Asignar las conversaciones de WhatsApp al equipo o a la persona adecuada es clave para brindar un soporte eficiente y para que las personas reciban respuestas puntuales y precisas. ActiveCampaign ofrece varias formas de gestionar las asignaciones de conversaciones, como la asignación manual, las personas asignadas de forma predeterminada y la asignación automática según la primera persona que responda.
Este artículo explica diferentes métodos para asignar conversaciones y los beneficios de estas funciones.
Asignar manualmente un equipo o un miembro del equipo a una conversación
A veces, una conversación puede necesitar la experiencia de un equipo o de una persona del equipo en específico. En estos casos, puedes asignar la conversación manualmente para asegurarte de que se gestione de forma adecuada. Sigue estos pasos para asignar manualmente una conversación:
- Ir a la bandeja de WhatsApp (haz clic en WhatsApp > Bandeja) y seleccionar la conversación que quieres asignar.
- En la barra lateral derecha, busca la sección "Assigned to" y haz clic en el icono +.
- Usa las listas desplegables para elegir el equipo o el miembro del equipo al que quieres asignar la conversación.
- Haz clic en "Guardar" para confirmar la asignación.
Responsables predeterminados
El asignado predeterminado es el miembro del equipo que se asigna automáticamente a una conversación cuando un contacto específico inicia un chat. Esta función es especialmente útil para mantener la continuidad y asegurarte de que las personas clientas siempre interactúen con la misma persona representante, como una Key Account Manager (KAM).
Cómo configurar una persona-asignada predeterminada
Para configurar un asignado predeterminado para un contacto, sigue estos pasos:
- Ir a la bandeja de WhatsApp (haz clic en WhatsApp > Bandeja) y seleccionar la conversación a la que quieres asignar una persona responsable predeterminada.
- En la barra lateral derecha, haz clic en la pestaña "Contacto".
- Buscar la sección "Propietarios de contactos" y hacer clic en el ícono +.
- Usa la lista desplegable para seleccionar a la persona del equipo que debe ser la asignada predeterminada.
- Haz clic en "Guardar" para confirmar la persona asignada predeterminada.
Cuándo usar asignados predeterminados
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Gestión de cuentas clave
Si tú eres la persona responsable de cuentas clave (KAM) para un cliente, quizá quieras seguir siendo su principal punto de contacto. Configurar que tú seas la persona asignada de forma predeterminada asegura que manejes todas las interacciones con ese cliente. -
Soporte especializado
Si un contacto necesita soporte especializado, puedes asignar la conversación a un miembro del equipo con la experiencia necesaria. -
Relaciones con clientes
Mantener una comunicación constante con la misma persona de contacto puede ayudar a crear relaciones más sólidas con tus clientes y mejorar su satisfacción.
Interacción con asignaciones de flujo
Cuando se asigna una conversación mediante un paso de flujo (ya sea el paso "Conversation" o el paso "Team"), el o los usuarios asignados por el flujo y los propietarios del contacto se añadirán al mismo tiempo. Esto garantiza que la persona asignada de forma predeterminada siga participando en la conversación, incluso si se asignan otros miembros del equipo a través de una automatización.
Asignación automática según la primera respuesta
ActiveCampaign ofrece una función que asigna de forma automática a la primera persona que responde a una conversación como la persona asignada predeterminada del contacto. Esto resulta especialmente útil para los equipos de ventas, pero también puede beneficiar a los equipos de soporte.
Cómo configurar la asignación automática
- Ve a Configuración de la bandeja (haz clic en WhatsApp > Configuración > Configuración de la bandeja).
- Busca la configuración llamada "Asignar a la persona que responde primero como asignado predeterminado del contacto?" y actívala.
- Haz clic en "Guardar cambios" para aplicar la configuración.
Ventajas de usar asignaciones automáticas
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Coherencia
Garantiza que la misma persona del equipo gestione todas las interacciones con un contacto para ofrecer una experiencia coherente. -
Eficiencia
Reduce la necesidad de asignaciones manuales y ahorra tiempo y esfuerzo. -
Responsabilidad
Identifica con claridad a la persona del equipo responsable de cada conversación y mejora la responsabilidad y el seguimiento.