Importa oportunidades de venta en ActiveCampaign

Disponible para los planes Plus, Professional y Enterprise.

Puedes utilizar la herramienta de importación para importar oportunidades de venta abiertas desde un archivo CSV a tu cuenta de ActiveCampaign. Es posible que quieras hacerlo si anteriormente usabas un CRM diferente y deseas utilizar la función CRM de ActiveCampaign.

Toma nota

  • Los administradores de la cuenta tienen acceso a esta función. Todos los demás grupos de usuarios deben contar con un permiso para usar esta función.
  • La herramienta de importación solo funciona con archivos CSV.
  • El límite de tamaño de archivo de importación es de 100 MB.
  • Los embudos, las etapas y los campos personalizados de oportunidades de venta deben configurarse en ActiveCampaign antes de su importación.
  • Los propietarios de oportunidades de venta (usuarios de cuentas de ActiveCampaign) deben crearse en ActiveCampaign antes de su importación.
  • Todas las oportunidades de venta que se importen a ActiveCampaign tendrán un estado "Abierto".
  • Las oportunidades de venta que no tengan un valor definido recibirán un valor predeterminado de $100 al momento de la importación.
  • No es posible importar varios contactos a una sola oportunidad de venta durante la importación.
  • No es posible crear un rol de contacto para el oportunidad de venta durante una importación. Para crear un rol de contacto para una oportunidad de venta, debes usar la API.

Requisitos del archivo CSV de importación de oportunidades de venta

El archivo CSV deberá contener los siguientes elementos:

  • Embudo
    El nombre debe coincidir exactamente con un embudo existente en tu cuenta de ActiveCampaign. Cada embudo debe tener un nombre único.
  • Etapa
    El nombre debe coincidir exactamente con una etapa existente en tu cuenta de ActiveCampaign. Las etapas de diferentes embudos pueden tener el mismo nombre.
  • Título de la oportunidad de venta
    Cada oportunidad de venta debe tener un título en el archivo. Si no hay un título de oportunidad de venta, se producirá un error.
  • Propietario de la oportunidad de venta (dirección de correo electrónico o nombre de usuario de ActiveCampaign)
    Cada oportunidad de venta en tu archivo debe tener un propietario de la oportunidad de venta definido. Un propietario de oportunidad de venta es un usuario de cuenta ActiveCampaign. Puedes usar el nombre de usuario de la cuenta de ActiveCampagin del propietario de la oportunidad de venta o su dirección de correo electrónico.
  • ID de la oportunidad de venta (opcional)
    Si deseas actualizar las oportunidades de venta en tu cuenta durante la importación, el archivo CSV debe contener una columna para las ID de las oportunidades de venta. Para encontrar la ID de tus oportunidades de venta, exporta primero tus oportunidades de venta. El archivo de exportación contendrá la ID de cada oportunidad de venta. 
  • Contacto (dirección de correo electrónico o ID del contacto de ActiveCampaign) o Cuenta (Nombre o ID de la cuenta de ActiveCampaign)
    Cada oportunidad de venta del archivo debe estar asociada a un contacto o una cuenta.
    • Si usas un contacto:
      Debes usar una dirección de correo electrónico única o una ID del contacto de ActiveCampaign en tu archivo. El importador buscará coincidencias exactas de la dirección de correo electrónico o de la ID del contacto. Si se encuentra una coincidencia exacta, el contacto en ActiveCampaign se actualizará con la información del archivo. Si no hay una coincidencia exacta de dirección de correo electrónico, se creará un nuevo registro de perfil de contacto. Si no hay ninguna coincidencia exacta para una ID del contacto, se producirá un error de importación.
    • Si usas una cuenta:
      Debes usar el nombre de una cuenta o la ID de una cuenta de ActiveCampaign en tu archivo. El importador buscará coincidencias exactas del nombre de la cuenta o de la ID de cuenta. Si se encuentra una coincidencia exacta, la cuenta en ActiveCampaign se actualizará con la información del archivo. Si no hay ninguna coincidencia exacta para el nombre de la cuenta, se creará una nueva cuenta en ActiveCampaign. Si no hay ninguna coincidencia exacta para la ID de la cuenta, se producirá un error de importación.

        No es posible asignar un propietario de cuenta durante el proceso de importación de la oportunidad de venta. Si el archivo CSV contiene una columna "Cuentas", asignaremos todas las cuentas del archivo al propietario de la cuenta predeterminado. Para obtener más información, visita Cómo asignar la propiedad de las cuentas.

  • Asegúrate de que los valores de los campos no contengan saltos de línea. Esto puede provocar un error de importación.
  • Los campos de fecha deben seguir este formato: AAAA-MM-DD.
  • Varios valores para un campo deben estar separados por coma(s): opción 1, opción 2.

