Conecta Acuity Scheduling para sincronizar contactos y detalles de citas con tu cuenta de ActiveCampaign. Con esta integración nunca vas a perder la oportunidad de hacer marketing o comunicarte de forma personal con alguien que haya reservado una reunión contigo.
Las funciones clave incluyen añadir contactos a ActiveCampaign, sincronizar detalles de citas, desencadenar automatizaciones y mapear formularios de admisión de Acuity personalizados. Tus datos estarán disponibles en un registro de objeto personalizado de Acuity Scheduling dentro del registro de contacto.
Toma nota
- Esta es una sincronización en un solo sentido desde Acuity Scheduling hacia ActiveCampaign.
- Requisitos:
- Vas a necesitar una cuenta de Acuity y una cuenta de ActiveCampaign en Plus o superior para completar esta configuración.
- Vas a necesitar configurar al menos un tipo de cita en Acuity para sincronizar los datos de reservas.
- Configurar tu cuenta de ActiveCampaign para el mapeo de campos:
- Se requiere una dirección de correo electrónico.
- Te recomendamos crear un grupo de campos personalizados de Acuity Scheduling con campos personalizados para cada uno de tus formularios de admisión de Acuity.
- Esta integración no admite lo siguiente:
- Añadir un contacto a una lista. Puedes usar nuestro bloque de acción "Suscribirse a la lista" en una automatización para hacer esto.
- El envío de datos de certificados de regalo, paquetes y suscripciones.
Conectar Acuity con ActiveCampaign
- Desde tu cuenta de ActiveCampaign, haz clic en tu perfil > Apps.
- Buscar "Acuity."
- Haz clic en el botón “Añadir una cuenta”.
- Aparecerá una ventana modal.
- Haz clic en "Connect"
- Sigue las instrucciones de autorización, luego haz clic en "Continue"
- En la siguiente pantalla, selecciona la cita de Acuity desde la que quieres sincronizar contactos.
- Haz clic en "Continue"
- En la siguiente pantalla vamos a mostrar todos los objetos y campos asociados que se van a sincronizar con tu cuenta de ActiveCampaign. Haz clic en "Continue"
- En la siguiente pantalla, mapea la lista de campos de Acuity con los campos de ActiveCampaign. El campo "Dirección de correo electrónico" es obligatorio.
- Para mapear campos adicionales, haz clic en "Add field mapping"
- Haz clic en el botón "Finish"
Recomendaciones para la asignación de campos:
- Te recomendamos asignar la dirección de correo electrónico, el nombre, el apellido, el teléfono, la dirección y la pregunta desde tu formulario de admisión de Acuity. Los demás campos de Acuity se registran de forma automática en el registro del objeto personalizado Cita de Acuity.
- Te recomendamos asignar todos los eventos de cita para asegurarte de recibir actualizaciones de todos los cambios en las citas (reprogramadas, modificadas o canceladas).
La configuración de la integración está lista y mostraremos el recurso conectado en la página de apps de Acuity. A medida que tus clientes reserven citas contigo, se sincronizarán con tu cuenta de ActiveCampaign.
Cómo funciona la integración de Acuity Scheduling
Debes configurar la integración desde tu cuenta de ActiveCampaign. Después de configurar la integración, los datos de reuniones y contactos se sincronizan con ActiveCampaign cuando ocurre uno de los siguientes eventos:
- Cita programada
- Cita reprogramada
- Cita cancelada
- Cita modificada
Qué puedes esperar de la sincronización
Cuando sincronizamos datos desde Acuity, se crea o se actualiza un registro de contacto en ActiveCampaign. Este registro incluye el nombre del contacto, la dirección de correo electrónico y otros campos de cita en Acuity.
Los registros de contactos alojan un registro de objeto personalizado Cita de Acuity. Este objeto personalizado muestra los datos de citas del contacto sincronizado a partir de ese momento. Estos datos incluyen:
- Tipo de cita
- Fecha y hora de la cita
- Fecha y hora de creación de la cita
- Precio de la cita
- Precio de la cita vendida
Si haces clic en el botón "Details", se abrirá una ventana y mostrará información adicional:
- Cita pagada
- Importe pagado de la cita
- Categoría de la cita
- Duración de la cita
- Calendario de la cita
- Página de confirmación
- Enlace de pago
- Ubicación
- Notas
- Cancelado
- Texto del formulario
- Verificada
- Programador
- ID de la cita
- Tus preguntas del formulario de admisión personalizado
Si activas los complementos o los cupones en Acuity, el campo "Precio de la cita vendida" reflejará el precio total con los complementos antes de cualquier descuento. El campo "Precio de la cita" reflejará el precio total con los complementos y después de los descuentos. El código de cupón se registra en el campo Texto del formulario.
Crear campos para la asignación de campos personalizados
Si usas formularios de admisión de Acuity con tu programador, te recomendamos crear un grupo de campos personalizados de Acuity Scheduling para cada formulario de admisión. Esto te permite segmentar respuestas específicas de tus reservas. Obtén información sobre cómo crear campos personalizados aquí.
