Accords d'importation dans ActiveCampaign

Disponible sur les plans Plus, Professionnel et Entreprise. 

Vous pouvez utiliser l'outil d'importation pour importer des offres ouvertes à partir d'un fichier CSV dans votre compte ActiveCampaign. Vous pouvez le faire si vous utilisiez un autre CRM auparavant et que vous souhaitez utiliser la fonction CRM d'ActiveCampagin  .

Remarque

  • Les administrateurs de compte ont accès à cette fonction. Tous les autres groupes d'utilisateurs doivent avoir la permission d'utiliser cette fonction
  • L’outil d’importation ne fonctionne qu’avec des fichiers CSV
  • La taille maximale du fichier d'importation est de 100mb
  • Les champs personnalisés des pipelines, des étapes et des transactions doivent être configurés dans ActiveCampaign avant l'importation
  • Les propriétaires de transactions (utilisateurs de comptes ActiveCampaign) doivent être créés dans ActiveCampaign avant l'importation
  • Toutes les transactions seront importées dans ActiveCampaign et auront un statut "ouvert".
  • Les transactions qui n'ont pas une valeur définie se verront attribuer une valeur par défaut de 100 $ à l'importation

Exigences relatives au fichier CSV d'importation

Votre fichier CSV devra contenir les éléments suivants :

  • Pipeline
    Le nom doit correspondre exactement à un pipeline existant dans votre compte ActiveCampaign. Chaque pipeline devrait avoir un nom unique.
  • Étape
    Le nom doit correspondre exactement à une étape existante dans votre compte ActiveCampaign. Les étapes des différents pipelines peuvent porter le même nom.
  • Titre de l'accord
    Chaque transaction doit avoir un titre dans votre dossier. S'il n'y a pas de titre de l'accord, une erreur se produira.
  • Propriétaire de l'opération (adresse électronique ou nom d'utilisateur ActiveCampaign)
    Chaque transaction de votre dossier doit avoir un propriétaire de transaction défini. Le propriétaire d'une affaire est un utilisateur de compte ActiveCampaign. Vous pouvez utiliser soit le nom d'utilisateur du compte ActiveCampagin du propriétaire de l'accord, soit son adresse électronique.
  • Contact (adresse électronique ou ID de contact ActiveCampaign) ou compte (nom ou ID de compte ActiveCampaign)
    Chaque transaction de votre dossier doit être associée à un contact ou à un compte.
    • Si vous utilisez la fonction Contact :
      Vous devez utiliser une adresse électronique unique ou un identifiant de contact ActiveCampaign dans votre dossier. L'importateur recherchera les correspondances exactes de l'adresse électronique ou du numéro de contact. Si une correspondance exacte est trouvée pour l'un ou l'autre, le contact dans ActiveCampaign sera mis à jour avec les informations de votre dossier. S'il n'y a pas de correspondance exacte pour une adresse électronique, un nouvel enregistrement de profil de contact sera créé. S'il n'y a pas de correspondance exacte pour un numéro de contact, il y aura une erreur d'importation.
    • Si vous utilisez Account :
      Vous devez utiliser un nom de compte ou un numéro de compte ActiveCampaign dans votre dossier. L'importateur recherchera les correspondances exactes entre le nom du compte ou l'ID du compte. Si une correspondance exacte est trouvée pour l'un ou l'autre, le compte dans ActiveCampaign sera mis à jour avec les informations de votre dossier. S'il n'y a pas de correspondance exacte pour le nom du compte, un nouveau compte sera créé dans ActiveCampaign. S'il n'y a pas de correspondance exacte pour l'ID de compte, il y aura une erreur d'importation.
  • Assurez-vous que les valeurs de vos champs ne contiennent aucun saut de ligne. Cela peut entraîner l'échec de l'importation
  • Les champs de date doivent respecter ce format : YYYY-MM-DD
  • Les valeurs multiples d'un champ doivent être entre guillemets et séparées par une ou plusieurs virgules : "Option 1, Option 2"

Comment importer des offres dans votre compte ActiveCampaign

1. Cliquez sur "Offres" dans le menu de gauche.

2. Cliquez sur le curseur à côté du bouton "Add a deal". 

3. Cliquez sur l'option "Importer des accords"

Bouton "Importer des affaires

4. Un modal "Import Deals" apparaîtra. Cliquez sur le bouton "Sélectionner un fichier".

Accords d'importation modaux

5. Cliquez sur le fichier CSV que vous souhaitez importer. Le fichier sera téléchargé vers l'importateur.

6. Ensuite, vous devrez faire correspondre les colonnes de votre fichier aux champs d'ActiveCampaign. Notez que nous allons tenter d'automatiser les champs en fonction des en-têtes contenus dans votre fichier. La colonne Valeurs des champs sur la droite vous donnera un aperçu des valeurs des champs.

