Die Zuweisung von WhatsApp-Konversationen an das richtige Team oder das richtige Teammitglied ist entscheidend für einen effizienten Support und dafür, dass Kundinnen und Kunden rechtzeitig und präzise Antworten erhalten. ActiveCampaign bietet mehrere Möglichkeiten, Konversationszuweisungen zu verwalten, einschließlich manueller Zuweisung, standardmäßiger Zuständigkeiten und automatischer Zuweisung basierend auf der ersten Antwort.
Dieser Artikel erläutert verschiedene Methoden zur Zuweisung von Konversationen und die Vorteile dieser Funktionen.
Manuell ein Team oder ein Teammitglied einer Unterhaltung zuweisen
Manchmal erfordert ein Gespräch die Expertise eines bestimmten Teams oder Teammitglieds. In solchen Fällen können Sie die Unterhaltung manuell zuweisen, um sicherzustellen, dass sie angemessen bearbeitet wird. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Konversation manuell zuzuweisen:
- Gehe zu dem WhatsApp-Posteingang (klicke auf WhatsApp > Posteingang) und wähle die Unterhaltung aus, die du zuweisen möchtest.
- In der rechten Seitenleiste suchen Sie den Abschnitt „Zugewiesen an“ und klicken Sie auf das +-Symbol.
- Verwenden Sie die Dropdowns, um das Team oder das Teammitglied auszuwählen, dem Sie die Konversation zuweisen möchten.
- Klicken Sie auf „Speichern“, um die Zuordnung zu bestätigen.
Standardzuweisungen
Eine Standardzuweisung ist ein Teammitglied, dem automatisch eine Unterhaltung zugewiesen wird, sobald ein bestimmter Kontakt einen Chat startet. Diese Funktion ist besonders hilfreich, um Kontinuität zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Kund:innen stets mit derselben Ansprechperson interagieren, zum Beispiel mit einer Key Account Managerin bzw. einem Key Account Manager (KAM).
Standardzuständige Person einrichten
Um eine:n Standardverantwortliche:n für einen Kontakt festzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehe zu dem WhatsApp-Posteingang (klicke auf WhatsApp > Posteingang) und wähle die Unterhaltung aus, der du eine Standardzuweisung zuordnen möchtest.
- Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf die Registerkarte „Kontakt“.
- Suchen Sie den Abschnitt „Kontaktinhaber“ und klicken Sie auf das +-Symbol.
- Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um das Teammitglied auszuwählen, das standardmäßig als zuständige Person zugewiesen werden soll.
- Klicken Sie auf „Speichern“, um die Standardzuweisung zu bestätigen.
Szenarien zur Verwendung von Standardzuweisungen
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Key Account Management
Wenn Sie der Key Account Manager (KAM) für einen Kunden sind, möchten Sie möglicherweise Ihr primärer Kontakt bleiben. Wenn Sie sich selbst als Standardzugewiesene:n festlegen, stellen Sie sicher, dass Sie alle Interaktionen mit diesem Kunden bearbeiten. -
Spezialisierte Unterstützung
Wenn ein Kontakt spezialisierte Unterstützung benötigt, können Sie die Konversation einem Teammitglied mit der erforderlichen Expertise zuweisen. -
Kundenbeziehungen
Eine konsistente Kommunikation mit derselben Ansprechperson kann dazu beitragen, stärkere Kundenbeziehungen aufzubauen und die Zufriedenheit zu verbessern.
Interaktion mit Flow-Zuweisungen
Wenn eine Unterhaltung über einen Flow-Schritt zugewiesen wird (entweder der „Conversation“ oder der „Team“-Schritt), werden die durch den Flow zugewiesenen Benutzer und die Kontakteigentümer gleichzeitig hinzugefügt. So wird sichergestellt, dass die standardmäßige zugewiesene Person weiterhin an der Unterhaltung beteiligt bleibt, auch wenn über eine Automation zusätzliche Teammitglieder zugewiesen werden.
Automatische Zuweisung basierend auf der ersten Antwort
ActiveCampaign bietet eine Funktion, die automatisch den ersten Antwortenden auf eine Konversation als Standardzuständige:n für den Kontakt zuweist. Dies ist besonders hilfreich für Vertriebsteams, kann aber auch Support-Teams zugutekommen.
So richten Sie die automatische Zuweisung ein
- Navigieren Sie zu Posteingangseinstellungen (klicken Sie auf WhatsApp > Einstellungen > Posteingangseinstellungen).
- Suchen Sie die Einstellung „Erste antwortende Person als Standardzugewiesene(n) für den Kontakt festlegen?“ und aktivieren Sie sie.
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, um die Einstellungen zu übernehmen.
Vorteile der Nutzung automatischer Zuweisungen
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Konsistenz
Stellt sicher, dass derselbe Teammitglied alle Interaktionen mit einem Kontakt betreut, um ein einheitliches Erlebnis zu gewährleisten. -
Effizienz
Reduziert den Bedarf an manuellen Zuweisungen und spart Zeit und Aufwand. -
Verantwortlichkeit
Weist klar das Teammitglied aus, das für jede Unterhaltung verantwortlich ist, und verbessert so Verantwortlichkeit und Nachverfolgung.