Usar la integración de Hojas de cálculo de Google de ActiveCampaign

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Aprende a utilizar la integración con Google Sheets para importar datos a ActiveCampaign o enviar contactos a Google Sheet.   

Toma nota

  • Asegúrate de que la hoja de Google que estás conectando tiene los permisos adecuados para editar la hoja como propia o compartida directamente con un grupo
  • No incluyas un signo de interrogación (?) en el nombre de la Hoja de cálculo de Google.

Acerca de la integración de Hojas de cálculo de Google

Esta integración ofrece dos opciones de sincronización separadas. Una opción importa los datos a tu cuenta de ActiveCampaign (sincronización entrante) y la otra envía los contactos a una hoja de Google mediante una acción de automatización (sincronización saliente).

Con esta integración, puede optar por utilizar una o ambas opciones. Sin embargo, funcionan por separado.

Sincronización de entrada - Sincronizar datos de una hoja de Google con ActiveCampaign

Esta opción importa datos a su cuenta de ActiveCampaign. Puedes asignar las columnas de tu Google Sheet a Contactos, Tratos, Cuentas y Objetos personalizados privados en ActiveCampaign. Si eliges asignar contactos, recibirán etiquetas específicas de la integración que aparecerán en sus registros.

Cómo funciona la sincronización

La sincronización se ejecuta cada 1 hora. Al configurar la integración, elija una de las siguientes opciones:

  • Importar datos y autoimportar nuevos datos en el futuro
  • Importar datos y no autoimportar datos nuevos

La sincronización no transfiere automáticamente las actualizaciones realizadas en los datos de tu hoja si ya se han sincronizado.

Para sincronizar las actualizaciones realizadas en los contactos de tu hoja, usa el botón "Reiniciar". Este botón está disponible en la página de la app Hojas de cálculo de Google cuando se conecta la integración.

Una vez pulsado, la integración escaneará su hoja en busca de actualizaciones, empezando por la primera fila y cada 1 hora.

Acerca de la asignación de campos

Esta integración no importa nuevos campos personalizados. Antes de iniciarlo, asegúrate de que todos los campos personalizados están creados en ActiveCampaign para poder asignarlos a columnas de Google Sheet.

Etiquetas de contacto

La sincronización de entrada añadirá las siguientes etiquetas a los contactos:

  • google-sheets-integration
  • google-sheets-integration-document_name-sheet_name
    • Esta etiqueta secundaria proporciona el nombre del documento y el nombre de la hoja desde la que se importó el contacto

Prepara tu Google Sheet para una sincronización de entrada

  • Elimina cualquier signo de puntuación del nombre de la hoja de Google y del nombre de la hoja de cálculo. De lo contrario, los datos no se importarán a ActiveCampaign
  • Asegúrese de que su hoja de cálculo tiene los permisos adecuados para editar la hoja, ya sea como propiedad o compartida directamente con un grupo, no como un enlace a la propia hoja
  • La primera fila de la hoja debe ser una fila de encabezado. Leemos esa fila durante el paso de asignación para mostrarle los nombres de columna de su hoja. No leemos esa fila durante el procesamiento
  • Se importarán todas las columnas que tengan datos. Asegúrese de que sus columnas estén llenas correctamente
    • Ejemplo de configuración incorrecta:
      Incorrect_setup_example.png
    • Ejemplo de configuración correcta:
      Correct_setup_example.png
  • Campos de fecha
    • Contacto, cuenta o trato - los formatos de fecha permitidos son: AAAA-MM-DD, AAAA/MM/DD o MM/DD/AAAA
    • Objetos personalizados - único formato permitido: AAAA-MM-DD
  • Campos de fecha y hora
  • Campos de selección múltiple
    • Rodee los valores de selección con una doble línea como delimitador "||". 
      • Ej. ||Opción 1 Opción 2
    • Para un único valor de selección, rodear con tubos dobles o sin tubos.
      • Ej. ||Opción 1|| u Opción 1
  • Campos de moneda
    • Utiliza texto, número, automático en la Hoja de Google. No se admiten divisas ni redondeos
  • Cómo utilizar los campos Cuenta de reparto e ID de contacto
    • Utilice el ID de cuenta/contacto de la operación para asignar una operación a una cuenta/contacto existente
    • Si en la asignación se especifican tanto la asignación del objeto cuenta/contacto como el campo ID de cuenta/contacto de la operación, la operación se asociará a la asignación del objeto cuenta/contacto en lugar de al campo ID de cuenta/contacto de la operación

