Connecter Acuity à ActiveCampaign

Connectez Acuity Scheduling pour synchroniser les contacts et les détails de rendez-vous avec votre compte ActiveCampaign. Avec cette intégration, vous ne manquerez plus jamais une occasion de faire du marketing ou de communiquer de manière personnalisée avec une personne qui a pris rendez-vous avec vous.

Parmi les fonctionnalités clés figurent l’ajout de contacts à ActiveCampaign, la synchronisation des détails des rendez-vous, le déclenchement d’automatisations et le mappage de formulaires d’inscription personnalisés Acuity. Vos données seront accessibles dans un enregistrement d’objet personnalisé Acuity Scheduling au sein de la fiche contact.

Remarque

• Il s’agit d’une synchronisation à sens unique d’Acuity Scheduling vers ActiveCampaign
• Prérequis :
  • Vous aurez besoin d’un compte Acuity et d’un compte ActiveCampaign sur Plus ou une offre supérieure pour terminer cette configuration
  • Vous devez configurer au moins un type de rendez-vous dans Acuity pour synchroniser les données de réservation
• Configuration de votre compte ActiveCampaign pour le mappage des champs :
  • Une adresse e-mail est requise
  • Nous vous recommandons de créer un groupe de champs personnalisés Acuity Scheduling avec des champs personnalisés pour chacun de vos formulaires d’inscription Acuity
• Cette intégration ne prend pas en charge :
  • L’ajout d’un contact à une liste. Vous pouvez utiliser notre bloc d’action "S’abonner à la liste" dans une automatisation pour le faire
  • Transmission des données issues des cartes cadeaux, forfaits et abonnements

Connecter Acuity à ActiveCampaign

1. Depuis votre compte ActiveCampaign, cliquez sur votre profil > Applications.
   

2. Recherchez "Acuity."
3. Cliquez sur le bouton « Ajouter un compte ».
4. Une fenêtre modale apparaîtra :
   • Cliquez sur "Connect"
   • Suivez les instructions d’autorisation, puis cliquez sur "Continuer"
   • Sur l’écran suivant, sélectionnez le rendez-vous Acuity à partir duquel vous souhaitez synchroniser les contacts
   • Cliquez sur "Continuer"
   • Sur l’écran suivant, nous afficherons tous les objets et les champs associés qui seront synchronisés avec votre compte ActiveCampaign. Cliquez sur "Continuer"
   • Sur l’écran suivant, faites correspondre la liste des champs Acuity aux champs ActiveCampaign. Le champ "Adresse e-mail" est obligatoire.
   • Pour faire correspondre des champs supplémentaires, cliquez sur "Ajouter un mappage de champ"
   • Cliquez sur le bouton "Terminer"

La configuration de votre intégration est terminée et nous afficherons la ressource connectée sur la page d’applications Acuity. Au fur et à mesure que vos clients prendront des rendez-vous avec vous, ils seront synchronisés avec votre compte ActiveCampaign.

Fonctionnement de l’intégration Acuity Scheduling

La configuration de l’intégration s’effectue dans votre compte ActiveCampaign. Une fois l’intégration configurée, les données de réunions et de contacts seront synchronisées avec ActiveCampaign lorsque l’un des événements suivants se produira :

• Rendez-vous planifié
• Rendez-vous replanifié
• Rendez-vous annulé
• Rendez-vous modifié

Ce à quoi vous attendre lors de la synchronisation

Lorsque nous synchronisons des données depuis Acuity, une fiche contact est créée ou mise à jour dans ActiveCampaign. Cet enregistrement inclut le nom du contact, son adresse e‑mail, ainsi que d’autres champs relatifs au rendez-vous dans Acuity.

Les fiches contact hébergeront un enregistrement d’objet personnalisé Rendez-vous Acuity. Cet objet personnalisé affiche les données de rendez-vous pour le contact synchronisé à partir de ce moment-là. Ces données comprennent :

• Type de rendez-vous
• Date et heure du rendez-vous
• Date et heure de création du rendez-vous
• Prix du rendez-vous
• Prix du rendez-vous vendu
  
  

Si vous cliquez sur le bouton « Détails », une fenêtre s'affiche avec des informations supplémentaires :

• Rendez-vous payé
• Montant payé pour le rendez-vous
• Catégorie de rendez-vous
• Durée du rendez-vous
• Calendrier des rendez-vous
• Page de confirmation
• Lien de paiement
• Lieu
• Notes
• Annulé
• Texte du formulaire
• Vérifié
• Planificateur
• ID du rendez-vous
• Vos questions personnalisées du formulaire d'accueil
  

Créer des champs pour le mappage de champs personnalisés

Si vous utilisez les formulaires d'accueil Acuity avec votre planificateur, nous vous recommandons de créer un groupe de champs personnalisés Acuity Scheduling pour chaque formulaire d'accueil. Cela vous permet de segmenter des réponses spécifiques de vos réservations. Découvrez comment créer des champs personnalisés. ici.

Comment les modifications de rendez-vous sont-elles enregistrées ?