Pour cartographier les champs, cliquez sur chaque nom de champ ActiveCampaign dans le menu déroulant pour le faire correspondre à une colonne de votre fichier. Vous ne pouvez faire correspondre qu'une colonne à un champ.

Notez que si vous n'indiquez pas la "valeur de la transaction", la transaction aura une valeur par défaut de 100 $ à l'importation.

7. Encliquant sur le menu "Options avancées", vous pourrez

  • Choisissez d'écraser les données existantes si les colonnes de votre CSV sont vides
    Par défaut, cette fonction est désactivée. Cela signifie que les données existantes dans votre compte ActiveCampaign ne seront pas écrasées par des valeurs vides dans votre fichier CSV. Si vous souhaitez écraser des données existantes avec des champs vides de votre fichier, cliquez sur le bouton basculant pour le mettre en position "On".
  • Sélectionnez un pipeline par défaut pour les transactions pour lesquelles un pipeline n'est pas défini dans votre fichier CSV
    Toutes les affaires qui ne sont pas répertoriées dans votre CSV seront ajoutées à ce pipeline par défaut. Pour utiliser cette option, cliquez sur le menu déroulant "Pipeline" et cliquez sur le pipeline que vous souhaitez utiliser par défaut.
  • Sélectionnez une étape par défaut pour les transactions dont l'étape n'est pas définie dans votre fichier CSV
    Tous les contrats qui ne comportent pas d'étape dans votre CSV seront ajoutés à cette étape par défaut. Pour utiliser cette option, cliquez sur le menu déroulant "Étape" et cliquez sur l'étape que vous souhaitez utiliser par défaut.

8.  Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Importer".

Importation du modal de contrats

Le fichier commencera à être importé dans votre compte ActiveCampaign. Vous pouvez fermer ou quitter la page pendant l'importation.

Voir les résultats de l'importation des accords

La page État des importations énumère toutes les importations de transactions et de comptes que vous avez effectuées sur votre compte. Notez que vous devez avoir l'autorisation d'importer des transactions ou des comptes pour accéder à cette page.

Chaque transaction et chaque compte d'importation contiendra les informations suivantes :

  • Nom du fichier
  • Date d'importation
  • Importé par (indiquera le nom d'utilisateur du compte de la personne qui a effectué l'importation)
  • Statut de l'importation (complet ou échoué)
  • Type d'importation (marché ou compte)
  • Nombre de lignes comportant des erreurs
  • Fichier d'erreur à télécharger (disponible uniquement si les lignes comportent des erreurs)

Pour localiser la page d'état des importations :

1. Cliquez sur "Paramètres" dans le menu de gauche.

2. Cliquez sur "Statut d'importation".

Voir les erreurs d'importation des accords

S'il y a eu des erreurs lors de l'importation, nous afficherons le ou les numéros des lignes de votre fichier qui comportaient une erreur. Nous vous fournirons également un fichier CSV contenant les erreurs que vous pourrez télécharger. Vous pouvez utiliser ce téléchargement pour en savoir plus sur les lignes qui n'ont pas été importées et pourquoi. Ces informations se trouvent sur la page Statut d'importation de votre compte ActiveCampaign.

Lignes erronées et fichier erroné

Un message d'erreur dans le fichier peut inclure :

  • Identifiant du compte introuvable
    Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l'ID du compte et qu'il n'y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • Contact non trouvé
    Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l'ID du contact et qu'il n'y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • L'accord n'a pas été trouvé
    Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l'ID de l'accord et qu'il n'y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • Courriel du propriétaire de l'opération non trouvé
    Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé le courriel du propriétaire de l'offre et qu'il n'y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • Nom d'utilisateur du propriétaire de l'opération non trouvé
    Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé le nom d'utilisateur du propriétaire de l'offre et qu'il n'y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • Le titre de l'accord n'a pas été fourni
    Cette erreur apparaîtra si votre fichier ne contenait pas de titre pour un marché.
  • Champ "email" non trouvé
    Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l'adresse électronique d'un contact et que la ligne n'a pas contacté un courriel.
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