Cómo conectar Microsoft Dynamics 365 con ActiveCampaign

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La integración de ActiveCampaign con Microsoft Dynamics 365 proporciona una sincronización bidireccional entre su cuenta de ActiveCampaign y su cuenta de Microsoft Dynamics.

Tome nota

  • Esta integración se configura en su cuenta de Microsoft Dynamics
  • Necesitará su URL y clave de la API de ActiveCampaign para configurar la integración
  • Para configurar y gestionar esta aplicación, los usuarios tendrán que ser administradores del sistema o tener el rol de seguridad de administrador de ActiveCampaign aplicado a ellos en Microsoft Dynamics 365. El administrador del sistema lo hará a través de Configuración avanzada > Configuración de seguridad
  • Para acceder a esta aplicación, los usuarios deberán tener el rol de seguridad de usuario de ActiveCampaign aplicado en Microsoft Dynamics 365. El administrador del sistema o el administrador de seguridad de ActiveCampaign lo harán a través de la sección de gestión de usuarios o en Configuración avanzada > Seguridad
  • Para acceder a los clientes potenciales y contactos de ActiveCampaign, los usuarios necesitarán acceso a las entidades de clientes potenciales y contactos en Microsoft Dynamics 365. El Administrador del Sistema puede lograr esto a través de un rol de seguridad básico de Usuario de Ventas o un rol de seguridad personalizado. Sin acceso, los usuarios no podrán ver los clientes potenciales o contactos de ActiveCampaign en Microsoft Dynamics 365

¿Qué hace la integración con Microsoft Dynamics 365?

La integración de Microsoft Dynamics 365 le permitirá:

  • Sincronizar clientes potenciales y contactos entre Microsoft Dynamics 365 y ActiveCampaign
  • Ver las actividades de marketing en Microsoft Dynamics para cada cliente potencial y contacto sincronizado
  • Añadir clientes potenciales y contactos a las automatizaciones directamente desde el registro de clientes potenciales o contactos en Microsoft Dynamics
  • Envíe campañas de correo electrónico a clientes potenciales y contactos directamente desde el registro de perfil de cliente potencial o contacto en Microsoft Dynamics
  • Activar automatizaciones en ActiveCampaign basadas en actualizaciones
  • Asignar y sincronizar campos personalizados en registros de clientes potenciales y contactos en ambas plataformas

Paso 1: Instalación de la aplicación ActiveCampaign

Para instalar la aplicación de ActiveCampaign en Microsoft Dynamics:

1. Inicie sesión en su cuenta de Microsoft Dynamics.

2. Vaya al AppSource en su cuenta de Microsoft Dynamics. Busque ActiveCampaign.

3. Haga clic en el botón "Get it now".

4. Aparecerá una ventana modal. Completa la información en el modal y haz clic en el botón "Continuar".

5. Complete el resto de los pasos para configurar la aplicación ActiveCampaign en su cuenta de Microsoft Dynamics.

Paso 2 de la configuración: Conectar ActiveCampaign a Microsoft Dynamics

1. Desde su cuenta de Microsoft Dynamics, navegue hasta el entorno de Dynamics que acaba de instalar.

2. Desde este entorno, inicie la sección Apps y haga clic en la opción ActiveCampaign.

3. El panel de control de ActiveCampaign se cargará. Aquí todavía no habrá datos disponibles. Haz clic en la opción "Configuración " situada en el apartado Configuración.

4. Introduzca la URL y la clave de su API de Active Campaign en los campos proporcionados.

5. Haz clic en el botón "Conectar".

6. Aparecerá una ventana de confirmación. Haga clic en el botón " Aceptar".

Su cuenta de ActiveCampaign está ahora conectada a Microsoft Dynamics 365.

Paso 3 de la configuración: Gestión de usuarios

Ahora que su cuenta de ActiveCampaign está conectada a Microsoft Dynamics, puede asignar permisos. Estos permisos dictan qué usuarios de Microsoft Dynamics pueden utilizar las acciones de ventas de ActiveCampaign disponibles con esta integración.

Los permisos se asignan en la página "Gestión de usuarios". Para llegar a ella, haga clic en la opción "Gestión de usuarios" situada en el menú de navegación superior.

ac_assets/index.html - Dynamics 365

Para asignar permisos:

1. Haga clic en el icono "Añadir usuario".

ac_assets/index.html - Dynamics 365

2. Escriba el nombre del usuario en el campo de búsqueda que aparece. A medida que escriba, Microsoft Dynamics le sugerirá nombres. Haga clic en el usuario al que desea asignar permisos.

ac_assets/index.html - Dynamics 365

3. Haga clic en el botón "Añadir".

Paso 4: Configuración de datos

A continuación, debe seleccionar los campos de contactos y clientes potenciales que necesita sincronizar. Esto se hace en la página "Configuración de datos". Para llegar a ella, haga clic en "Configuración de datos", situada en el menú de navegación superior.

ac_assets/index.html - Dynamics 365

Algunas cosas a tener en cuenta en esta página:

  • Todos los campos de contacto estándar de ActiveCampaign ya están asignados a los campos estándar de contactos y clientes potenciales en Microsoft Dynamics
  • Sólo puede asignar campos de contacto personalizados de ActiveCampaign a campos de contactos o clientes potenciales personalizados en Microsoft Dynamics
  • Debe asignar los campos marcados como "obligatorios" en Microsoft Dynamics. Si no lo hace, aparecerá un error en la página
  • Los tipos de campo compatibles aparecerán automáticamente cuando asigne los campos

Si no desea sincronizar ningún campo para clientes potenciales o contactos, haga clic en el conmutador para ponerlo en la posición "Desactivado".

Haga clic en los siguientes enlaces para ampliar las instrucciones de asignación de campos para clientes potenciales y contactos.

