Accords d'importation dans ActiveCampaign

Disponible sur les plans Plus, Professional et Enterprise.

Vous pouvez utiliser l’outil d’importation pour importer des offres ouvertes à partir d’un fichier CSV dans votre compte ActiveCampaign. Vous pouvez le faire si vous utilisiez un autre CRM auparavant et que vous souhaitez utiliser la fonctionnalité CRM d’ActiveCampaign.

Prenez note

  • Les administrateurs de compte ont accès à cette fonction. Tous les autres groupes d’utilisateurs doivent être autorisés à utiliser cette fonctionnalité
  • L’outil d’importation ne fonctionne qu’avec les fichiers CSV
  • La limite de taille du fichier d’importation est de 100 Mo
  • Les pipelines, les étapes et les champs personnalisés de transaction doivent être configurés dans ActiveCampaign avant l’importation
  • Les propriétaires de transactions ( utilisateurs du compte ActiveCampaign ) doivent être créés dans ActiveCampaign avant l’importation
  • Toutes les offres qui seront importées dans ActiveCampaign auront un statut « Ouvert »
  • Les transactions qui n’ont pas de valeur définie recevront une valeur par défaut de 100 $ lors de l’importation
  • Il n’est pas possible d’importer plusieurs contacts dans une seule transaction lors d’une importation
  • Il n’est pas possible de créer un rôle de contact pour la transaction lors d’une importation. Pour créer un rôle de contact pour une transaction, vous devez utiliser les exigences du

fichier CSV d’importation API Deal 

Votre fichier CSV devra contenir les éléments suivants :

  • Le nom du pipeline
    doit correspondre exactement à un pipeline existant dans votre compte ActiveCampaign. Chaque pipeline devrait avoir un nom unique.
  • Le nom de scène
    doit correspondre exactement à une étape existante dans votre compte ActiveCampaign. Les étapes des différents pipelines peuvent porter le même nom.
  • Titre de
    la transaction Chaque transaction doit avoir un titre dans votre fichier. S'il n'y a pas de titre de l'accord, une erreur se produira.
  • Propriétaire de la transaction (adresse e-mail ou nom d’utilisateur ActiveCampaign)
    Chaque transaction de votre fichier doit avoir un propriétaire de transaction défini. Le propriétaire d'une affaire est un utilisateur de compte ActiveCampaign. Vous pouvez utiliser soit le nom d'utilisateur du compte ActiveCampagin du propriétaire de l'accord, soit son adresse électronique.
  • ID de transaction (facultatif)
    Si vous souhaitez mettre à jour les offres de votre compte lors de l’importation, votre fichier CSV doit contenir une colonne pour les ID de transaction. Pour localiser l’ID de vos transactions, exportez d’abord vos transactions. Le fichier d’exportation contiendra l’ID de chaque transaction. 
  • Contact (adresse e-mail ou ID de contact ActiveCampaign) ou Compte (Nom ou ID de compte ActiveCampaign)
    Chaque transaction de votre fichier doit être associée à un contact ou à un compte.
    • Si vous utilisez Contact :
      vous devez utiliser une adresse e-mail unique ou un ID de contact ActiveCampaign dans votre fichier. L'importateur recherchera les correspondances exactes de l'adresse électronique ou du numéro de contact. Si une correspondance exacte est trouvée pour l'un ou l'autre, le contact dans ActiveCampaign sera mis à jour avec les informations de votre dossier. S'il n'y a pas de correspondance exacte pour une adresse électronique, un nouvel enregistrement de profil de contact sera créé. S'il n'y a pas de correspondance exacte pour un numéro de contact, il y aura une erreur d'importation.
    • Si vous utilisez Un compte :
      vous devez utiliser un nom de compte ou un ID de compte ActiveCampaign dans votre fichier. L'importateur recherchera les correspondances exactes entre le nom du compte ou l'ID du compte. Si une correspondance exacte est trouvée pour l'un ou l'autre, le compte dans ActiveCampaign sera mis à jour avec les informations de votre dossier. S'il n'y a pas de correspondance exacte pour le nom du compte, un nouveau compte sera créé dans ActiveCampaign. S'il n'y a pas de correspondance exacte pour l'ID de compte, il y aura une erreur d'importation.

        Il n’est pas possible d’affecter un propriétaire de compte pendant le processus d’importation de la transaction. Si votre fichier CSV contient une colonne « Comptes », nous affecterons tous les comptes de votre fichier au propriétaire du compte par défaut. Pour en savoir plus, consultez Comment attribuer la propriété des comptes .

