Collega Acuity Scheduling per sincronizzare i contatti e i dettagli degli appuntamenti con il tuo account ActiveCampaign. Con questa integrazione non perderai mai l’occasione di fare marketing o comunicare in modo personale con chi ha prenotato un appuntamento con te.
Le funzionalità principali includono l’aggiunta di contatti in ActiveCampaign, la sincronizzazione dei dettagli degli appuntamenti, l’attivazione delle automazioni e la mappatura dei moduli di raccolta dati personalizzati di Acuity. I tuoi dati saranno accessibili in un record di oggetto personalizzato di Acuity Scheduling nel record del contatto.
Prendi nota
- Questa è una sincronizzazione monodirezionale da Acuity Scheduling a ActiveCampaign
- Requisiti:
- Per completare questa configurazione ti serviranno un account Acuity e un account ActiveCampaign sul piano Plus o superiore
- Dovrai configurare almeno un tipo di appuntamento in Acuity per sincronizzare i dati delle prenotazioni
- Configura il tuo account ActiveCampaign per la mappatura dei campi:
- È richiesto un indirizzo email
- Ti consigliamo di creare un gruppo di campi personalizzati Acuity Scheduling con campi personalizzati per ognuno dei tuoi moduli di raccolta dati Acuity
- Questa integrazione non supporta:
- Aggiungere un contatto a una lista. Puoi usare il blocco azione "Subscribe to List" nell’automazione per farlo
- Trasferire dati da Gift Certificates, Packages, e Subscriptions
Collega Acuity ad ActiveCampaign
- Dal tuo account ActiveCampaign, fai clic sul tuo profilo > App.
- Cerca "Acuity."
- Fai clic sul pulsante "Aggiungi un account".
- Verrà visualizzata una finestra modale:
- Fai clic su "Connect"
- Segui le istruzioni di autorizzazione, poi fai clic su "Continue"
- Nella schermata successiva, seleziona l’appuntamento Acuity da cui vuoi sincronizzare i contatti
- Fai clic su "Continue"
- Nella schermata successiva mostreremo tutti gli oggetti e i campi associati che verranno sincronizzati con il tuo account ActiveCampaign. Fai clic su "Continue"
- Nella schermata successiva, mappa l’elenco dei campi di Acuity con i campi di ActiveCampaign. Il campo "Email address" è obbligatorio.
- Per mappare altri campi, fai clic su "Add field mapping"
- Fai clic sul pulsante "Finish"
Consigli per il mapping dei campi:
- Ti consigliamo di mappare indirizzo email, nome, cognome, telefono, indirizzo e domanda dal tuo Acuity Intake Form. I campi Acuity rimanenti verranno registrati automaticamente nel record dell’oggetto personalizzato Acuity Appointment
- Ti consigliamo di mappare ogni Appointment Event per assicurarti di ricevere aggiornamenti su tutte le modifiche agli appuntamenti (ripianificati, modificati o annullati)
La configurazione della tua integrazione è completata e mostreremo la risorsa connessa nella pagina delle app di Acuity. Quando i tuoi clienti prenotano appuntamenti con te, verranno sincronizzati con il tuo account ActiveCampaign.
Come funziona l’integrazione con Acuity Scheduling
La configurazione dell'integrazione avviene nel tuo account ActiveCampaign. Dopo aver configurato l’integrazione, i dati di riunioni e contatti verranno sincronizzati con ActiveCampaign quando si verifica uno di questi eventi:
- Appuntamento programmato
- Appuntamento riprogrammato
- Appuntamento annullato
- Appuntamento modificato
Cosa aspettarti con la sincronizzazione
Quando sincronizziamo i dati da Acuity, in ActiveCampaign viene creato o aggiornato un record del contatto. Questo record include il nome del contatto, l’indirizzo email e gli altri campi relativi all’appuntamento in Acuity.
I record dei contatti conterranno un record di oggetto personalizzato Acuity Appointment. Questo oggetto personalizzato mostra i dati degli appuntamenti per il contatto sincronizzato da quel momento in poi. Questi dati includono:
- Tipo di appuntamento
- Data e ora dell'appuntamento
- Data e ora di creazione dell'appuntamento
- Prezzo dell'appuntamento
- Prezzo dell'appuntamento venduto
Se fai clic sul pulsante "Details", si apre una finestra con informazioni aggiuntive:
- Appuntamento pagato
- Importo pagato per l'appuntamento
- Categoria dell'appuntamento
- Durata dell'appuntamento
- Calendario degli appuntamenti
- Pagina di conferma
- Link per il pagamento
- Luogo
- Note
- Annullato
- Testo del modulo
- Verificato
- Scheduler
- ID appuntamento
- Le tue domande personalizzate del modulo di raccolta dati
Se abiliti Add-ons o Coupons in Acuity, il campo "Appointment Price Sold" rifletterà il prezzo totale con i componenti aggiuntivi prima di qualsiasi sconto. Il campo "Appointment Price" rifletterà il prezzo totale con i componenti aggiuntivi e dopo gli sconti. Il codice Coupon verrà registrato nel campo Form Text.
Creare campi per il mapping dei campi personalizzati
Se usi gli Acuity Intake Forms con il tuo scheduler, ti consigliamo di creare un gruppo di campi personalizzati di Acuity Scheduling per ogni modulo di raccolta dati. Questo ti permette di segmentare le risposte specifiche dalle tue prenotazioni. Scopri come creare campi personalizzati qui.
