Usar campos obligatorios en ActiveCampaign

La función Campos obligatorios llegará pronto. 

Si eres administrador de una cuenta, puedes hacer que ciertos campos sean obligatorios al crear registros de contacto, oportunidad de venta o cuenta. Hacerlo le permite recopilar información que es esencial para su negocio. 

¿Qué es un campo obligatorio?

Un campo obligatorio es un campo de su cuenta que debe contener un valor para crear o actualizar un registro. Se determinan a nivel de objeto. Los objetos de ActiveCampaign incluyen contactos, ofertas y cuentas. 

Esto significa que cualquier contacto, oportunidad de venta o cuenta no se puede crear o actualizar a menos que haya un valor para un campo obligatorio. 

Contactos (disponible en todos los planes)

Uno de los siguientes campos debe ser obligatorio en su cuenta:

  • Nombre
  • Teléfono
  • Dirección de correo electrónico

También puede hacer que se requieran otros campos de contacto estándar o personalizados. Tenga en cuenta que el campo Título del trabajo no se puede marcar como un campo obligatorio. 

Oportunidades de venta (disponibles para planes Plus, Professional y Enterprise):

Los siguientes campos son obligatorios en su cuenta al crear una nueva oferta:

  • Tubería
  • Etapa
  • Dueño
  • Título de la oportunidad de venta
  • Valor de la oportunidad de venta

También puedes hacer que se requieran otros campos de oportunidad de venta estándar y personalizados.

Cuentas (disponible en los planes Plus, Professional y Enterprise): el

campo Nombre de cuenta es obligatorio al crear un registro de cuenta. 

También puede hacer que cualquier campo de cuenta estándar o personalizado sea obligatorio. 

Acerca de los identificadores únicos

Cada objeto de la cuenta tiene campos que se utilizan como identificadores únicos. Los identificadores únicos se utilizan para determinar si un registro es único o igual que otro registro. Si el valor en un campo de identificador único en un registro es el mismo que en otro, fusionaremos los dos registros.

Los identificadores únicos en ActiveCampaign incluyen:

  • Contactos- Dirección de correo electrónico e ID de
    contacto*El campo de dirección de correo electrónico siempre será un identificador único, incluso si no lo convierte en un campo obligatorio en su cuenta.
  • Oportunidad de venta - ID de la oportunidad de venta
  • Cuentas: nombre de cuenta e ID de cuenta

¿Cómo funcionan los campos requeridos?

Al hacer que un campo sea obligatorio, debe proporcionar un valor predeterminado para el campo. Los valores predeterminados se utilizan para crear y actualizar registros en su cuenta que no tienen valores para los campos obligatorios. Por ejemplo:

  • Si se agrega un contacto a la automatización y no tiene un valor para un campo obligatorio, usaremos automáticamente el valor predeterminado para que la automatización pueda actualizar correctamente el registro de contactos. El valor predeterminado para el campo aparecerá en el registro del contacto
  • Si una integración necesita actualizar un registro de contacto, oportunidad de venta o cuenta, y si el registro no tiene un valor para un campo obligatorio, la integración usará el valor predeterminado para sincronizar las actualizaciones de su cuenta correctamente
  • Puede utilizar valores predeterminados para los campos obligatorios al importar contactos, ofertas o cuentas. Esto es especialmente útil si hay registros en el archivo de importación que no tienen valores para los campos obligatorios.

Cambiar el valor predeterminado de un campo obligatorio no cambiará ningún valor existente en los registros. Si un registro tiene un valor existente para un campo obligatorio, no se actualizará con el valor predeterminado.

Una vez que un campo se hace obligatorio, no puede crear ni actualizar un registro a menos que se proporcione un valor para el campo requerido. Los valores de los campos obligatorios aparecerán en los registros de contacto, oportunidad de venta y cuenta. 

No se pueden crear valores predeterminados para ningún campo de identificador único.

Cómo hacer que los campos sean obligatorios

Los campos obligatorios se crean en la página Campos de su cuenta. 

Puede hacer que cualquier campo nuevo que cree sea obligatorio. También puede editar los campos actuales para que sean obligatorios. 

Acceder a la página Campos

  1. Haga clic en "Contactos" en el menú de la izquierda.
  2. Haga clic en la opción "Campos". 

Crear un nuevo campo obligatorio

  1. En la página Campos, haga clic en la pestaña de objeto para la que desea crear un campo obligatorio. Puede elegir Contactos, Ofertas o Cuentas, según el nivel de su plan. 
  2. Haga clic en el botón "Agregar campo".
  3. Aparecerá una ventana modal.
    • Completar la información solicitada en el modal
    • Haga clic en el interruptor "Requerido" para configurarlo en la posición "Activado"
    • Escriba un valor predeterminado para el campo
  4. Haga clic en el botón "Guardar" cuando haya terminado.

El campo se agregará a su cuenta. La columna "Obligatorio" en la página Campos tendrá una marca de verificación para el campo. El campo "Valor predeterminado" mostrará el valor predeterminado que estableció para el campo. 

No podrá crear ni actualizar ningún registro a menos que se proporcione un valor para el campo requerido. 

Hacer que un campo actual sea obligatorio

  1. En la página Campos, localice el campo que desea que sea obligatorio.
  2. Coloca el ratón sobre el campo. Haga clic en el icono de lápiz que aparece en el lado derecho de la pantalla. 
  3. Aparecerá una ventana modal para el campo. 
    • Haga clic en el interruptor "Requerido" para configurarlo en la posición "Activado"
    • Proporcionar un valor predeterminado para el campo
  4. Haga clic en el botón "Guardar" cuando haya terminado. 

La columna "Obligatorio" en la página Campos tendrá una marca de verificación para el campo. El campo "Valor predeterminado" mostrará el valor predeterminado que estableció para el campo.

No podrá crear ni actualizar ningún registro a menos que se proporcione un valor para el campo requerido.

Cómo funcionan los campos requeridos con otras áreas de la plataforma ActiveCampaign

Campos obligatorios y Automatizaciones

Si la automatización se ejecuta para actualizar un campo para un contacto y el contacto no tiene los campos obligatorios rellenados, se utilizará
el valor predeterminado Si la automatización intenta dejar en blanco o anular un campo obligatorio, se producirá un error

Campos obligatorios y la API

  • V1: si se utiliza una actualización parcial, los campos obligatorios se actualizarán automáticamente utilizando los valores predeterminados
  • VV3 - opción para optar por el uso de valores predeterminados. De lo contrario, la solicitud fallará

Campos y formularios obligatorios

Los formularios no necesitan mostrar los campos obligatorios. Usarán el valor predeterminado.

Campos obligatorios e importaciones CSV

Al importar Contactos, Ofertas o Cuentas desde un archivo csv, tendrá la opción de usar el valor predeterminado para todos los campos obligatorios. Si no utiliza valores predeterminados y si un registro no tiene un valor para el campo requerido, el importador omitirá el registro.

Campos obligatorios y la integración de ActiveCampaign Salesforce

Se le pedirá que asigne todos los campos obligatorios al configurar la integración. Los contactos creados en ActiveCampaign antes del 21 de enero de 2020 se actualizarán con el valor predeterminado cada vez que se ejecute la sincronización, a menos que exista un valor para ese campo.

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