Importer des transactions dans ActiveCampaign

Disponible sur les plans suivants :

  • Plus
  • Professionnel
  • Plans d'entreprise

Vous pouvez utiliser l'outil d'importation pour importer des affaires ouvertes à partir d'un fichier CSV dans votre compte ActiveCampaign. Vous pouvez le faire si vous utilisiez un CRM différent auparavant, et que vous souhaitez utiliser la fonction CRM d'ActiveCampaign.

Prenez note

  • Les administrateurs de compte ont accès à cette fonctionnalité. Tous les autres groupes d'utilisateurs doivent avoir la permission d'utiliser cette fonction.
  • L'outil d'importation ne fonctionne qu'avec des fichiers CSV
  • La taille maximale des fichiers d'importation est de 100 Mo.
  • Les pipelines, les étapes et les champs personnalisés des transactions doivent être configurés dans ActiveCampaign avant l'importation.
  • Les propriétaires de l'affaire(utilisateurs du compte ActiveCampaign) doivent être créés dans ActiveCampaign avant l'importation.
  • Toutes les transactions qui seront importées dans ActiveCampaign auront un statut "Ouvert".
  • Les transactions qui n'ont pas de valeur définie se verront attribuer une valeur par défaut de 100 $ lors de l'importation.

Exigences pour le fichier CSV d'importation des transactions

Votre fichier CSV devra contenir les éléments suivants :

  • Pipeline
    Le nom doit correspondre exactement à un pipeline existant dans votre compte ActiveCampaign. Chaque pipeline doit avoir un nom unique.
  • Étape
    Le nom doit correspondre exactement à une étape existante dans votre compte ActiveCampaign. Les étapes de différents pipelines peuvent avoir le même nom.
  • Titre de l'opération
    Chaque opération doit avoir un titre dans votre fichier. S'il n'y a pas de titre de transaction, une erreur se produira.
  • Propriétaire de la transaction (adresse e-mail ou nom d'utilisateur ActiveCampaign
    ) Chaque transaction dans votre fichier doit avoir un propriétaire de transaction défini. Un propriétaire de transaction est un utilisateur de compte ActiveCampaign. Vous pouvez utiliser soit le nom d'utilisateur du compte ActiveCampaign du propriétaire de la transaction, soit son adresse e-mail.
  • Contact (adresse e-mail ou ID de contact ActiveCampaign) ou Compte (Nom ou ID de compte ActiveCampaign
    )Chaque affaire dans votre fichier doit être associée soit à un contact soit à un compte.
    • Si vous utilisez un contact :
    • Doit utiliser soit une adresse e-mail unique ou un ID de contact ActiveCampaign dans votre fichier. L'importateur recherchera les correspondances exactes de l'adresse e-mail ou de l'ID de contact. Si une correspondance exacte est trouvée pour l'un ou l'autre, le contact dans ActiveCampaign sera mis à jour avec les informations dans votre fichier. S'il n'y a pas de correspondance exacte pour une adresse e-mail, un nouvel enregistrement de profil de contact sera créé. S'il n'y a pas de correspondance exacte pour l'ID du contact, il y aura une erreur d'importation.
    • Si vous utilisez un compte:
      Vous devez utiliser soit un nom de compte ou un ID de compte ActiveCampaign dans votre fichier. L'importateur recherchera les correspondances exactes du nom du compte ou de l'ID du compte. Si une correspondance exacte est trouvée pour l'un ou l'autre, le compte dans ActiveCampaign sera mis à jour avec les informations de votre fichier. S'il n'y a pas de correspondance exacte pour le nom du compte, un nouveau compte sera créé dans ActiveCampaign. S'il n'y a pas de correspondance exacte pour l'ID du compte, il y aura une erreur d'importation.

  • Assurez-vous que les valeurs de vos champs ne contiennent pas de sauts de ligne. Cela peut faire échouer l'importation.
  • Leschamps de date doivent respecter ce format : AAAA-MM-JJ
  • Lesvaleurs multiples d'un champ doivent être séparées par une ou plusieurs virgules : Option 1, Option 2

Comment importer des transactions dans votre compte ActiveCampaign

1. Cliquez sur "Deals" dans le menu de gauche.

2. Cliquez sur "Importer des transactions".

3. Une modale "Importer des transactions" apparaît. Cliquez sur le bouton "Sélectionner le fichier".

Import deals modal

4. Cliquez sur le fichier CSV que vous souhaitez importer. Le fichier sera téléchargé vers l'importateur.

5. Ensuite, vous aurez besoin de mapper les colonnes de votre fichier aux champs dans ActiveCampaign. Notez que nous allons essayer de mapper automatiquement les champs sur la base des en-têtes contenus dans votre fichier. La colonne Valeurs des champs sur la droite vous montrera un aperçu des valeurs des champs.

