Conectar ActiveCampaign a Microsoft Dynamics 365

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La integración de ActiveCampaign con Microsoft Dynamics 365 proporciona una sincronización bidireccional entre su cuenta de ActiveCampaign y su cuenta de Microsoft Dynamics.

Toma nota

  • Esta integración se configura en su cuenta de Microsoft Dynamics
  • Necesitará la URL y la clave de la API de ActiveCampaign para configurar la integración
  • Para configurar y administrar esta app, los usuarios deben ser administradores del sistema o tener aplicado el rol de seguridad de administrador de ActiveCampaign en Microsoft Dynamics 365. El administrador del sistema hará esto a través de Configuración avanzada > Configuración de seguridad
  • Para acceder a esta app, los usuarios deben tener aplicado el rol Seguridad de usuario de ActiveCampaign en Microsoft Dynamics 365. El administrador del sistema o el administrador de seguridad de ActiveCampaign lo harán a través de la sección Administración de usuarios o en Configuración > seguridad avanzadas
  • Para acceder a prospectos y contactos de ActiveCampaign, los usuarios necesitan acceso a las entidades de prospectos y contactos en Microsoft Dynamics 365. El administrador del sistema puede lograr esto a través de un rol de seguridad básico de usuario de sales o personalizado. Sin acceso, los usuarios no podrán ver prospectos o contactos de ActiveCampaign en Microsoft Dynamics 365
  • Comenzaremos a sincronizar la información de cuentas inmediatamente si actualizas esta app de la versión 1.24 a la 1.25 o superior. Si no desea sincronizar cuentas, haga clic en el interruptor de sincronización de cuentas a la posición "Desactivado". Este conmutador se encuentra en la sección Configuración de datos de la configuración de la app ActiveCampaign en Microsoft Dynamics

¿Qué hace la integración de ActiveCampaign con Microsoft Dynamics 365?

Esta integración le permite:

  • Sincronice prospectos, contactos e información de cuenta entre Microsoft Dynamics 365 y ActiveCampaign
  • Sincronizar oportunidades de Microsoft Dynamics 365 a ActiveCampaign
  • Ver actividades de marketing en Microsoft Dynamics para cada prospecto y contacto sincronizados
  • Agregar prospectos y contactos a automatizaciones directamente desde el registro de prospectos o contactos en Microsoft Dynamics
  • Enviar campañas de correo electrónico a prospectos y contactos directamente desde el registro de perfil de prospecto o contacto en Microsoft Dynamics
  • Si sincroniza oportunidades, estarán disponibles dos nuevos desencadenantes de automatización: "Se crea la oportunidad de D365" y "Se actualiza la oportunidad de D365". Con estos desencadenantes, puede segmentar aún más los contactos que ingresan a la automatización por todos los campos sincronizados desde una oportunidad o usar el generador de segmentos para crear condiciones específicas utilizando campos de oportunidad.

Configuración Paso 1: Instalar la app ActiveCampaign

Para instalar la app ActiveCampaign en Microsoft Dynamics:

  1. Inicie sesión en su cuenta de Microsoft Dynamics.
  2. Vaya a AppSource en su cuenta de Microsoft Dynamics. Busque ActiveCampaign.
  3. Haga clic en el botón "Obtenerlo ahora".
  4. Aparecerá una ventana modal. Complete la información en el modal y haga clic en el botón "Continuar".
  5. Complete el resto de los pasospara configurar la app ActiveCampaign en su cuenta de Microsoft Dynamics.

Paso 2 de configuración: Conectar ActiveCampaign a Microsoft Dynamics

  1. Desde su cuenta de Microsoft Dynamics, navegue hasta el entorno de Dynamics que instaló.
  2. Desde este entorno, inicie la sección Apps y haga clic en la opción ActiveCampaign.
  3. Se cargará el panel de ActiveCampaign. No habrá datos disponibles aquí todavía. Haga clic en la opción "Configuración" ubicada en "Configuración".
  4. Introduzca la URL y la clave de la API de ActiveCampaign en los campos correspondientes.
  5. Haz clic en el botón "Conectar".
  6. Aparecerá una ventana de confirmación. Haga clic en el botón "Aceptar".