Il tipo di campo personalizzato deve essere un campo "Text Input". Gli altri tipi di dati non registrano le risposte di un modulo di raccolta dati di Acuity.
Come vengono registrate le modifiche agli appuntamenti?
Se lo stato di un appuntamento cambia, per esempio da “Scheduled” a “Rescheduled”, lo stato del partecipante in ActiveCampaign rifletterà il nuovo stato nei seguenti campi:
- Appointment Date & Time: si aggiorna per riflettere il nuovo orario in cui è stato riprogrammato l’appuntamento
- Canceled: aggiornato da “false” a “true”
Modifica manuale dei record
Ti sconsigliamo di modificare manualmente i record, perché la modifica non verrà riportata all’interno della piattaforma Acuity Scheduling. Tuttavia, in alcuni casi (come l’accettazione di un pagamento in contanti) in cui un cliente prenota con te un appuntamento offline, puoi aggiungere manualmente un record di appuntamento di Acuity facendo clic sul link “Acuity Appointment - Add a Record” che si trova nel widget Oggetto personalizzato nel record di un contatto.
Tag aggiunti ai contatti
Quando i contatti vengono sincronizzati dall’integrazione degli appuntamenti Acuity, sul loro record compariranno i seguenti tag (in base all’evento):
- Acuity-Scheduling
- Acuity-Scheduling-Appointment_Scheduled
- Acuity-Scheduling-Appointment_Rescheduled
- Acuity-Scheduling-Appointment_Canceled
- Acuity-Scheduling-Appointment_Changed
I tag riflettono solo la prima volta che un appuntamento viene pianificato, riprogrammato, annullato o modificato. I tag non sono legati a nessun appuntamento specifico. Se un contatto crea, modifica, riprogramma o annulla più appuntamenti, i tag appariranno solo una volta.
Trigger di automazione per gli appuntamenti Acuity
Quando configuri questa integrazione, avrai a disposizione tre nuovi trigger di automazione da usare:
- Viene aggiunto un tag Acuity
Questo trigger inserisce i contatti nella tua automazione quando un tag Acuity viene aggiunto al loro record. Questo trigger si trova sotto “App” nel modal dei trigger. - Viene creato un appuntamento Acuity
Questo trigger inserisce i contatti nella tua automazione quando pianificano un appuntamento Acuity. Questo trigger si trova sotto “Objects” nel modal dei trigger. - Appuntamento Acuity aggiornato
Questo trigger inserisce i contatti nella tua automazione quando aggiornano il loro appuntamento Acuity. Questo trigger si trova sotto “Objects” nel modal dei trigger.
Puoi usare un solo trigger alla volta per ogni flusso di lavoro di automazione. Per usare più di un trigger, devi creare un nuovo flusso di lavoro di automazione per ciascun trigger.
Quando configuri uno di questi trigger, puoi usare l’opzione “Segmenting” sotto “Avanzato” per limitare ulteriormente i contatti che possono entrare nella tua automazione.
- Per il trigger “Tag is added”, puoi segmentare ulteriormente i contatti che entrano nella tua automazione con il campo Contatto.
- Per i trigger “Appointment is created” e “Appointment is updated”, puoi segmentare ulteriormente i contatti con i campi oggetto personalizzato di Acuity
Personalizza le email
Puoi usare i dati raccolti nel tuo oggetto personalizzato di Acuity Scheduling e nei campi personalizzati del contatto per personalizzare le campagne email inviate da un’automazione. I campi oggetto personalizzato di Acuity Scheduling si trovano nella sezione "Custom Objects" nel modal "Add a Personalization". I campi personalizzati del contatto si trovano sotto Contatti.
- Per accedere ai tag di personalizzazione devi iniziare la tua automazione con un trigger Acuity
- Le email devono essere create dalla struttura di automazione
- Questi campi non sono disponibili nelle email personalizzate o nelle campagne inviate dalla scheda Emails nel tuo account ActiveCampaign
Segmentazione
Dopo aver configurato l’integrazione, le informazioni sugli appuntamenti Acuity saranno disponibili per l’uso nel Segment Builder. Un elenco dei campi degli appuntamenti Acuity e del loro significato è disponibile in qualsiasi record di contatto aggiunto al tuo account tramite questa integrazione.
Visualizza i log di invio degli appuntamenti
I log di invio degli appuntamenti mostrano gli invii riusciti e quelli non riusciti dai tuoi eventi Acuity Scheduling collegati. Per visualizzare e filtrare il log degli invii:
- Fai clic su Profile > Apps > Connected Apps > Acuity Scheduling.
- Fai clic sul pulsante “View logs” nell’angolo in alto a destra.
- Si aprirà una finestra modale che ti mostrerà gli invii dei moduli. Le informazioni nel log includono:
- Data e ora in cui l’appuntamento è stato inviato
- Nome app
- Account (indirizzo email associato all’account Acuity Scheduling collegato)
- Risorsa
- Stato (riuscito o non riuscito)
- Tipo (tutte le inviate o solo le nuove)
- Evento
- Facendo clic sul pulsante “View” verranno mostrati i dettagli dell’invio. Puoi usare queste informazioni per trovare e risolvere gli errori di invio.