Come assegnare le conversazioni dalla tua posta in arrivo di WhatsApp

Assegnare le conversazioni WhatsApp al team giusto o al membro di team giusto è fondamentale per offrire un supporto efficiente e garantire che i clienti ricevano risposte puntuali e accurate. ActiveCampaign offre diversi modi per gestire l’assegnazione delle conversazioni, tra cui l’assegnazione manuale, gli assegnatari predefiniti e l’assegnazione automatica in base al primo che risponde.

Questo articolo spiega i diversi metodi di assegnazione delle conversazioni e i vantaggi di queste funzionalità.

Assegna manualmente un team o un membro del team a una conversazione

A volte, una conversazione può richiedere l’esperienza di un team specifico o di un membro del team. In questi casi, puoi assegnare manualmente la conversazione per assicurarti che venga gestita nel modo corretto. Segui questi passaggi per assegnare manualmente una conversazione:

1. Vai alla posta in arrivo di WhatsApp (clicca su WhatsApp > Posta in arrivo) e seleziona la conversazione che vuoi assegnare. 
2. Nella barra laterale destra, trova la sezione “Assegnato a” e fai clic sull’icona +.
    
   
3. Usa i menu a tendina per scegliere il team o il membro del team a cui vuoi assegnare la conversazione. 
4. Fai clic su "Salva" per confermare l'assegnazione.

Assegnatari predefiniti

Un assegnatario predefinito è un membro del team che viene assegnato automaticamente a una conversazione ogni volta che un determinato contatto avvia una chat. Questa funzionalità è particolarmente utile per mantenere continuità e fare in modo che i clienti interagiscano sempre con la stessa persona di riferimento, ad esempio un Key Account Manager (KAM).

Come impostare un assegnatario predefinito

Per impostare un assegnatario predefinito per un contatto, segui questi passaggi:

1. Vai alla posta in arrivo WhatsApp (clicca su WhatsApp > Posta in arrivo) e seleziona la conversazione a cui vuoi assegnare un assegnatario predefinito.
2.  Nella barra laterale destra, fai clic sulla scheda "Contatto". 
3. Trova la sezione "Proprietari del contatto" e fai clic sull’icona +.
4. Usa il menu a discesa per selezionare il membro del team che deve essere l’assegnatario predefinito.
5. Fai clic su "Salva" per confermare l’assegnatario predefinito.

Quando usare gli assegnatari predefiniti

• Gestione dei key account
  Se sei il Key Account Manager (KAM) per un cliente, potresti voler rimanere il suo principale punto di contatto. Impostarti come assegnatario predefinito garantisce che gestirai tu tutte le interazioni con quel cliente.
• Assistenza specializzata
  Se un contatto ha bisogno di assistenza specializzata, puoi assegnare la conversazione a un membro del team con le competenze necessarie.
• Relazioni con i clienti
  Mantenere una comunicazione costante con lo stesso referente può aiutare a costruire relazioni più solide con i clienti e a migliorarne la soddisfazione.

Interazione con le assegnazioni del flusso

Quando una conversazione viene assegnata tramite un passaggio del flusso (sia il passaggio “Conversation” che il passaggio “Team”), gli utenti assegnati dal flusso e i proprietari del contatto vengono aggiunti contemporaneamente. Questo assicura che l’assegnatario predefinito resti coinvolto nella conversazione, anche se vengono assegnati altri membri del team tramite automazione.

Assegnazione automatica in base al primo che risponde

ActiveCampaign offre una funzionalità che assegna automaticamente alla conversazione, come assegnatario predefinito del contatto, la prima persona che risponde. Questa funzione è particolarmente utile per i team di vendita, ma può essere utile anche per i team di supporto.

Come configurare l’assegnazione automatica

1. Vai su Impostazioni della posta in arrivo (clic su WhatsApp > Impostazioni > Impostazioni della posta in arrivo).
2. Trova l’impostazione "Assign first responder as the contact’s default assignee?" e attivala.
3. Fai clic su "Salva modifiche" per applicare l'impostazione.

Vantaggi dell’uso delle assegnazioni automatiche

• Coerenza
  Garantisce che lo stesso membro del team gestisca tutte le interazioni con un contatto, così da offrire un'esperienza uniforme.
• Efficienza
  Riduce la necessità di assegnazioni manuali, facendoti risparmiare tempo e fatica.
• Responsabilità
  Identifica chiaramente il membro del team responsabile di ogni conversazione, migliorando la responsabilità e il follow-up.