Su cuenta de ActiveCampaign ahora está conectada a Microsoft Dynamics 365.

Paso 3 de configuración: Administración de usuarios

Ahora que su cuenta de ActiveCampaign está conectada a Microsoft Dynamics, puede asignar permisos. Estos permisos dictan qué usuarios de Microsoft Dynamics pueden usar las acciones de sales de ActiveCampaign disponibles con esta integración.

Los permisos se asignan en la página "Administración de usuarios". Haga clic en la opción "Administración de usuarios" en el menú de navegación superior.

MSD_User_management_page.png

Para asignar permisos:

  1. Haga clic en el icono "Agregar usuario".
    MSD_Add_User_icon.png
  2. Escriba el nombre del usuario en el campo de búsqueda que aparece. A medida que escribe, Microsoft Dynamics le sugerirá nombres. Haga clic en el usuario al que desea asignar permisos.
    MSD_add_user_example.png
  3. Haga clic en el botón "Agregar".

Paso de instalación 4: Configuración de datos

A continuación, seleccione los campos de contacto, cliente potencial y cuenta que desee sincronizar. Esto se hace en la página "Configuración de datos". Haga clic en "Configuración de datos" en el menú de navegación superior para llegar allí.

Algunas cosas a tener en cuenta en esta página:

  • Debe asignar campos marcados como "Obligatorios" en Microsoft Dynamics. Si no lo hace, aparecerá un error en la página
  • Los tipos de campo compatibles aparecerán automáticamente al asignar campos
  • No es posible asignar campos de oportunidad de venta en ActiveCampaign con campos en Microsoft Dynamics
  • Puede desactivar la asignación de los campos estándar de contactos y prospectos, excepto los campos "Correo electrónico" y "Cuenta", y reasignarlos a campos personalizados

Si no desea sincronizar campos para prospectos, contactos o cuentas, haga clic en el interruptor para establecerlo en la posición "Desactivado".

Configurar el mapeo de prospectos

  1. Haz clic en el menú desplegable "prospectos" y, a continuación, elige una de las siguientes opciones de sincronización:
    • Todos los prospectos creados o actualizados Esta opción de sincronización es la forma más fácil de sincronizar todos los prospectos creados o actualizados
      a partir de este momento. Cuando se crea o actualiza un nuevo cliente potencial, se creará o actualizará en ActiveCampaign la próxima vez que se ejecute la sincronización.
    • Todos los prospectos que coinciden con criterios específicos Es posible que desee utilizar esta opción para sincronizar prospectos que coincidan con los criterios
      establecidos, como prospectos de una fuente específica. Si el cliente potencial coincide con sus criterios, se creará o actualizará en ActiveCampaign la próxima vez que se ejecute la sincronización.
  2. Si utiliza "Todos los prospectos creados y actualizados":
    • Haga clic en el botón "Editar"
    • Haga clic en los campos de ActiveCampaign que desea sincronizar con Microsoft Dynamics. Puedes elegir tantos campos como quieras
    • Haga clic en el botón "Agregar"
    • Haga clic en cada menú desplegable debajo de la columna "Dinámica" y haga clic en el campo Dinámica al que desea asignar
    • Haga clic en "Guardar cambios"
  3. Si utiliza "Todos los prospectos que coinciden con ciertos criterios":
    • Seleccione el campo que desea utilizar para segmentar sus contactos
    • Elija el operador
    • Introduzca un valor para el campo
    • Haga clic en el botón "Agregar"
    • Aparecerá una segunda opción de segmentación. Puede usar esto si desea reducir más sus criterios. Si no quieres limitar tus criterios, haz clic en el icono de la papelera
    • Para seleccionar y asignar campos personalizados, siga los pasos indicados en el paso 2
    • Haga clic en "Guardar cambios"

