Verbinden Sie ActiveCampaign mit Microsoft Dynamics 365

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Die Integration von ActiveCampaign in Microsoft Dynamics 365 bietet eine Zwei-Wege-Synchronisation zwischen Ihrem ActiveCampaign-Konto und Ihrem Microsoft Dynamics-Konto.

Hinweise

  • Diese Integration wird in Ihrem Microsoft Dynamics-Konto konfiguriert
  • Sie benötigen Ihre ActiveCampaign API URL und Ihren Schlüssel, um die Integration einzurichten
  • Um diese Anwendung einzurichten und zu verwalten, müssen Benutzer entweder Systemadministrator sein oder über die Sicherheitsrolle ActiveCampaign-Admin in Microsoft Dynamics 365 verfügen. Der Systemadministrator tut dies über Erweiterte Einstellungen [>] Sicherheitseinstellungen
  • Um auf diese Anwendung zugreifen zu können, müssen die Benutzer in Microsoft Dynamics 365 über die Rolle ActiveCampaign User Security verfügen. Der Systemadministrator oder der ActiveCampaign-Sicherheitsadministrator wird dies über den Bereich Benutzerverwaltung oder unter Erweiterte Einstellungen [>] Sicherheit tun
  • Um auf ActiveCampaign-Leads und -Kontakte zugreifen zu können, benötigen Benutzer Zugriff auf Lead- und Kontakt-Entitäten in Microsoft Dynamics 365. Der Systemadministrator kann dies durch eine grundlegende Vertriebsbenutzer-Sicherheitsrolle oder eine benutzerdefinierte Sicherheitsrolle erreichen. Ohne Zugriff können Benutzer keine ActiveCampaign-Leads oder -Kontakte in Microsoft Dynamics 365 sehen
  • Wir beginnen sofort mit der Synchronisierung von Kontoinformationen, wenn Sie diese App von Version 1.24 auf 1.25 oder höher aktualisieren. Wenn Sie die Konten nicht synchronisieren möchten, klicken Sie auf den Schalter für die KontenSynchronisierung in der Position "Aus". Dieser Schalter befindet sich im Abschnitt Datenkonfiguration des ActiveCampaign-App-Setups in Microsoft Dynamics

Was leistet die Integration von ActiveCampaign in Microsoft Dynamics 365?

Mit dieser Integration können Sie:

  • Synchronisierung von Leads, Kontakten und Kontoinformationen zwischen Microsoft Dynamics 365 und ActiveCampaign
  • Synchronisierung von Verkaufschancen aus Microsoft Dynamics 365 mit ActiveCampaign
  • Anzeige der Marketingaktivitäten in Microsoft Dynamics für jeden synchronisierten Lead und Kontakt
  • Hinzufügen von Leads und Kontakten zu Automationen direkt aus dem Lead- oder Kontaktdatensatz in Microsoft Dynamics
  • Senden Sie E-Mail-Kampagnen an Leads und Kontakte direkt aus dem Datensatz des Lead- oder Kontaktprofils in Microsoft Dynamics
  • Bei der Synchronisierung von Verkaufschancen stehen zwei neue Automationsauslöser zur Verfügung: "D365 Verkaufschance wird erstellt" und "D365 Verkaufschance wird aktualisiert". Mit diesen Auslösern können Sie Kontakte, die die Automation durchlaufen, anhand aller Felder, die mit einer Verkaufschance synchronisiert wurden, weiter segmentieren oder den Segmentersteller verwenden, um spezifische Bedingungen anhand von Verkaufschancenfeldern zu erstellen

Einrichtung Schritt 1: Installieren Sie die ActiveCampaign-App

So installieren Sie die ActiveCampaign-App in Microsoft Dynamics:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft Dynamics-Konto an.
  2. Gehen Sie in Ihrem Microsoft Dynamics-Konto zu AppSource. Suchen Sie nach ActiveCampaign.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Get it now".
  4. Ein modales Fenster wird angezeigt. Vervollständigen Sie die Informationen im Modal und klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".
  5. Vervollständigen Sie den Rest der Schritte, um die ActiveCampaign-App in Ihrem Microsoft Dynamics-Konto einzurichten.

