresse erstellen und eingehende E-Mails von Ihrem persönlichen Posteingang an den einheitlichen Posteingang von Conversations weiterleiten.

Zur Kenntnis nehmen

  • Nur der Administrator des primären Kontos kann den E-Mail-Kanal "Conversations" konfigurieren und eine Weiterleitungs-E-Mail-Adresse festlegen.
  • Um einem Besucher eine E-Mail aus dem Posteingang von Conversations zu senden, muss er seine E-Mail-Adresse an Sie übermitteln.
  • E-Mails, die aus dem Posteingang Conversations gesendet werden, sind nur transaktional. Sie sollten nicht dazu verwendet werden, Marketingkommunikation an Kontakte zu senden.
  • Jeder, der als Agent Zugang zu Gesprächen hat, kann E-Mails einsehen und beantworten.

Zugang Konversations-E-Mail

Der E-Mail-Kanal Conversations kann auf der Seite Conversations Settings (Gesprächseinstellungen) angepasst werden.

  1. Klicken Sie im linken Menü auf “Einstellungen”.
  2. Klicken Sie auf die Option “Conversations” im linken Menü.
  3. Klicken Sie auf das “Kanäle” tab.

Die Konversationskanalseite wird sowohl Chat- als auch E-Mail-Kanäle laden und anzeigen. Zur Erinnerung: Conversations Email ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie eine Testversion starten oder Plätze kaufen. Um den E-Mail-Kanal jederzeit abzuschalten, setzen Sie das “Enable Email” schalten Sie auf off um.

Wenn Sie die E-Mail-Option für Gespräche anpassen, sehen Sie auf der rechten Seite des Bildschirms eine Vorschau, wie die E-Mail aussehen wird.

Erstellen einer Standard-Betreffzeile

Für jede E-Mail, die Sie aus dem einheitlichen Posteingang von Conversations senden, können Sie eine Standardbetreffzeile verwenden. Sie können zum Beispiel “Follow-up aus unserem Gespräch” oder “Bezüglich unseres Chats” als Ihre Standard-Betreffzeile verwenden. Das Erstellen einer Standardbetreffzeile erleichtert das schnelle Versenden von E-Mail-Antworten an Ihre Kontakte. Beachten Sie, dass Sie die Betreffzeile jederzeit bearbeiten können, wenn Sie später eine E-Mail senden.

Um eine Standard-Betreffzeile zu erstellen, geben Sie die Betreffzeile in das dafür vorgesehene Feld ein. Beachten Sie, dass Sie auch einen Zeitstempel des Gesprächsbeginns einfügen können. Wenn Sie den Zeitstempel entfernen möchten, klicken Sie auf das Symbol “X.” Um den Zeitstempel erneut hinzuzufügen, klicken Sie auf “Add message timestamp” option unterhalb des Betreffzeilenfeldes.

Einen Von-Namen festlegen

A “From Name” ist der Name, der in der “From” Zeile Ihrer E-Mail-Korrespondenz erscheinen wird. Wenn ein Kontakt Ihre E-Mail erhält, wird er sehen, dass die E-Mail von Ihnen stammt. 

Um das “From Name,” anzupassen, geben Sie es in das dafür vorgesehene Feld ein. 

Sie können diese Option auch so anpassen, dass der Name eines Agenten dynamisch angezeigt wird. Klicken Sie dazu auf das Feld “Add Agent Name” option unterhalb des Feldes From Name. Wenn eine E-Mail aus Ihrem Posteingang Conversations gesendet wird, wird der Tag “Agent_Name” durch den vollständigen Namen der Person ersetzt, die die E-Mail sendet.

Erstellen einer E-Mail-Weiterleitungsadresse für eingehende E-Mails

Mit Conversations können Sie eine einzige E-Mail-Adresse erstellen, die eingehende E-Mails in Ihren Conversations-Posteingang leitet. Beachten Sie, dass nach der Konfiguration dieser E-Mail-Adresse die benutzerdefinierte Weiterleitungs-E-Mail-Adresse nicht mehr geändert werden kann.  