Configurar la asignación de contactos

  1. Haz clic en el menú desplegable "Contactos" y, a continuación, elige una de las siguientes opciones de sincronización:
    • Todos los contactos creados o actualizados Esta opción de sincronización es la forma más fácil de sincronizar todos los contactos creados o actualizados
      a partir de este momento. Cuando se crea o actualiza un nuevo contacto, se creará o actualizará en ActiveCampaign la próxima vez que se ejecute la sincronización.
    • Todos los contactos que coinciden con criterios específicos
      Puede usar esta opción para sincronizar contactos que coincidan con los criteriosestablecidos, como los contactos de una fuente específica. Si el contacto coincide con sus criterios, se creará o actualizará en ActiveCampaign la próxima vez que se ejecute la sincronización.
  2. Si utiliza "Todos los contactos creados y actualizados":
    • Haga clic en el botón "Editar"
    • Haga clic en los campos de ActiveCampaign que desea sincronizar con Microsoft Dynamics 365. Puedes elegir tantos campos como quieras
    • Haga clic en el botón "Agregar"
    • Haga clic en cada menú desplegable debajo de la columna "Dinámica" y haga clic en el campo Dinámica al que desea asignar
    • Haga clic en "Guardar cambios"
  3. Si utiliza "Todos los contactos que coinciden con ciertos criterios":
    • Seleccione el campo que desea utilizar para segmentar sus contactos
    • Elija el operador
    • Introduzca un valor para el campo "Valor"
    • Haga clic en el botón "Agregar"
    • Aparecerá una segunda opción de segmentación. Puede usar esto si desea reducir sus criterios. Si no quieres limitar tus criterios, haz clic en el icono de la papelera
    • Para seleccionar y asignar campos personalizados, siga los pasos indicados en el paso 2
    • Haga clic en "Guardar cambios"

Configurar asignación de cuentas

  1. Haz clic en el menú desplegable "Cuentas" y, a continuación, elige una de las siguientes opciones de sincronización:
    • Todas las cuentas creadas o actualizadas Esta opción de sincronización es la forma más fácil de sincronizar todas las cuentas creadas o actualizadas
      a partir de este momento. Cuando se crea o actualiza una nueva cuenta, se creará o actualizará en ActiveCampaign la próxima vez que se ejecute la sincronización.
    • Todas las cuentas que coinciden con criterios
      específicos Puede usar esta opción para sincronizar cuentas que coincidan con sus criterios. Si la cuenta coincide con los criterios establecidos, se creará o actualizará en ActiveCampaign la próxima vez que se ejecute la sincronización.
  2. Si utiliza "Todas las cuentas creadas y actualizadas":
    • Haga clic en el botón "Editar"
    • Haga clic en los campos de ActiveCampaign que desea sincronizar con Microsoft Dynamics 365. Puedes elegir tantos campos como quieras
    • Haga clic en el botón "Agregar"
    • Haga clic en cada menú desplegable debajo de la columna "Dinámica" y haga clic en el campo Dinámica al que desea asignar
    • Haga clic en "Guardar cambios"
  3. Si utiliza "Todas las cuentas que coinciden con ciertos criterios":
    • Seleccione el campo que desea utilizar para segmentar sus cuentas
    • Elija el operador
    • Introduzca un valor para el campo "Valor"
    • Haga clic en el botón "Agregar"
    • Aparecerá una segunda opción de segmentación. Puede usar esto si desea reducir sus criterios. Si no quieres limitar tus criterios, haz clic en el icono de la papelera
    • Para seleccionar y asignar campos personalizados, siga los pasos indicados en el paso 2
    • Haga clic en "Guardar cambios"

Reasignar campos estándar a campos personalizados

Puede reasignar cualquier campo estándar, excepto los campos de dirección de correo electrónico y relación (cuenta), a un campo personalizado para prospecto y contactos. Por ejemplo, puede asignar el campo estándar Título del puesto a un campo personalizado de prospecto en Microsoft Dynamics llamado "Puesto"