Einrichtung Schritt 2: ActiveCampaign mit Microsoft Dynamics verbinden

  1. Navigieren Sie über Ihr Microsoft Dynamics-Konto zu der von Ihnen installierten Dynamics-Umgebung.
  2. Rufen Sie in dieser Umgebung den Bereich Apps auf und klicken Sie unter auf die Option ActiveCampaign.
  3. Das ActiveCampaign-Dashboard wird geladen. Hier werden noch keine Daten verfügbar sein. Klicken Sie auf die "Einstellungen" Option, die sich unter Setup befindet.
  4. Geben Sie Ihre ActiveCampaign API URL und Ihren Schlüssel in die vorgesehenen Felder ein.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Verbinden".
  6. Ein Bestätigungsfenster wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".

Ihr ActiveCampaign-Konto ist nun mit Microsoft Dynamics 365 verbunden.

Einrichtung Schritt 3: Benutzerverwaltung

Jetzt, da Ihr ActiveCampaign-Konto mit Microsoft Dynamics verbunden ist, können Sie Berechtigungen zuweisen. Diese Berechtigungen legen fest, welche Microsoft Dynamics-Benutzer die mit dieser Integration verfügbaren ActiveCampaign Sales Actions verwenden können.

Berechtigungen werden auf der Seite "User Management" zugewiesen. Um dorthin zu gelangen, klicken Sie auf die Option "Benutzerverwaltung", die sich im oberen Navigationsmenü befindet.

MSD_Benutzerverwaltung_seite.png

So weisen Sie Berechtigungen zu:

  1. Klicken Sie auf das Symbol "Benutzer hinzufügen".
    MSD_Add_User_icon.png
  2. Geben Sie den Namen des Benutzers in das angezeigte Suchfeld ein. Während Sie tippen, schlägt Microsoft Dynamics Namen vor. Klicken Sie auf den Benutzer, dem Sie Berechtigungen zuweisen möchten.
    MSD_add_user_example.png
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

Einrichtung Schritt 4: Datenkonfiguration

Wählen Sie dann unter die Kontakt-, Lead- und Kontofelder aus, die Sie synchronisieren möchten. Dies geschieht auf der Seite "Data Configuration". Um dorthin zu gelangen, klicken Sie auf "Datenkonfiguration", das sich im oberen Navigationsmenü befindet.

Auf dieser Seite sind einige Dinge zu beachten:

  • Sie müssen Felder, die als "Erforderlich" markiert sind, in Microsoft Dynamics zuordnen. Wenn Sie dies nicht tun, wird ein Fehler auf der Seite angezeigt
  • Kompatible Feldtypen werden automatisch angezeigt, wenn Sie Felder zuordnen
  • Es ist nicht möglich, Deal-Felder in ActiveCampaign mit Feldern in Microsoft Dynamics zu verknüpfen
  • Sie können die Zuordnung für die Standardfelder "Kontakt" und "Lead" deaktivieren, mit Ausnahme der Felder "E-Mail" und "Konto", und sie auf benutzerdefinierte Felder umordnen

Wenn Sie keine Felder für Leads oder Kontakte synchronisieren möchten, klicken Sie auf die Umschaltfläche, um diese auf die Position "Aus" zu setzen.