Zum Beispiel können Sie:

  • Leiten Sie E-Mails von Ihren anderen E-Mail-Anbietern an den einheitlichen Posteingang von Conversations weiter.
    Sobald die Nachricht an den einheitlichen Posteingang weitergeleitet wurde, können Sie sie anzeigen und beantworten. Darüber hinaus wird die E-Mail-Korrespondenz auf der Profilseite von contact’s unter “Conversations.&rdquo erscheinen; Wenn eine E-Mail-Nachricht von einer unbekannten Person an Ihren einheitlichen Posteingang weitergeleitet wird, wird für diese Person ein neuer Kontaktprofildatensatz erstellt und die E-Mail-Konversation aufgezeichnet. Beachten Sie, dass E-Mail-Konversationen nicht im Stream Letzte Aktivität auf den Kontaktprofilseiten angezeigt werden.
  • Lassen Sie Antworten auf Kampagnen und Automatisierungs-E-Mails an Ihre Conversations Unified Inbox weiterleiten.
    Sobald Sie’Ihre E-Mail-Weiterleitungsadresse konfiguriert haben, können Sie diese E-Mail-Adresse kopieren und in das Feld “Reply-To” für Ihre Kampagnen und Automatisierungs-E-Mails einfügen. Beachten Sie, dass Sie’sicherstellen müssen, dass die Antwortverfolgung aktiviert ist, damit die Antworten an Ihren einheitlichen Posteingang weitergeleitet werden können.

    Sehen Sie, wie Sie Antwortverfolgung für Kampagnen und Antwortverfolgung für Automatisierungs-E-Mails aktivieren. 
  • Lassen Sie ActiveCampaign-Formularübermittlungen direkt an Ihre Conversations Unified Inbox senden.
    Sie können ActiveCampaign-Formulare verwenden, um Ihre Listen zu erweitern und Leads zu sammeln. Sie können unsere Formulare auch verwenden, um ein Ticketing-System zu erstellen, mit dem Ihre Kunden Fragen, Feedback oder einfach nur Hilfe einreichen können. Mit der Automatisierung können Sie diese Formular-Einsendungen direkt an Ihre Unified Inbox senden lassen und eine neue Konversation wird gestartet. So können Sie mit Ihren Kunden kommunizieren und Ihre gesamte Korrespondenz an einem Ort aufbewahren.

    Erfahren Sie, wie Sie Conversations als Ticketing-Supportsystem nutzen können.

So erstellen Sie eine E-Mail-Weiterleitungsadresse

Um eine Weiterleitungs-E-Mail-Adresse zu erstellen, müssen Sie’den Benutzernamen und die Subdomain der E-Mail-Adresse festlegen. Um dies zu tun:

1. Geben Sie den Benutzernamen in das vorgesehene Feld ein. Dieses Feld erscheint vor dem @-Symbol. 

2. Geben Sie dann die Unterdomäne Ihrer E-Mail-Adresse in das Feld nach dem @-Symbol ein. Die Subdomäne Ihrer E-Mail-Adresse ist in der Regel der Name Ihres Unternehmens, oder was auch immer dem @-Symbol in Ihrer E-Mail-Adresse folgt. Am Ende Ihrer Weiterleitungs-E-Mail-Adresse steht “ac-inbox.com.” Dies kann nicht entfernt werden.

Ihre Weiterleitungs-E-Mail wird etwa so aussehen: support@mydomain.ac-inbox.com

Sobald Sie’Ihren Benutzernamen und Ihre Subdomain zu den entsprechenden Feldern hinzugefügt haben, klicken Sie “Save.”

E-Mail-Weiterleitung einstellen, sobald die Konversationsweiterleitungs-E-Mail-Adresse konfiguriert ist

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie die E-Mail-Weiterleitung mit Ihrem E-Mail-Client einrichten können, konsultieren Sie am besten die Hilfedokumentation. Hier finden Sie Anweisungen für die beiden gebräuchlichsten E-Mail-Clients:

Google Mail

Outlook-Webanwendung

Ausblick im Web

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