Wie man Microsoft Dynamics 365 mit ActiveCampaign verbindet

Verfügbar in den folgenden Tarifen:

  • Professional
  • Unternehmen

Die ActiveCampaign Microsoft Dynamics 365-Integration bietet eine Zwei-Wege-Synchronisation zwischen Ihrem ActiveCampaign-Konto und Ihrem Microsoft Dynamics-Konto.

Bitte beachten Sie

  • Diese Integration wird in Ihrem Microsoft Dynamics-Konto konfiguriert.
  • Sie benötigen Ihre ActiveCampaign API URL und Ihren Schlüssel, um die Integration einzurichten
  • Um diese Anwendung einzurichten und zu verwalten, müssen die Benutzer entweder Systemadministrator sein oder die Sicherheitsrolle ActiveCampaign-Admin in Microsoft Dynamics 365 haben. Der Systemadministrator wird dies über Erweiterte Einstellungen > Sicherheitseinstellungen tun.
  • Um auf diese Anwendung zugreifen zu können, müssen die Benutzer die Sicherheitsrolle ActiveCampaign User in Microsoft Dynamics 365 haben. Der Systemadministrator oder der ActiveCampaign-Sicherheitsadministrator wird dies über den Abschnitt Benutzerverwaltung oder unter Erweiterte Einstellungen > Sicherheit tun.
  • Um auf ActiveCampaign-Leads und -Kontakte zugreifen zu können, benötigen Benutzer Zugriff auf Lead- und Kontakt-Entitäten in Microsoft Dynamics 365. Der Systemadministrator kann dies durch eine grundlegende Sicherheitsrolle für Vertriebsbenutzer oder eine benutzerdefinierte Sicherheitsrolle erreichen. Ohne Zugriff können Benutzer keine ActiveCampaign-Leads oder -Kontakte in Microsoft Dynamics 365 sehen.

Was leistet die Microsoft Dynamics 365-Integration?

Mit der Microsoft Dynamics 365-Integration können Sie:

  • Synchronisierung von Leads und Kontakten zwischen Microsoft Dynamics 365 und ActiveCampaign
  • Anzeigen von Marketingaktivitäten in Microsoft Dynamics für jeden synchronisierten Lead und Kontakt
  • Hinzufügen von Leads und Kontakten zu Automatisierungen direkt aus dem Lead- oder Kontaktdatensatz in Microsoft Dynamics
  • Senden von E-Mail-Kampagnen an Leads und Kontakte direkt aus dem Lead- oder Kontaktprofil in Microsoft Dynamics
  • Auslösen von Automatisierungen in ActiveCampaign auf der Grundlage von Aktualisierungen
  • Zuordnung und Synchronisierung von benutzerdefinierten Feldern in Lead- und Kontaktdatensätzen in beiden Plattformen

Einrichtung Schritt 1: Installieren Sie die ActiveCampaign-App

So installieren Sie die ActiveCampaign-Anwendung in Microsoft Dynamics:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft Dynamics-Konto an.

2. Gehen Sie zur AppSource in Ihrem Microsoft Dynamics-Konto. Suchen Sie nach ActiveCampaign.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Get it now".

4. Ein modales Fenster wird angezeigt. Füllen Sie die Informationen in diesem Fenster aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".

5. Führen Sie die restlichen Schritte aus, um die ActiveCampaign-App in Ihrem Microsoft Dynamics-Konto einzurichten.

Einrichtungsschritt 2: ActiveCampaign mit Microsoft Dynamics verbinden

1. Navigieren Sie in Ihrem Microsoft Dynamics-Konto zu der Dynamics-Umgebung, die Sie gerade installiert haben.

2. Rufen Sie in dieser Umgebung den Abschnitt Apps auf und klicken Sie auf die Option ActiveCampaign.

3. Das ActiveCampaign-Dashboard wird geladen. Hier sind noch keine Daten verfügbar. Klicken Sie auf die Option "Einstellungen", die sich unter Setup befindet.

4. Geben Sie Ihre ActiveCampaign-API-URL und Ihren Schlüssel in die vorgesehenen Felder ein.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Verbinden".

6. Ein Bestätigungsfenster wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".

Ihr ActiveCampaign-Konto ist nun mit Microsoft Dynamics 365 verbunden.

Einrichtung Schritt 3: Benutzerverwaltung

Jetzt, da Ihr ActiveCampaign-Konto mit Microsoft Dynamics verbunden ist, können Sie Berechtigungen zuweisen. Diese Berechtigungen legen fest, welche Microsoft Dynamics-Benutzer die mit dieser Integration verfügbaren ActiveCampaign-Verkaufsaktionen verwenden können.

