Utiliser l'intégration ActiveCampaign Google Sheets

Apprenez à utiliser l'intégration Google Sheets pour importer des données dans ActiveCampaign ou envoyer des contacts vers un Google Sheet.   

Prenez note

• Assurez-vous que le Google Sheet auquel vous vous connectez dispose des autorisations appropriées pour modifier le Sheet en tant que propriété ou partagée directement avec un groupe
• N'incluez pas de point d'interrogation (?) dans le nom du Google Sheet 

À propos de l'intégration de Google Sheets

Cette intégration offre deux options de synchronisation distinctes. L'une des options consiste à importer des données dans votre compte ActiveCampaign (synchronisation entrante) et l'autre à transférer des contacts dans un Google Sheet par le biais d'une action d'automatisation (synchronisation sortante).

Avec cette intégration, vous pouvez choisir d'utiliser l'une ou l'autre des options ou les deux. Cependant, ils fonctionnent séparément.

Synchronisation entrante - Synchronisation des données d'un Google Sheet vers ActiveCampaign 

Cette option permet d'importer des données dans votre compte ActiveCampaign. Vous pouvez faire correspondre les colonnes de votre Google Sheet à des contacts, des contrats, des comptes et des objets personnalisés privés dans ActiveCampaign. Si vous choisissez de mettre en correspondance des contacts, ils recevront des tags spécifiques à l'intégration qui apparaîtront sur leurs enregistrements.

Comment fonctionne la synchronisation

La synchronisation a lieu toutes les heures. Lors de la configuration de l'intégration, choisissez l'une des options suivantes :

• Importer des données et importer automatiquement de nouvelles données à l'avenir
• Importer des données et ne pas importer automatiquement de nouvelles données

La synchronisation ne transfère pas automatiquement les mises à jour apportées aux données de votre feuille si elles ont déjà été synchronisées.

Pour synchroniser les mises à jour apportées aux contacts dans votre fiche, utilisez le bouton « Redémarrer ». Ce bouton est disponible sur la page de l'application Google Sheets lorsque l'intégration est connectée.

Une fois que vous aurez cliqué sur ce bouton, l'intégration recherchera les mises à jour de votre fiche, en commençant par la première ligne et toutes les heures.

À propos de mise en correspondance des champs

Cette intégration n'importe pas de nouveaux champs personnalisés. Avant de commencer, assurez-vous que tous les champs personnalisés sont créés dans ActiveCampaign afin que vous puissiez les faire correspondre aux colonnes de votre Google Sheet.

Tags du contact

La synchronisation entrante ajoutera les tags suivants aux contacts :

• google-sheets-integration
• google-sheets-integration-document_name-sheet_name
  • Ce tag secondaire fournit le nom du document et le nom de la fiche à partir desquels le contact a été importé

Préparez votre Google Sheet pour une synchronisation entrante

• Supprimez toute ponctuation du nom de votre Google Sheet et du nom de votre feuille de calcul. Dans le cas contraire, les données ne seront pas importées dans ActiveCampaign
• Assurez-vous que votre feuille de calcul dispose des autorisations appropriées pour modifier la feuille, qu'elle soit détenue ou partagée directement avec un groupe, et non un lien vers la feuille elle-même
• La première ligne de votre feuille doit être une ligne d'en-tête. Nous lisons cette ligne lors de l'étape de mise en correspondance pour vous montrer les noms des colonnes de votre feuille. Nous ne lisons pas cette ligne pendant le traitement
• Toutes les colonnes contenant des données seront importées. Assurez-vous que vos colonnes sont correctement remplies
  • Exemple de configuration incorrecte : 
    
  • Exemple de configuration correcte
    

• Champs de date
  • Contact, compte ou offre - les formats de date autorisés sont les suivants : AAAA-MM-JJ, AAAA/MM/JJ ou MM/JJ/AAAA
  • Objets personnalisés - seul format autorisé : AAAA-MM-JJ
• Champs de date
  • Le format de date autorisé est Organisation internationale de normalisation (ISO) uniquement. aaa-MM-jjTHH:mm:ss-hh:mm ou aaaa-MM-jjTHH:mm:ss+hh:mm
• Champs multi-sélection
  • Entourez les valeurs de sélection d'un double tuyau comme délimiteur « || ». 
    • Ex. ||Option 1|||Option 2|| 
  • Pour une valeur de sélection unique, il est possible d'entourer avec des tuyaux doubles ou sans tuyaux.
    • Ex. ||Option 1|| ou Option 1
• Champs de devises
  • Utilisez le texte, le nombre, l'automatique sur le Google Sheet. Les devises et les arrondis de devises ne sont pas autorisés
• Comment utiliser les champs Compte de l'offre et Identifiant du contact ?
  • Utilisez le compte de l'offre/identifiant du contact pour associer une offre à un compte/contact existant
  • Si la mise en correspondance de l'objet compte/contact et le champ d'identification du compte/contact de l'offre sont tous deux spécifiés dans la mise en correspondance, l'offre sera associée à la mise en correspondance de l'objet compte/contact au lieu du champ d'identification du compte/contact de l'offre