Configurar la asignación de clientes potenciales

1. Haga clic en el menú desplegable "Prospectos" y haga clic en una de las siguientes opciones de sincronización:

  • Todos los clientes potenciales creados o actualizados
    Esta opción de sincronización es la forma más sencilla de sincronizar todos los clientes potenciales creados o actualizados a partir de este momento. Cuando se cree o actualice un nuevo cliente potencial, se creará o actualizará en ActiveCampaign la próxima vez que se ejecute la sincronización.
  • Todos los clientes potenciales que coincidan con criterios específicos
    Puede utilizar esta opción si desea sincronizar los clientes potenciales que coincidan con los criterios establecidos, como los clientes potenciales que provienen de una fuente específica. Si el cliente potencial coincide con los criterios establecidos, se creará o actualizará en ActiveCampaign la próxima vez que se ejecute la sincronización.

2. Si utiliza "Todos los clientes potenciales creados y actualizados":

  • Haga clic en el botón "Editar".
  • Haga clic en los campos de ActiveCampaign que desee sincronizar con Microsoft Dynamics. Puede elegir tantos campos como desee
  • Haga clic en el botón "Añadir".
  • Haz clicen cada uno de los desplegables de la columna "Dynamics" y haz clic en el campo de Dynamics al que deseas asignar
  • Haga clic en "Guardar cambios"

3. Si utiliza "Todos los clientes potenciales que coinciden con ciertos criterios":

  • Seleccione el campo que desea utilizar para segmentar sus contactos
  • Elija el operador
  • Introduzca un valor para el campo
  • Haga clic en el botón "Añadir".
  • Aparecerá una segunda opción de segmentación. Puede utilizarla si desea restringir más sus criterios. Si no desea restringir sus criterios, haga clic en el icono de la papelera
  • Para seleccionar y asignar los campos personalizados, siga cada uno de los puntos enumerados en el paso 2 anterior
  • Haga clic en "Guardar cambios".
Configurar la asignación de contactos

1. Haz clic en el menú desplegable "Contactos " y haz clic en una de las siguientes opciones de sincronización:

  • Todos los contactos creados o actualizados
    Esta opción de sincronización es la forma más sencilla de sincronizar todos los contactos creados o actualizados a partir de este momento. Cuando se cree o actualice un nuevo contacto, se creará o actualizará en ActiveCampaign la próxima vez que se ejecute la sincronización.
  • Todos los contactos que coincidan con criterios específicos
    Es posible que quieras utilizar esta opción si deseas sincronizar los contactos que coincidan con los criterios establecidos, como los contactos que provienen de una fuente específica. Si el contacto coincide con los criterios establecidos, se creará o actualizará en ActiveCampaign la próxima vez que se ejecute la sincronización.

2. Si utiliza "Todos los contactos creados y actualizados":

  • Haz clic en el botón "Editar".
  • Haga clic en los campos de ActiveCampaign que desee sincronizar con Microsoft Dynamics 365. Puedes elegir tantos campos como quieras
  • Haz clic en el botón "Añadir".
  • Haz clicen cada uno de los desplegables bajo la columna "Dynamics" y haz clic en el campo de Dynamics al que deseas asignar
  • Haz clic en "Guardar cambios"

3. Si utiliza "Todos los contactos que coinciden con ciertos criterios":

  • Seleccione el campo que desea utilizar para segmentar sus contactos
  • Elija el operador
  • Introduzca un valor para el campo "Valor
  • Haga clic en el botón "Añadir".
  • Aparecerá una segunda opción de segmentación. Puede utilizarla si desea restringir sus criterios. Si no desea restringir sus criterios, haga clic en el icono de la papelera
  • Para seleccionar y asignar los campos personalizados, siga cada uno de los puntos enumerados en el paso 2 anterior
  • Haga clic en "Guardar cambios".

Paso 5: Configuración de la sincronización

Una vez que hayas completado el paso de configuración de datos, puedes establecer tus ajustes de sincronización. Esto se hace en la página "Ajustes de sincronización". Para llegar a ella, haz clic en "Ajustes de sincronización", situada en el menú de navegación superior.

ac_assets/index.html - Dynamics 365

Hay tres ajustes de sincronización diferentes que puedes configurar: Sincronización global, inicial y programación de trabajos.

ac_assets/index.html - Dynamics 365

Sincronización global

Está activada por defecto. Cuando esté activada, se ejecutará la "Sincronización inicial" una sola vez.

Para detener la sincronización de los datos con ActiveCampaign, haga clic en la palanca para ponerla en la posición "Off".

Los datos no pueden sincronizarse desde Microsoft Dynamics 365 a ActiveCampaign si esta configuración está desactivada.

Sincronización inicial

Esta sincronización única se ejecuta cuando el conmutador de "Sincronización global" se establece en "Activado". Todos los contactos o clientes potenciales que cumplan sus criterios en "Configuración de datos" se sincronizarán desde Microsoft Dynamics a ActiveCampaign.

Programación de trabajos

Aquí es donde se configuran las sincronizaciones recurrentes entre Microsoft Dynamics y ActiveCampaign.

Para ello, haga clic en el menú desplegable "Frecuencia del trabajo" y, a continuación, haga clic en la opción de programación que más le convenga. Puede elegir entre las siguientes opciones de frecuencia:

  • 1 hora
  • 2 horas
  • 4 horas
  • 6 horas
  • 8 horas
  • 12 horas
  • Una vez al día

La configuración de la integración está ahora completa.

No es posible forzar la sincronización inmediata con esta integración. Los clientes potenciales y los contactos se sincronizarán entre plataformas cuando se ejecute la siguiente sincronización programada.

Próximos pasos de la integración

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