Sincronizar datos de una hoja de Google con ActiveCampaign

  1. En su cuenta de ActiveCampaign, haga clic en "Apps".
  2. Busca "Hojas de cálculo de Google".
  3. Haga clic en la opción "Hojas de cálculo de Google" para abrirlo.
  4. Se cargará la página de la app Hojas de cálculo de Google. Haz clic en el botón "Import" (Importar).
  5. Aparecerá una ventana modal. Haz clic en el botón "Conectar".
  6. Se te dirigirá a una página en la que debes iniciar sesión en tu cuenta de Google.
  7. En la página siguiente, haga clic en "Permitir" para dar permiso a ActiveCampaign para acceder a su cuenta de Google.
  8. Se te redirigirá a la página de configuración de Hojas de cálculo de Google en ActiveCampaign. Haga clic en el botón "Continuar". 
  9. En la pantalla Seleccionar hoja, use los menús desplegables para seleccionar la hoja de cálculo y la hoja que desea sincronizar con ActiveCampaign.
  10. Haga clic en el botón "Continuar".  
  11. En la pantalla de asignación, asigne cada campo que desee sincronizar
    • Para los objetos estándar - Contactos, Operaciones y Cuentas - presentaremos los campos obligatorios necesarios para completar la asignación.
    • Si va a asignar cualquiera de los siguientes campos a una operación - Divisa, propietario de oportunidad de venta, Embudo o Etapa - puede asignar valores en ActiveCampaign o utilizar la opción "Asignar desde el origen". La opción "Mapear desde la fuente" le permite anular una selección de la lista de valores proporcionada y volver a mapear los datos de su fuente externa
    • Para asignar campos adicionales, haga clic en "Agregar asignación de campos"
    • Para eliminar un campo, haz clic en el icono de la papelera
  12. En la pantalla Programar sincronización, haga clic en la opción de importación que desee utilizar y, a continuación, escriba el nombre de la sincronización en el campo correspondiente.
  13. Haga clic en el botón "Finalizar".

La hoja conectada se añadirá a la sección "Importaciones" de la página de la app Hojas de cálculo de Google. Desde esta página, puede ver el estado de la importación y la última fecha de recepción, reiniciar la importación, editarla o eliminarla.

Sincronización saliente - Sincroniza contactos de ActiveCampaign con una hoja de Google

Con esta opción, necesitas una automatización activa que utilice la acción "Añadir una fila en Hojas de cálculo de Google".

A medida que los contactos pasan por esta acción, sus datos asignados se sincronizarán en tiempo real con la siguiente fila disponible en la hoja de cálculo conectada.

Esta integración no está pensada para la exportación masiva de contactos. Obtén información sobre cómo exportar contactos de forma masiva.

Acerca de la acción de automatización "Añadir una fila en Hojas de cálculo de Google"

Solo puedes usar una hoja de cálculo de Google por cada acción de automatización "Agregar una fila en Hojas de cálculo de Google".

Además, solo los campos de contacto se pueden sincronizar con la hoja de cálculo. Esto incluye campos de contacto estándar y campos de contacto personalizados.

Una vez que agregue la acción a la automatización, un mensaje le guiará a través de los siguientes pasos de conexión y configuración:

  • Conectarse a una cuenta de Google
  • Selecciona una hoja de cálculo. Tenga en cuenta que puede ser una hoja de cálculo de su propiedad, que está en una unidad compartida a la que puede acceder o que se ha compartido con usted.
  • Asignar campos de contacto con columnas en la hoja de cálculo

Cómo se sincronizan los campos de fecha personalizados con Hojas de cálculo de Google

Los campos de fecha personalizada que se sincronizan con tu hoja de cálculo de Google tendrán el siguiente formato: Año-Mes-Día, como "2023-03-09".