Synchroniser les données d'un Google Sheet vers ActiveCampaign

1. Depuis votre compte ActiveCampaign, cliquez sur « Apps ».
2. Recherchez « Google Sheets ».
3. Cliquez sur l'option « Google Sheets » pour l'ouvrir.
4. La page de l'application Google Sheets se charge. Cliquez sur le bouton « Importer les données ».
5. Une fenêtre modale apparaît. Cliquez sur le bouton « Connecter ».
6. Vous serez dirigé vers une page où vous devrez vous connecter à votre compte Google.
7. Sur la page suivante, cliquez sur « Autoriser » pour donner à ActiveCampaign la permission d'accéder à votre compte Google.
8. Vous serez redirigé vers la page de configuration de Google Sheets dans ActiveCampaign. Cliquez sur le bouton « Continuer ». 
9. Sur l'écran Sélectionner une feuille, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner la feuille de calcul et la feuille que vous voulez synchroniser avec ActiveCampaign.
10. Cliquez sur le bouton « Continuer ».  
11. Sur l'écran de mise en correspondance, mettez en correspondance chaque champ que vous souhaitez synchroniser. 
    • Pour les objets standard (contacts, offres et comptes), nous présentons les champs obligatoires nécessaires à l'établissement d'une correspondance.
    • Si vous mettez en correspondance l'un des champs suivants de l'offre - Devise, Propriétaire de l'offre, Pipeline ou Étape - vous pouvez mettre en correspondance les valeurs dans ActiveCampaign ou utiliser l'option « Mettre en correspondance à partir de la source ». L'option « Mettre en correspondance à partir de la source » vous permet d'ignorer une sélection dans la liste de valeurs fournie et de revenir à la mise en correspondance des données à partir de votre source tierce
    • Pour mettre en correspondance des champs supplémentaires, cliquez sur « Ajouter une mise en correspondance de champ ».
    • Pour supprimer un champ, cliquez sur l'icône de la corbeille
12. Sur l'écran de Synchronisation du calendrier, cliquez sur l'option d'importation que vous souhaitez utiliser, puis tapez le nom de la synchronisation dans le champ prévu à cet effet.
13. Cliquez sur le bouton « Terminer ».

La feuille connectée sera ajoutée à la section « Importations » de la page de l'application Google Sheets. Cette page vous permet de consulter l'état de l'importation et la date de dernière réception, de relancer l'importation, de modifier l'importation ou de supprimer l'importation.

Synchronisation sortante - Synchronisation des contacts d'ActiveCampaign vers un Google Sheet

Avec cette option, vous avez besoin d'une automatisation active qui utilise l'action « Ajouter une ligne dans Google Sheets ».

Au fur et à mesure que les contacts passent par cette action, leurs données mises en correspondance sont synchronisées en temps réel avec la prochaine ligne disponible dans votre feuille de calcul connectée.

Cette intégration n'est pas destinée à l'exportation massive de contacts. Découvrez comment exporter des contacts en masse.

À propos de l'action d'automatisation « Ajouter une ligne dans Google Sheets »

Vous ne pouvez utiliser qu'une seule feuille de calcul Google par action d'automatisation « Ajouter une ligne dans Google Sheets ».

En outre, seuls les champs de contact peuvent être synchronisés avec la feuille de calcul. Cela inclut les champs de contact standard et les champs de contact personnalisés.

Une fois que vous avez ajouté l'action à votre automatisation, une invite vous guidera à travers les étapes de connexion et de configuration suivantes :

• Connectez-vous à un compte Google
• Sélectionnez une feuille de calcul. Il peut s'agir d'une feuille de calcul que vous possédez, qui se trouve sur un disque partagé auquel vous pouvez accéder ou qui vous a été communiquée
• Faire correspondre les champs de contact avec les colonnes de votre feuille de calcul

Synchronisation des champs de date personnalisés avec Google Sheets

Les champs de date personnalisés qui sont synchronisés avec votre feuille Google ont le format suivant : Année-Mois-Jour, comme « 2023-03-09 ».