Pour mapper les champs, cliquez sur chaque nom de champ ActiveCampaign dans le menu déroulant pour le mapper à une colonne dans votre fichier. Vous ne pouvez associer qu'une seule colonne à un seul champ.

Notez que si vous n'associez pas "Valeur de la transaction", la transaction aura une valeur par défaut de 100 $ lors de l'importation.

6. En cliquant sur le menu "Options avancées", vous pourrez.. :

  • Utiliser les valeurs par défaut pour les champs obligatoires laissés vides
    Si vous ne fournissez pas de valeur pour les champs obligatoires dans votre fichier, ou si vous n'appliquez pas l'option de valeur par défaut, l'enregistrement sera ignoré par l'importateur.
  • Autoriser les champs vides à écraser les données existantes
    Par défaut, cette option est désactivée. Cela signifie que les données existantes dans votre compte ActiveCampaign ne seront pas écrasées par les valeurs vides dans votre fichier CSV. Si vous souhaitez écraser les données existantes avec les champs vides de votre fichier, cliquez sur le commutateur pour le mettre en position "On".
  • Sélectionner un pipeline par défaut
    Toutes les transactions qui n'ont pas de pipeline listé dans votre CSV seront ajoutées à ce pipeline par défaut. Pour utiliser cette option, cliquez sur la liste déroulante "Pipeline" et cliquez sur le pipeline que vous souhaitez utiliser par défaut.
  • Sélectionnez une étape par défaut pour les transactions dont l'étape n'est pas définie dans votre fichier CSV
    Toutes les transactions qui n'ont pas d'étape dans votre CSV seront ajoutées à cette étape par défaut. Pour utiliser cette option, cliquez sur la liste déroulante "Stage" et cliquez sur le stage que vous souhaitez utiliser par défaut.

7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Importer".

Le fichier commencera à être importé dans votre compte ActiveCampaign. Vous pouvez fermer ou naviguer hors de la page pendant l'importation.

Voir les résultats de l'importation des transactions

La page Statut de l'importation énumérera toutes les importations de transactions et de comptes que vous avez effectuées dans votre compte. Notez que vous devez avoir la permission d'importer des transactions ou des comptes pour accéder à cette page.

Chaque importation de transaction et de compte contient les informations suivantes :

  • Nom du fichier
  • Date d'importation
  • Importé par (liste du nom d'utilisateur du compte de la personne qui a effectué l'importation)
  • Statut de l'importation (terminée ou échouée)
  • Type d'importation (transaction ou compte)
  • Nombre de lignes comportant des erreurs
  • Fichier d'erreur à télécharger (disponible uniquement si des lignes comportent des erreurs)

Pour accéder à la page État de l'importation :

1. Cliquez sur "Paramètres" dans le menu de gauche.

2. Cliquez sur "Statut de l'importation".

Afficher les erreurs d'importation des transactions

Si votre importation comporte des erreurs, nous affichons le nombre de lignes de votre fichier qui présentent une erreur. Nous fournissons également un fichier CSV contenant les erreurs que vous pouvez télécharger. Vous pouvez utiliser ce téléchargement pour en savoir plus sur les lignes qui n'ont pas été importées et pourquoi. Cette information est située sur la page Statut d'importation de votre compte ActiveCampaign.

Rows errored and errored file

Le message d'erreur dans le fichier peut inclure :

  • Account id not found
    Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l'Account ID et qu'il n'y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • Contact id not found
    Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l'ID du contact et qu'il n'y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • ID d'affaire non trouvé
    Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l'ID d'affaire et qu'il n'y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • Email du propriétaire de l'affaire non trouvé
    Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l'email du propriétaire de l'affaire et qu'il n'y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • Nom d'utilisateur du propriétaire de l'offre non trouvé
    Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé le nom d'utilisateur du propriétaire de l'offre et qu'il n'y avait pas de correspondance exacte dans ActiveCampaign.
  • Le titre de la transaction n'a pas été fourni
    Cette erreur apparaîtra si votre fichier ne contenait pas de titre pour une transaction.
  • Champ 'email' introuvable
    Cette erreur apparaîtra si vous avez mappé l'adresse email d'un contact et que la ligne ne contenait pas d'email.
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