Zuordnung von Leads konfigurieren

  1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Leads" und klicken Sie auf eine der folgenden Synchronisierungsoptionen:
    • Alle erstellten oder aktualisierten Leads
      Diese Synchronisierungsoption ist die einfachste Möglichkeit, alle ab diesem Zeitpunkt erstellten oder aktualisierten Leads zu synchronisieren. Wenn ein neuer Lead erstellt oder aktualisiert wird, wird er bei der nächsten Synchronisierung in ActiveCampaign erstellt oder aktualisiert.
    • Alle Leads, die bestimmten Kriterien entsprechen
      Mit dieser Option können Sie Leads synchronisieren, die den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen, z. B. Leads aus einer bestimmten Quelle. Wenn der Lead Ihren Kriterien entspricht, wird er bei der nächsten Synchronisierung in ActiveCampaign erstellt oder aktualisiert.
  2. Wenn Sie "Alle Leads erstellt und aktualisiert" verwenden:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten".
    • Klicken Sie auf die ActiveCampaign-Felder, die Sie mit Microsoft Dynamics synchronisieren möchten. Sie können so viele Felder auswählen, wie Sie möchten
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
    • Klicken Sie auf jedes Dropdown-Menü unter der Spalte "Dynamics" und klicken Sie auf das Dynamics-Feld , das Sie zuordnen möchten.
    • Klicken Sie auf "Änderungen speichern".
  3. Bei Verwendung von "Alle Leads, die bestimmten Kriterien entsprechen":
    • Wählen Sie das Feld, das Sie zur Segmentierung Ihrer Kontakte verwenden möchten
    • Wählen Sie den Bediener
    • Geben Sie einen Wert für das Feld ein
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
    • Eine zweite Segmentierungsoption wird angezeigt. Sie können dies verwenden, wenn Sie Ihre Kriterien weiter eingrenzen möchten. Wenn Sie Ihre Kriterien nicht einschränken möchten, klicken Sie auf auf das Papierkorbsymbol
    • Um benutzerdefinierte Felder auszuwählen und zuzuordnen, befolgen Sie die in Schritt 2 oben aufgeführten Schritte
    • Klicken Sie auf "Änderungen speichern".

Zuordnung von Kontakten konfigurieren

  1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Kontakte" und klicken Sie auf eine der folgenden Synchronisierungsoptionen:
    • Alle erstellten oder aktualisierten Kontakte
      Diese Synchronisierungsoption ist der einfachste Weg, um alle Kontakte zu synchronisieren, die von diesem Zeitpunkt an erstellt oder aktualisiert wurden. Wenn ein neuer Kontakt erstellt oder aktualisiert wird, wird er bei der nächsten Synchronisierung in ActiveCampaign erstellt oder aktualisiert.
    • Alle Kontakte, die bestimmten Kriterien entsprechen
      Sie können diese Option verwenden, um Kontakte zu synchronisieren, die den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen, z. B. Kontakte aus einer bestimmten Quelle. Wenn der Kontakt Ihren Kriterien entspricht, wird er bei der nächsten Synchronisierung in ActiveCampaign erstellt oder aktualisiert.
  2. Wenn Sie "Alle Kontakte erstellt und aktualisiert" verwenden:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten".
    • Klicken Sie auf die ActiveCampaign-Felder, die Sie mit Microsoft Dynamics 365 synchronisieren möchten. Sie können so viele Felder auswählen, wie Sie möchten
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
    • Klicken Sie auf jedes Dropdown-Menü unter der Spalte "Dynamics" und klicken Sie auf das Dynamics-Feld , das Sie zuordnen möchten.
    • Klicken Sie auf "Änderungen speichern".
  3. Bei Verwendung von "Alle Kontakte, die bestimmten Kriterien entsprechen":
    • Wählen Sie das Feld, das Sie zur Segmentierung Ihrer Kontakte verwenden möchten
    • Wählen Sie den Bediener
    • Geben Sie einen Wert für das Feld "Wert" ein
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
    • Eine zweite Segmentierungsoption wird angezeigt. Sie können dies verwenden, wenn Sie Ihre Kriterien einschränken möchten. Wenn Sie Ihre Kriterien nicht einschränken möchten, klicken Sie auf auf das Papierkorbsymbol
    • Um benutzerdefinierte Felder auszuwählen und zuzuordnen, befolgen Sie die in Schritt 2 oben aufgeführten Schritte
    • Klicken Sie auf "Änderungen speichern".