El tipo de campo personalizado debe ser un campo de "Text Input". Otros tipos de datos no registran las respuestas de un formulario de admisión de Acuity.
Cómo se registran los cambios en las citas
Si cambia el estado de una cita, por ejemplo, de "Scheduled" a "Rescheduled", el estado de la persona asistente en ActiveCampaign reflejará el nuevo estado en los siguientes campos:
- Fecha y hora de la cita: Se actualiza para indicar cuándo se reprograma la cita
- Cancelada: Se actualiza de "false" a "true"
Editar registros manualmente
No recomendamos editar registros manualmente porque el cambio no se reflejará en la plataforma de Acuity Scheduling. Sin embargo, en algunos casos (como aceptar un pago en efectivo) cuando una persona reserva una cita contigo sin usar el sistema en línea, puedes agregar manualmente un registro de cita de Acuity haciendo clic en el enlace "Acuity Appointment - Add a Record" que se encuentra en el widget de objeto-personalizado en el registro de contacto.
Etiquetas agregadas a contactos
A medida que se sincronizan los contactos desde la integración de citas de Acuity, las siguientes etiquetas aparecerán en su registro (según el evento).
- Acuity-Scheduling
- Acuity-Scheduling-Cita_Programada
- Acuity-Scheduling-Cita_Reprogramada
- Acuity-Scheduling-Cita_Cancelada
- Acuity-Scheduling-Appointment_Changed
Las etiquetas solo reflejan la primera vez que se programa, se reprograma, se cancela o se cambia cualquier cita. Las etiquetas no son específicas de ninguna cita. Si un contacto programa, cambia, reprograma o cancela varias citas, las etiquetas solo aparecen una vez.
Desencadenadores de automatización de citas de Acuity
Cuando configuras esta integración, tendrás disponibles tres nuevos desencadenadores de automatización para usar.
- Se agrega la etiqueta de Acuity
Este desencadenador incorpora contactos a tu automatización cuando se agrega una etiqueta de Acuity a su registro. Este desencadenador se encuentra en "Apps" en la ventana modal de desencadenador. - Se crea la cita de Acuity
Este desencadenador incorpora contactos a tu automatización cuando programan una cita de Acuity. Este desencadenador se encuentra en "Objects" en la ventana modal de desencadenador. - Se actualiza la cita de Acuity
Este desencadenador incorpora contactos a tu automatización cuando actualizan su cita de Acuity. Este desencadenador se encuentra en "Objects" en la ventana modal de desencadenador.
Solo puedes usar un desencadenador a la vez por flujo de trabajo de automatización. Para usar más de un desencadenador, debes crear un nuevo flujo de trabajo de automatización para cada desencadenador.
Al configurar cualquiera de estos desencadenadores, puedes usar la opción "Segmenting" en "Avanzado" para limitar aún más los contactos que pueden entrar en tu automatización.
- Para el desencadenador "Tag is added", puedes segmentar más a los contactos que entran en tu automatización con el campo de contacto.
- Para los desencadenadores "Appointment is created" y "Appointment is updated", puedes segmentar más a los contactos con campos de objeto-personalizado de Acuity
Personalizar correos electrónicos
Puedes usar los datos recopilados en tu objeto personalizado de Acuity Scheduling y en los campos de contacto personalizados para personalizar campañas de correo electrónico enviadas desde una automatización. Los campos de objeto personalizado de Acuity Scheduling están en la sección "Custom Objects" en la ventana modal "Add a Personalization". Los campos de contacto personalizados están en Contactos.
- Para acceder a las etiquetas de personalización necesitas iniciar tu automatización con un desencadenar de Acuity.
- Debes crear los correos electrónicos desde el Diagrama de automatización.
- Estos campos no están disponibles en emails personalizados ni en campañas enviadas desde la pestaña Emails en tu cuenta de ActiveCampaign
Segmentación
Después de configurar la integración, la información de citas de Acuity estará disponible para que la uses en el Generador de segmentos. Puedes encontrar una lista de campos de citas de Acuity y su significado en cualquier registro de contacto que se agregue a tu cuenta a través de esta integración.
Ver registros de envíos de citas
Los registros de envío de citas muestran los envíos correctos y fallidos de tus eventos conectados de Acuity Scheduling. Para ver y filtrar el registro de envíos.
- Haz clic en Profile > Apps > Connected Apps > Acuity Scheduling.
- Haz clic en el botón "View logs" en la esquina superior derecha.
- Se abrirá una ventana modal y verás los envíos de formularios. La información en el registro incluye.
- Fecha y hora en que se envió la cita
- Nombre de la app
- Cuenta (dirección de correo electrónico asociada con la cuenta conectada de Acuity Scheduling)
- Recurso
- Estado (correcto o con error)
- Tipo (Todas o Nuevas solicitudes)
- Evento
- Al hacer clic en el botón "View" se mostrarán los detalles de la solicitud. Puedes usar esta información para solucionar errores de solicitud.