Atribuir conversas do WhatsApp à equipe certa ou ao membro de equipe certo é essencial para um suporte eficiente e para garantir que os clientes recebam respostas rápidas e precisas. A ActiveCampaign oferece várias formas de gerenciar atribuições de conversas, incluindo atribuição manual, responsáveis padrão e atribuição automática com base no primeiro respondente.
Este artigo explica os diferentes métodos de atribuição de conversa e os benefícios dessas funcionalidades.
Atribuir manualmente uma equipe ou membro da equipe a uma conversa
Às vezes, uma conversa pode exigir a expertise de uma equipe ou membro de equipe específico. Nesses casos, você pode atribuir a conversa manualmente para garantir que ela seja tratada da forma correta. Siga estas etapas para atribuir uma conversa manualmente:
- Vá para a caixa de entrada do WhatsApp (clique em WhatsApp > Caixa de entrada) e selecione a conversa que deseja atribuir.
- Na barra lateral direita, encontre a seção "Atribuído a" e clique no ícone +.
- Use os menus suspensos para escolher a equipe ou o membro da equipe ao qual deseja atribuir a conversa.
- Clique em "Save" para confirmar a atribuição.
Responsáveis padrão
Um responsável padrão é um membro da equipe atribuído automaticamente a uma conversa sempre que um contato específico inicia um chat. Essa funcionalidade é especialmente útil para manter a continuidade e garantir que os clientes sempre interajam com o mesmo representante, como um gerente de contas-chave (KAM).
Como configurar um responsável padrão
Para definir um responsável padrão para um contato, siga estas etapas:
- Vá para a caixa de entrada do WhatsApp (clique em WhatsApp > Caixa de entrada) e selecione a conversa à qual deseja atribuir um responsável padrão.
- Na barra lateral direita, clique na aba "Contato".
- Encontre a seção "Proprietários do contato" e clique no ícone +.
- Use o menu suspenso para selecionar o membro da equipe que deve ser o responsável padrão.
- Clique em "Salvar" para confirmar o responsável padrão.
Cenários para usar responsáveis padrão
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Gerenciamento de contas-chave
Se você é o Gerente de Contas-Chave (KAM) de um cliente, talvez queira continuar sendo o principal ponto de contato dele. Definir você como responsável padrão garante que todas as interações com esse cliente sejam tratadas por você. -
Suporte especializado
Se um contato precisar de suporte especializado, você pode atribuir a conversa a um membro da equipe com o conhecimento necessário. -
Relacionamentos com clientes
Manter uma comunicação consistente com o mesmo representante pode ajudar a construir relacionamentos mais sólidos com os clientes e melhorar a satisfação.
Interação com atribuições de fluxo
Quando uma conversa é atribuída por meio de uma etapa de fluxo (seja a etapa "Conversation" ou a etapa "Team"), o(s) usuário(s) atribuído(s) pelo fluxo e os proprietários do contato serão adicionados simultaneamente. Isso garante que o responsável padrão continue envolvido na conversa, mesmo que outros membros da equipe sejam atribuídos por meio de automação.
Atribuição automática com base no primeiro respondente
A ActiveCampaign oferece uma funcionalidade que atribui automaticamente o primeiro atendente de uma conversa como responsável padrão pelo contato. Isso é especialmente útil para equipes de vendas, mas também pode beneficiar equipes de suporte.
Como configurar a atribuição automática
- Acesse Configurações da caixa de entrada (clique em WhatsApp > Configurações > Configurações da caixa de entrada).
- Encontre a configuração chamada "Assign first responder as the contact's default assignee?" e ative-a.
- Clique em "Salvar alterações" para aplicar as configurações.
Benefícios de usar atribuições automáticas
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Consistência
Garante que o mesmo membro da equipe gerencie todas as interações com um contato para oferecer uma experiência consistente. -
Eficiência
Reduz a necessidade de atribuições manuais, economizando tempo e esforço. -
Responsabilidade
Identifica claramente o membro da equipe responsável por cada conversa, melhorando a responsabilidade e o acompanhamento.