Además, todos los campos personalizados de DateTime que se sincronicen con tu hoja de cálculo de Google tendrán el siguiente formato: desplazamiento de zona horaria año-mes-díaThour:minuto:segundo:milisegundo", como "2023-03-21T22:15:00-07: 00"

Etiquetas de contacto

La sincronización saliente no agrega etiquetas a los contactos. Si desea agregar una etiqueta al contacto, puede hacerlo con la acción de automatización "Agregar etiqueta".

Añadir contactos a una hoja de cálculo de Google con la acción de automatización "Añadir una fila en Hojas de cálculo de Google"

  1. Desde su automatización, haga clic en "App de CX" en el menú de la derecha.
  2. Arrastra la acción "Añadir una fila en Hojas de cálculo de Google" a la automatización.
  3. Se abrirá un modal. Haz clic en el botón "Conectar".
  4. Aparecerá una lista de las cuentas de Google a las que tienes acceso. Haga clic en la cuenta de Google que desea conectar.
  5. En la siguiente pantalla, concede permiso para que ActiveCampaign acceda a tu cuenta de Google. Para hacerlo, haga clic en el botón "Permitir".
  6. Se le dirigirá de nuevo a su cuenta de ActiveCampaign. Haga clic en el botón "Continuar".
  7. A continuación, seleccione la hoja de cálculo y el nombre de la hoja que desea conectar. Luego haga clic en el botón "Continuar".
    • Tenga en cuenta que si no ve la hoja de cálculo que desea actualizar en el desplegable, puede escribirla en el campo y luego hacer clic en ella para seleccionarla.
  8. En la pantalla Mapeo, asigne cada campo que desee sincronizar.
    • Para asignar campos adicionales, haga clic en "Agregar asignación de campos"
    • Para eliminar un campo, haz clic en el iconode la papelera
      El menú desplegable Hojas de cálculo de Google tiene campos llamados Columna A, Columna B, etc. No reconoce los nombres de encabezado de columna. Te recomendamos que se abra una ventana o pestaña independiente con la Hoja de cálculo de Google mostrada mientras asignas campos. Esto hará que sea más fácil saber qué datos están en qué columna.
  9. Haga clic en el botón "Finalizar" cuando haya terminado.

La acción se agregará a su automatización.

Hojas de cálculo de Google también aparecerá en "Aplicaciones conectadas" en tu cuenta de ActiveCampaign.

Cómo desconectar las sincronizaciones de entrada y salida

Hay algunas opciones diferentes que puede utilizar para desconectar la integración. Una vez desconectado, la información ya no se sincronizará. Los datos sincronizados anteriormente permanecerán en tu cuenta de ActiveCampaign o en la Hoja de cálculo de Google.

Dejar de importar contactos desde Hojas de cálculo de Google

Cuando desconectes la hoja de cálculo de Google, tu cuenta de Google seguirá conectada a ActiveCampaign. Una vez desconectada la hoja, todas las sincronizaciones de importación se detendrán.

  1. Haga clic en "Aplicaciones" en el menú de la izquierda.
  2. Haga clic en "Aplicaciones conectadas".
  3. Haga clic en la opción Hojas de cálculo de Google para abrirlo.
  4. Haga clic en la pestaña "Importaciones".
  5. Haga clic en el símbolo de intercalación hacia abajo para la importación que desea desconectar.
  6. Haga clic en la opción "Eliminar importación".

Dejar de añadir contactos a Hojas de cálculo de Google

Puedes evitar que los contactos se sincronicen con tu hoja de Google en eliminando la acción "Añadir a una hoja de Google" de tu automatización.  

Ten en cuenta que tu cuenta de Google seguirá conectada a ActiveCampaign.

Desconectar tu cuenta de Google de ActiveCampaign

Puedes desconectar tu cuenta de Google de ActiveCampaign. Cuando tu cuenta de Google se desconecte, las sincronizaciones dejarán de tener lugar.

  1. Haga clic en "Aplicaciones" en el menú de la izquierda.
  2. Haga clic en "Aplicaciones conectadas".
  3. Haz clic en la app "Hojas de cálculo de Google".
  4. Haga clic en el botón "Desconectar" en la ventana modal.

Tu cuenta de Google se desconectará de ActiveCampaign. Aparecerá un mensaje de confirmación en la parte superior de la página de la app Hojas de cálculo de Google.

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