  • Assurez-vous que les valeurs de vos champs ne contiennent aucun saut de ligne. Cela peut entraîner l’échec de l’importation
  • Les champs de date doivent suivre le format suivant : AAAA-MM-JJ
  • Plusieurs valeurs d’un champ doivent être séparées par une ou plusieurs virgules : Option 1, Option 2

Comment importer des offres dans votre compte ActiveCampaign

  1. Cliquez sur « Offres » dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur « Importer des offres ».
  3. Un modal « Import Deals » apparaîtra. Cliquez sur le bouton « Sélectionner un fichier » .
  4. Cliquez sur le fichier CSV que vous souhaitez importer. Le fichier sera téléchargé vers l'importateur.
  5. Ensuite, vous devrez mapper les colonnes de votre fichier aux champs dans ActiveCampaign.
    • Nous tenterons de mapper automatiquement les champs en fonction des en-têtes contenus dans votre fichier
    • La colonne Valeurs de champ sur la droite vous montrera un aperçu des valeurs de champ
    • Pour mapper des champs, cliquez sur chaque liste déroulante de noms de champs ActiveCampaign pour les mapper à une colonne de votre fichier. Vous ne pouvez mapper qu’une colonne à un seul champ
    • Notez que si vous ne mappez pas « Valeur de la transaction », la transaction aura une valeur par défaut de 100 $ lors de l’importation
  6. Cliquez sur le menu « Options avancées » pour :
    • Utiliser les valeurs par défaut pour les champs obligatoires laissés vides
      Si vous ne fournissez pas de valeur pour les champs obligatoires dans votre fichier ou si vous n’appliquez pas l’option de valeur par défaut, l’enregistrement sera ignoré par l’importateur.
    • Autoriser les champs vides à écraser les données existantes
      Par défaut, cette option est désactivée. Cela signifie que les données existantes dans votre compte ActiveCampaign ne seront pas écrasées par des valeurs vides dans votre fichier CSV. Si vous souhaitez écraser des données existantes avec des champs vides de votre fichier, cliquez sur le bouton basculant pour le mettre en position "On".
    • Sélectionner un pipeline par défaut
      Toutes les transactions qui n’ont pas de pipeline répertorié dans votre fichier CSV seront ajoutées à ce pipeline par défaut. Pour utiliser cette option, cliquez sur le menu déroulant "Pipeline" et cliquez sur le pipeline que vous souhaitez utiliser par défaut.
    • Sélectionnez une étape par défaut pour les transactions pour lesquelles une étape n’est pas définie dans votre fichier CSV
      Toutes les transactions qui n’ont pas d’étape dans votre fichier CSV seront ajoutées à cette étape par défaut. Pour utiliser cette option, cliquez sur le menu déroulant "Étape" et cliquez sur l'étape que vous souhaitez utiliser par défaut.
  7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Importer » .

Le fichier commencera à être importé dans votre compte ActiveCampaign. Vous pouvez fermer ou quitter la page pendant l'importation.

Afficher les résultats de l’importation de transactions

La page État des importations énumère toutes les importations de transactions et de comptes que vous avez effectuées sur votre compte. Notez que vous devez avoir l'autorisation d'importer des transactions ou des comptes pour accéder à cette page.

Pour localiser la page État de l’importation :

  1. Cliquez sur « Paramètres » dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur « État de l’importation ».

Chaque transaction et importation de compte contiendra les informations suivantes :

  • Nom du fichier
  • Date d’importation
  • Importé par (répertorie le nom d’utilisateur du compte de la personne qui a effectué l’importation)
  • État de l’importation (terminé ou échoué)
  • Type d’importation (transaction ou compte)
  • Nombre de lignes comportant des erreurs
  • Fichier d’erreur à télécharger (disponible uniquement si les lignes comportaient des erreurs)

Afficher les erreurs d’importation de transaction

S’il y a eu des erreurs lors de votre importation, nous afficherons le nombre de lignes de votre fichier qui ont eu une erreur. Nous vous fournirons également un fichier CSV contenant les erreurs que vous pourrez télécharger. Vous pouvez utiliser ce téléchargement pour en savoir plus sur les lignes qui n'ont pas été importées et pourquoi. Ces informations se trouvent sur la page Statut d'importation de votre compte ActiveCampaign.

Les messages d’erreur dans le fichier peuvent inclure :

  • ID de compte
    introuvable Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l’ID de compte et qu’il n’y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • ID de contact
    introuvable Cette erreur s’affiche si vous avez mappé l’ID de contact et qu’il n’y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • ID de transaction
    introuvable Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l’ID de transaction et qu’il n’y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • E-mail du propriétaire de
    l’offre introuvable Cette erreur s’affiche si vous avez mappé l’e-mail du propriétaire de l’offre et qu’il n’y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • Nom d’utilisateur du propriétaire de
    l’offre introuvable Cette erreur s’affiche si vous avez mappé le nom d’utilisateur du propriétaire de l’accord et qu’il n’y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • Le titre de la transaction n’a pas été fourni
    Cette erreur apparaîtra si votre fichier ne contenait pas de titre pour une transaction.
  • Champ 'email' introuvable
    Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l’adresse e-mail d’un contact et que la ligne n’a pas contacté un e-mail.
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