Konfigurieren der Kontenzuordnung

  1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Konten",, und wählen Sie eine der folgenden Synchronisierungsoptionen:
    • Alle erstellten oder aktualisierten Konten
      Diese Synchronisierungsoption ist die einfachste Möglichkeit, alle ab diesem Zeitpunkt erstellten oder aktualisierten Konten zu synchronisieren. Wenn ein neues Konto erstellt oder aktualisiert wird, wird es in ActiveCampaign erstellt oder aktualisiert, wenn die Synchronisierung das nächste Mal ausgeführt wird.
    • Alle Konten, die bestimmten Kriterien entsprechen
      Mit dieser Option können Sie Konten synchronisieren, die Ihren Kriterien entsprechen. Wenn das Konto den von Ihnen festgelegten Kriterien entspricht, wird es bei der nächsten Synchronisierung in ActiveCampaign erstellt oder aktualisiert.
  2. Bei Verwendung von "Alle erstellten und aktualisierten Konten":
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten".
    • Klicken Sie auf die ActiveCampaign-Felder, die Sie mit Microsoft Dynamics 365 synchronisieren möchten. Sie können so viele Felder auswählen, wie Sie möchten
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
    • Klicken Sie auf jedes Dropdown-Menü unter der Spalte "Dynamics" und klicken Sie auf das Dynamics-Feld , das Sie zuordnen möchten.
    • Klicken Sie auf "Änderungen speichern".
  3. Bei Verwendung von "Alle Konten, die bestimmten Kriterien entsprechen":
    • Wählen Sie das Feld, das Sie zur Segmentierung Ihrer Konten verwenden möchten
    • Wählen Sie den Bediener
    • Geben Sie einen Wert für das Feld "Wert" ein
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
    • Eine zweite Segmentierungsoption wird angezeigt. Sie können dies verwenden, wenn Sie Ihre Kriterien einschränken möchten. Wenn Sie Ihre Kriterien nicht einschränken möchten, klicken Sie auf auf das Papierkorbsymbol
    • Um benutzerdefinierte Felder auszuwählen und zuzuordnen, befolgen Sie die in Schritt 2 oben aufgeführten Schritte
    • Klicken Sie auf "Änderungen speichern".

Standardfelder in benutzerdefinierte Felder umwandeln

Sie können jedes Standardfeld, mit Ausnahme von E-Mail-Adressen und Beziehungsfeldern (Konten), in ein benutzerdefiniertes Feld für Leads und Kontakte umwandeln. So können Sie beispielsweise das Standardfeld "Stellenbezeichnung" einem benutzerdefinierten Leadfeld in Microsoft Dynamics namens "Position" zuordnen

  1. Klicken Sie auf der Seite Datenkonfiguration in ActiveCampaign auf das Chevron (^), um die "Standard-Zuordnungen" für Leads, Kontakte oder Konten zu erweitern. 
  2. Für jedes Feld (mit Ausnahme von E-Mail und Konto) wird ein Kippschalter auf "Ein" gesetzt. Um eines dieser Felder einem benutzerdefinierten Feld in Microsoft Dynamics zuzuordnen, klicken Sie unter auf die Umschaltfunktion, um sie auf "Aus" zu stellen. 
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen speichern" am unteren Ende der Seite. 
  4. Ein modales Fenster wird angezeigt. Oben sehen Sie das Standardfeld, das Sie nun einem benutzerdefinierten Feld zuordnen können. Klicken Sie auf dieses Feld und dann auf "Hinzufügen"
  5. Das Standardfeld wird nun unter "Benutzerdefinierte Zuordnungen" angezeigt Klicken Sie auf das Feld "Dynamics" und wählen Sie das gewünschte Feld aus, das Sie zuordnen möchten. 
  6. Klicken Sie auf "Änderungen speichern".