  1. En la página Configuración de datos de ActiveCampaign, , haga clic en el símbolo (^) para expandir las "Asignaciones estándar" de prospecto, contactos o cuentas. 
  2. Cada campo (excepto Correo electrónico y Cuenta) tendrá un conmutador en la posición "Activado". Para asignar uno de estos campos a un campo personalizado en Microsoft Dynamics, haga clic en ese conmutador para ponerlo en la posición "Desactivado". 
  3. Haga clic en el botón "Guardar configuración" en la parte inferior de página. 
  4. Aparecerá una ventana modal. En la parte superior, verá el campo estándar que ahora puede asignar a un campo personalizado. Haz clic en ese campo y luego en "Añadir"
  5. El campo estándar aparecerá ahora en "Asignaciones personalizadas" Haga clic en el campo "Dynamics" seleccione el campo al que desea asignar. 
  6. Haz clic en "Guardar cambios" > "Aceptar"

El campo estándar se asigna ahora al campo personalizado de su elección. Además, el campo estándar aparecerá en "Asignaciones estándar" con el estado "Desactivado". Si vuelve a activar el estado "Activado", se deshará la asignación personalizada y se mantendrá la opción de asignación estándar.

Configurar la sincronización de oportunidades

Para sincronizar Oportunidades, deben tener una relación con un contacto de sincronización. Una vez agregadas a su cuenta de ActiveCampaign, las oportunidades estarán disponibles en los registros de contacto en el cuadro Objetos personalizados. 

Para sincronizar oportunidades con tu cuenta de ActiveCampaign:

  1. Haz clic en el botón de alternancia de Seguimiento de sitio para establecerlo en la posición "Activado".
  2. Haz clic en el primer menú desplegable y elige las oportunidades que deseas sincronizar con tu cuenta. Puede elegir entre las siguientes opciones:
    • Todas las oportunidades creadas o actualizadas
    • Todas las oportunidades que coinciden con ciertos criterios
    • Criterios personalizados, establecidos manualmente
  3. En "Asignaciones estándar", cinco campos se sincronizarán con su cuenta, incluido Est. Ingresos, est. Fecha de cierre, ingresos reales y etapa. Estos campos se asignan automáticamente. No es posible cambiar la asignación para estos campos.
  4. Cuando termine, haga clic en "Guardar cambios".

Configuración Paso 5: Configuración de sincronización

Puedes establecer tus ajustes de sincronización una vez hayas completado el paso de configuración de datos. Esto se hace en la página "Configuración de sincronización". Para llegar allí, haga clic en "Configuración de sincronización" en el menú de navegación superior.

MSD_Sync_Settings_page.png

Hay tres opciones de sincronización diferentes que puede configurar: Global, Inicial y Programación de trabajos.

Sincronización global

Esto está activado de forma predeterminada. Cuando esté activado, se ejecutará la "Sincronización inicial" de una sola vez. Para pausar la sincronización de datos con ActiveCampaign, haga clic en el interruptor para establecerlo en la posición "Desactivado". Si esta opción está desactivada, los datos no se pueden sincronizar de Microsoft Dynamics 365 a ActiveCampaign.

Sincronización inicial

Esta sincronización única se ejecuta cuando el interruptor "Sincronización global" está configurado en "Activado". Todos los contactos o prospectos que cumplan con sus criterios de "Configuración de datos" se sincronizarán de Microsoft Dynamics a ActiveCampaign.

Horario de trabajo

Aquí es donde se configuran las sincronizaciones periódicas entre Microsoft Dynamics y ActiveCampaign.

Para hacerlo, haga clic en el menú desplegable "Frecuencia de trabajo", luego haga clic en la opción de programación que mejor se adapte a sus necesidades. Puede elegir entre las siguientes opciones de frecuencia:

  • 1 hora
  • 2 horas
  • 4 horas
  • 6 horas
  • 8 horas
  • 12 horas
  • Una vez al día

La configuración de la integración ya se ha completado.

No es posible forzar sincronizaciones inmediatas con esta integración. Los prospectos y los contactos se sincronizarán entre plataformas cuando se ejecute la próxima sincronización programada.

Próximos pasos de integración

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