Si le statut d'un rendez-vous change, par exemple de « Planifié » à « Replanifié », le statut du participant dans ActiveCampaign sera mis à jour dans les champs suivants :

• Date et heure du rendez-vous : Mise à jour pour indiquer l'heure à laquelle le rendez-vous a été reprogrammé
• Annulé : Mis à jour de « false » à « true »

Modification manuelle des enregistrements

Nous déconseillons de modifier manuellement les enregistrements, car les modifications ne seront pas répercutées dans la plateforme Acuity Scheduling. Cependant, dans certains cas (comme l'acceptation d'un paiement en espèces) où un client prend rendez-vous avec vous hors ligne, vous pouvez ajouter manuellement un enregistrement de rendez-vous Acuity en cliquant sur le lien « Acuity Appointment - Add a Record » situé dans le widget Objet personnalisé sur la fiche d'un contact.

Tags ajoutés aux contacts

Lorsque les contacts sont synchronisés depuis l'intégration des rendez-vous Acuity, les tags suivants apparaissent sur leur fiche (en fonction de l'événement) :

• Acuity-Scheduling
• Acuity-Scheduling-Appointment_Scheduled
• Acuity-Scheduling-Appointment_Rescheduled
• Acuity-Scheduling-Appointment_Canceled
• Acuity-Scheduling-Appointment_Changed

Déclencheurs d'automatisation des rendez-vous Acuity

Lorsque vous configurez cette intégration, trois nouveaux déclencheurs d'automatisation seront disponibles :

• Un tag Acuity est ajouté
  Ce déclencheur intègre des contacts dans votre automatisation lorsqu'un tag Acuity est ajouté à leur fiche. Ce déclencheur se trouve sous « Applications » dans la fenêtre modale des déclencheurs.
• Un rendez-vous Acuity est créé
  Ce déclencheur intègre des contacts dans votre automatisation lorsqu'ils planifient un rendez-vous Acuity. Ce déclencheur se trouve sous « Objets » dans la fenêtre modale des déclencheurs.
• Un rendez-vous Acuity est mis à jour
  Ce déclencheur intègre des contacts dans votre automatisation lorsqu'ils mettent à jour leur rendez-vous Acuity. Ce déclencheur se trouve sous « Objets » dans la fenêtre modale des déclencheurs.

Un seul déclencheur peut être utilisé à la fois par flux d'automatisation. Pour utiliser plusieurs déclencheurs, vous devez créer un nouveau flux d'automatisation pour chacun d'eux.

Lors de la configuration de l'un de ces déclencheurs, vous pouvez utiliser l'option « Segmentation » sous « Avancé » pour limiter davantage les contacts pouvant entrer dans votre automatisation.

• Pour le déclencheur « Un tag est ajouté », vous pouvez affiner la segmentation des contacts entrant dans votre automatisation à l'aide du champ Contact.
• Pour les déclencheurs « Un rendez-vous est créé » et « Un rendez-vous est mis à jour », vous pouvez affiner la segmentation des contacts à l'aide des champs d'objet personnalisé Acuity.

Personnaliser les e-mails

Vous pouvez utiliser les données collectées dans votre objet personnalisé Acuity Scheduling et vos champs de contact personnalisés pour personnaliser les campagnes e-mail envoyées depuis une automatisation. Les champs d'objet personnalisé d'Acuity Scheduling se trouvent dans la section « Objets personnalisés » de la fenêtre modale « Ajouter une personnalisation ». Les champs de contact personnalisés se trouvent sous Contacts.

• L'accès aux tags de personnalisation nécessite de démarrer votre automatisation avec un déclencheur Acuity.
• Les e-mails doivent être créés depuis le canevas d'automatisation.
• Ces champs ne sont pas disponibles dans les e-mails individuels ou les campagnes envoyées depuis l'onglet E-mails de votre compte ActiveCampaign

Segmentation

Après avoir configuré l'intégration, les informations sur les rendez-vous Acuity seront disponibles dans le Générateur de segments. La liste des champs de rendez-vous Acuity et leur signification sont disponibles sur la fiche de tout contact ajouté à votre compte via cette intégration.

Consulter les journaux de soumission des rendez-vous

Les journaux de soumission de rendez-vous affichent les soumissions réussies et échouées provenant de vos événements Acuity Scheduling connectés. Pour afficher et filtrer le journal de soumission :

1. Cliquez sur Profil > Applications > Applications connectées > Acuity Scheduling.
2. Cliquez sur le bouton « Afficher les journaux » dans le coin supérieur droit.
3. Une fenêtre modale s'ouvrira et affichera les soumissions de formulaires. Les informations contenues dans le journal comprennent :
   • Date et heure de soumission du rendez-vous
   • Nom de l'application
   • Compte (adresse e-mail associée au compte Acuity Scheduling connecté)
   • Ressource
   • Statut (Réussi ou Échoué)
   • Type (Toutes les soumissions ou Nouvelles soumissions)
   • Événement
4. Cliquer sur le bouton « Afficher » permet d'afficher les détails de la soumission. Vous pouvez utiliser ces informations pour résoudre les erreurs de soumission.