En outre, tous les champs DateHeure personnalisés qui sont synchronisés avec votre Google Sheet auront le format suivant : année-mois-jourTheure:minute:seconde:milliseconde décalage de fuseau horaire, comme « 2023-03-21T22:15:00-07:00 »

Tags du contact

La synchronisation sortante n'ajoute pas de tags aux contacts. Si vous souhaitez ajouter un tag au contact, vous pouvez le faire avec l'action d'automatisation « Ajouter un tag ».

Utilisez l'action d'automatisation « Ajouter une ligne dans Google Sheets » pour ajouter des contacts à un Google Sheet

1. Dans votre automatisation, cliquez sur « Appli de CX » dans le menu de droite.
2. Faites glisser l'action « Ajouter une ligne dans Google Sheets » vers votre automatisation.
3. Un modal va s'ouvrir. Cliquez sur le bouton « Connecter ».
4. La liste des comptes Google auxquels vous avez accès s'affiche. Cliquez sur le compte Google que vous souhaitez connecter.
5. Sur l'écran suivant, donnez la permission à ActiveCampaign d'accéder à votre compte Google. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Autoriser ».
6. Vous serez redirigé vers votre compte ActiveCampaign. Cliquez sur le bouton « Continuer ».
7. Ensuite, , sélectionnez la feuille de calcul et le nom de la feuille que vous souhaitez connecter. Cliquez ensuite sur le bouton « Continuer ».
   • Notez que si vous ne voyez pas la feuille de calcul que vous souhaitez mettre à jour dans la liste déroulante, vous pouvez la taper dans le champ puis cliquer dessus pour la sélectionner.
8. Sur l'écran de mise en correspondance, mettez en correspondance chaque champ que vous souhaitez synchroniser.
   • Pour mettre en correspondance des champs supplémentaires, cliquez sur « Ajouter une mise en correspondance de champ ».
   • Pour supprimer un champ, cliquez sur l'icône de la corbeille
     La liste déroulante Google Sheets comporte des champs appelés Colonne A, Colonne B, etc. Il ne reconnaît pas les noms d'en-tête de colonne. Nous vous recommandons d'ouvrir une fenêtre ou un onglet distinct avec votre feuille de calcul Google Sheets affichée pendant que vous mettez en correspondance les champs. Cela permettra de savoir plus facilement quelles données se trouvent dans quelle colonne.
9. Cliquez sur le bouton « Terminer » lorsque vous avez terminé.

L'action sera ajoutée à votre automatisation.

Google Sheets apparaîtra également sous « Apps connectées » dans votre compte ActiveCampaign.

Comment déconnecter les synchronisations entrantes et sortantes ?

Il existe différentes options que vous pouvez utiliser pour déconnecter l'intégration. Une fois déconnectée, les informations ne seront plus synchronisées. Les données précédemment synchronisées resteront dans votre compte ActiveCampaign et/ou Google Sheets.

Arrêtez d'importer des contacts depuis Google Sheets

Lorsque vous déconnectez Google Sheets, votre compte Google reste connecté à ActiveCampaign. Une fois la feuille déconnectée, toutes les synchronisations d'importation s'arrêtent.

1. Cliquez sur « Apps » dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur « Apps connectées ».
3. Cliquez sur l'option Google Sheets pour l'ouvrir.
4. Cliquez sur l'onglet « Importations ».
5. Cliquez sur le curseur vers le bas pour l'importation que vous souhaitez déconnecter.
6. Cliquez sur l'option « Supprimer l'importation ».

Ne plus ajouter de contacts à Google Sheets

Vous pouvez empêcher la synchronisation des contacts avec votre Google Sheet en supprimant l'action « Ajouter à un Google Sheet » de votre automatisation.  

Notez que votre compte Google sera toujours connecté à ActiveCampaign.

Déconnectez votre compte Google d'ActiveCampaign

Vous pouvez déconnecter votre compte Google d'ActiveCampaign. Lorsque votre compte Google est déconnecté, les synchronisations n'ont plus lieu.

1. Cliquez sur « Apps » dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur « Apps connectées ».
3. Cliquez sur l'application « Google Sheets ».
4. Cliquez sur le bouton « Déconnecter » dans la fenêtre modal.

Votre compte Google sera déconnecté d'ActiveCampaign. Un message de confirmation s'affiche en haut de la page de l'app Google Sheets.