Cómo importar oportunidades de venta a tu cuenta de ActiveCampaign

  1. Haz clic en "Oportunidades de venta" en el menú a la izquierda.
  2. Haz clic en "Importar oportunidad de venta".
  3. Aparecerá un modal "Importar oportunidad de venta". Haz clic en el botón "Seleccionar archivo".
  4. Haz clic en el archivo CSV que quieras importar. El archivo se cargará en el importador.
  5. A continuación, deberás asignar columnas de tu archivo a campos en ActiveCampaign.
    • Intentaremos asignar automáticamente campos en función de los encabezados del archivo.
    • La columna "Valores de campo" a la derecha mostrará una vista previa de los valores de campo.
    • Para asignar campos, haz clic en cada menú desplegable de nombre de campo de ActiveCampaign para asignarlo a una columna del archivo. Solo puedes asignar una columna a un campo.
    • Ten en cuenta que si no asignas el "Valor de oportunidad de venta", la oportunidad de venta tendrá un valor predeterminado de $100 al importarla.
  6. Al hacer clic en el menú "Opciones avanzadas", podrás hacer lo siguiente:
    • Usar valores predeterminados para los campos obligatorios que se dejan en blanco
      Si no proporcionas un valor para los campos obligatorios del archivo ni aplicas la opción de valor predeterminado, el importador omitirá el registro.
    • Permitir que los campos en blanco sobrescriban los datos existentes
      Por defecto, esta opción está en posición "Desactivado". Esto significa que los datos existentes en tu cuenta de ActiveCampaign no se sobrescribirán con valores en blanco en el archivo CSV. Si deseas sobrescribir los datos existentes con los campos en blanco del archivo, haz clic en el botón de alternancia para cambiar a la posición "Activado".
    • Seleccionar un embudo predeterminado
      Todas las oportunidades de venta que no tengan un embudo en tu CSV se agregarán a este embudo predeterminado. Para utilizar esta opción, haz clic en el menú desplegable "Embudo" y selecciona el embudo que desees utilizar como valor predeterminado.
    • Seleccionar una etapa predeterminada para las oportunidades de venta que no contengan una etapa definida en el archivo CSV
      Todas las oportunidades de venta que no tengan una etapa en tu CSV se agregarán a esta etapa predeterminada. Para utilizar esta opción, haz clic en el menú desplegable "Etapa" y selecciona la etapa que desees utilizar como valor predeterminado.
  7. Cuando hayas terminado, haz clic en el botón "Importar".

El archivo comenzará a importarse a tu cuenta de ActiveCampaign. Puedes cerrar la página o salir de ella mientras se ejecuta la importación.

Visualizar resultados de importación de oportunidades de venta

La página "Estado de importación" mostrará todas las oportunidades de venta y las importaciones de cuentas que hayas realizado en tu cuenta. Ten en cuenta que necesitas un permiso para importar oportunidades de venta o cuentas para acceder a esta página.

Para encontrar la página "Estado de importación", haz lo siguiente:

  1. Haz clic en "Configuración" en el menú a la izquierda.
  2. Haz clic en "Estado de importación".

Cada importación de oportunidades de venta y de cuentas tendrá la siguiente información:

  • Nombre del archivo
  • Fecha de la importación
  • Importado por (indicará el nombre de usuario de la cuenta de la persona que realizó la importación)
  • Estado de la importación (completado o fallido)
  • Tipo de importación (oportunidad de venta o cuenta)
  • Número de filas que tenían errores
  • Archivo de errores para descargar (disponible solo si las filas tenían errores)

Visualizar errores de importación de oportunidades de venta

Si se produjeron errores en la importación, mostraremos el número de filas del archivo que contenían un error. También proporcionaremos un archivo CSV con errores que puedes descargar. Puedes utilizarlo para obtener más información sobre las filas que no se importaron y el motivo. Esta información se encuentra en la página "Estado de importación" de tu cuenta de ActiveCampaign.

Los mensajes de error en el archivo pueden incluir la siguiente información:

  • No se encontró la ID de la cuenta
    Este error aparecerá si asignaste la ID de la cuenta y no hubo una coincidencia exacta en ActiveCampaign.
  • No se encontró la ID del contacto
    Este error aparecerá si asignaste la ID del contacto y no hubo una coincidencia exacta en ActiveCampaign.
  • No se encontró la ID de la oportunidad de venta
    Este error aparecerá si asignaste la ID de la oportunidad de venta y no hubo una coincidencia exacta en ActiveCampaign.
  • No se encontró el correo electrónico del propietario de la oportunidad de venta
    Este error aparecerá si asignaste el correo electrónico del propietario de la oportunidad de venta y no hubo una coincidencia exacta en ActiveCampaign.
  • No se encontró el nombre de usuario del propietario de la oportunidad de venta
    Este error aparecerá si asignaste el nombre de usuario del propietario de la oportunidad de venta y no hubo una coincidencia exacta en ActiveCampaign.
  • No se proporcionó el título de la oportunidad de venta
    Este error aparecerá si el archivo no tenía un título para una oportunidad de venta.
  • No se encontró el campo "correo electrónico"
    Este error aparecerá si asignaste la dirección de correo electrónico de un contacto y la fila no se puso en contacto con un correo electrónico.
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