Das Standardfeld wird nun dem benutzerdefinierten Feld Ihrer Wahl zugeordnet. Darüber hinaus wird das Standardfeld unter "Standardzuordnungen" mit dem Status "Aus" angezeigt. Wenn Sie den Status wieder auf "Ein" stellen, wird Ihre benutzerdefinierte Zuordnung rückgängig gemacht und die Standard-Zuordnungsoption bleibt erhalten.

Synchronisierung der Opportunities einrichten

Um Verkaufschancen zu synchronisieren, müssen sie eine Beziehung zu einem synchronisierenden Kontakt haben. Nach dem Hinzufügen zu Ihrem ActiveCampaign-Konto sind Opportunities in den Kontaktdatensätzen im Feld "Benutzerdefinierte Objekte" verfügbar. 

So synchronisieren Sie Opportunities mit Ihrem ActiveCampaign-Konto:

  1. Klicken Sie auf die Umschaltfläche, um sie auf die Position "Ein" zu setzen.
  2. Klicken Sie auf das erste Dropdown-Menü und wählen Sie die Opportunities aus, die Sie mit Ihrem Konto synchronisieren möchten. Sie können aus den folgenden Möglichkeiten wählen:
    • Alle erstellten oder aktualisierten Opportunities
    • Alle Angebote, die bestimmten Kriterien entsprechen
    • Benutzerdefinierte Kriterien, manuell eingestellt
  3. Unter "Standard-Zuordnungen" werden fünf Felder mit Ihrem Konto synchronisiert, darunter Est. Einnahmen, geschätzt. Abschlussdatum, tatsächliche Einnahmen und Phase. Diese Felder werden für Sie abgebildet. Es ist nicht möglich, die Zuordnung für diese Felder zu ändern.
  4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

Einrichtung Schritt 5: Synchronisierungseinstellungen

Sie können Ihre Synchronisierungseinstellungen festlegen, sobald Sie den Schritt der Datenkonfiguration abgeschlossen haben. Dies geschieht auf der Seite "Synchronisierungseinstellungen". Um dorthin zu gelangen, klicken Sie im oberen Navigationsmenü auf "Synchronisierungseinstellungen".

MSD_Sync_Einstellungen_seite.png

Es gibt drei verschiedene Synchronisierungseinstellungen, die Sie konfigurieren können: Global, Initial und Job Schedule.

Globale Synchronisierung

Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert. Wenn eingeschaltet, wird die einmalige "Initiale Synchronisierung" ausgeführt. Um die Synchronisierung von Daten mit ActiveCampaign zu unterbrechen, klicken Sie auf die Umschaltfläche, um diese auf die Position "Aus" zu setzen. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, können keine Daten von Microsoft Dynamics 365 mit ActiveCampaign synchronisiert werden.

Initiale Synchronisierung

Diese einmalige Synchronisierung wird ausgeführt, wenn der Schalter "Globale Synchronisierung" auf "Ein" gesetzt ist; Alle Kontakte oder Leads, die Ihre Kriterien unter "Datenkonfiguration" erfüllen, werden von Microsoft Dynamics zu ActiveCampaign synchronisiert.

Job-Zeitplan

Hier konfigurieren Sie wiederkehrende Synchronisierungen zwischen Microsoft Dynamics und ActiveCampaign.

Klicken Sie dazu auf das Dropdown-Menü "Jobfrequenz" und dann auf die Zeitplanoption, die für Sie am besten geeignet ist. Sie können zwischen den folgenden Frequenzoptionen wählen:

  • 1 Stunde
  • 2 Stunden
  • 4 Stunden
  • 6 Stunden
  • 8 Stunden
  • 12 Stunden
  • Einmal täglich

Die Einrichtung der Integration ist nun abgeschlossen.

Es ist nicht möglich, sofortige Synchronisierungen mit dieser Integration zu erzwingen. Leads und Kontakte werden zwischen den Plattformen synchronisiert, wenn die nächste geplante Synchronisierung läuft.

Nächste Schritte der Integration

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