Berechtigungen werden auf der Seite "User Management" zugewiesen. Um dorthin zu gelangen, klicken Sie auf die Option "Benutzerverwaltung", die sich im oberen Navigationsmenü befindet.

ac_assets/index.html - Dynamics 365

So weisen Sie Berechtigungen zu:

1. Klicken Sie auf das Symbol "Benutzer hinzufügen".

ac_assets/index.html - Dynamics 365

2. Geben Sie den Namen des Benutzers in das angezeigte Suchfeld ein. Während Sie tippen, schlägt Microsoft Dynamics Namen vor. Klicken Sie auf den Benutzer, dem Sie Berechtigungen zuweisen möchten.

ac_assets/index.html - Dynamics 365

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

Einrichtung Schritt 4: Datenkonfiguration

Als nächstes müssen Sie auswählen, welche Kontakt- und Lead-Felder Sie synchronisieren möchten. Dies geschieht auf der Seite "Datenkonfiguration". Klicken Sie dazu im oberen Navigationsmenü auf "Datenkonfiguration".

ac_assets/index.html - Dynamics 365

Auf dieser Seite sind einige Dinge zu beachten:

  • Alle Standardkontaktfelder aus ActiveCampaign sind bereits den Standardkontakt- und Lead-Feldern in Microsoft Dynamics zugeordnet.
  • Sie können nur benutzerdefinierte Kontaktfelder aus ActiveCampaign auf benutzerdefinierte Lead- oder Kontaktfelder in Microsoft Dynamics zuordnen.
  • Sie müssen Felder zuordnen, die in Microsoft Dynamics als "erforderlich" gekennzeichnet sind. Wenn Sie dies nicht tun, wird auf der Seite ein Fehler angezeigt.
  • Kompatible Feldtypen werden automatisch angezeigt, wenn Sie Felder zuordnen.

Wenn Sie keine Felder für Leads oder Kontakte synchronisieren möchten, klicken Sie auf den Kippschalter, um ihn auf "Aus" zu stellen.

Klicken Sie auf die nachstehenden Links, um die Feldzuordnungsanweisungen für Leads und Kontakte zu erweitern.

Leads-Zuordnung konfigurieren

1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Leads" und wählen Sie eine der folgenden Synchronisierungsoptionen:

  • Alle erstellten oder aktualisierten Leads
    Diese Synchronisierungsoption ist der einfachste Weg, um alle Leads zu synchronisieren, die ab diesem Zeitpunkt erstellt oder aktualisiert werden. Wenn ein neuer Lead erstellt oder aktualisiert wird, wird er bei der nächsten Synchronisierung in ActiveCampaign erstellt oder aktualisiert.
  • Alle Leads, die bestimmten Kriterien entsprechen
    Sie können diese Option verwenden, wenn Sie Leads synchronisieren möchten, die den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen, z. B. Leads, die aus einer bestimmten Quelle stammen. Wenn der Lead den von Ihnen festgelegten Kriterien entspricht, wird er bei der nächsten Synchronisierung in ActiveCampaign erstellt oder aktualisiert.

2. Wenn Sie "Alle erstellten und aktualisierten Leads" verwenden:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten".
  • Klicken Sie auf die ActiveCampaign Felder, die Sie mit Microsoft Dynamics synchronisieren möchten. Sie können so viele Felder auswählen, wie Sie möchten
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
  • Klicken Sie auf jedes Dropdown unter der Spalte "Dynamics" und klicken Sie auf das Dynamics-Feld , das Sie zuordnen möchten
  • Klicken Sie auf "Änderungen speichern".

3. Wenn Sie "Alle Leads, die bestimmten Kriterien entsprechen" verwenden:

  • Wählen Sie das Feld, das Sie zur Segmentierung Ihrer Kontakte verwenden möchten
  • Wählen Sie den Operator
  • Geben Sie einen Wert für das Feldein
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
  • Eine zweite Segmentierungsoption wird angezeigt. Sie können diese Option nutzen, wenn Sie Ihre Kriterien weiter einschränken möchten. Wenn Sie Ihre Kriterien nicht einschränken möchten, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol
  • Um benutzerdefinierte Felder auszuwählen und zuzuordnen, befolgen Sie alle in Schritt 2 oben aufgeführten Punkte
  • Klicken Sie auf "Änderungen speichern".
Konfigurieren Sie die Zuordnung von Kontakten

1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Kontakte" und dann auf eine der folgenden Synchronisierungsoptionen:

  • Alle erstellten oder aktualisierten Kontakte
    Diese Synchronisierungsoption ist der einfachste Weg, um alle erstellten oder aktualisierten Kontakte ab diesem Zeitpunkt zu synchronisieren. Wenn ein neuer Kontakt erstellt oder aktualisiert wird, wird er bei der nächsten Synchronisierung in ActiveCampaign erstellt oder aktualisiert.
  • Alle Kontakte, die bestimmten Kriterien entsprechen
    Sie können diese Option verwenden, wenn Sie Kontakte synchronisieren möchten, die den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen, z. B. Kontakte, die aus einer bestimmten Quelle stammen. Wenn der Kontakt den von Ihnen festgelegten Kriterien entspricht, wird er bei der nächsten Synchronisierung in ActiveCampaign erstellt oder aktualisiert.

2. Wenn Sie "Alle erstellten und aktualisierten Kontakte" verwenden:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten".
  • Klicken Sie auf die ActiveCampaign Felder, die Sie mit Microsoft Dynamics 365 synchronisieren möchten. Sie können so viele Felder auswählen, wie Sie möchten
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
  • Klicken Sie auf jedes Dropdown unter der Spalte "Dynamics" und klicken Sie auf das Dynamics-Feld , das Sie zuordnen möchten
  • Klicken Sie auf "Änderungen speichern".

3. Wenn Sie "Alle Kontakte, die bestimmten Kriterien entsprechen" verwenden:

  • Wählen Sie das Feld, das Sie zur Segmentierung Ihrer Kontakte verwenden möchten
  • Wählen Sie den Operator
  • Geben Sie einen Wert für das Feld "Wert" ein
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
  • Eine zweite Segmentierungsoption wird angezeigt. Sie können diese Option nutzen, wenn Sie Ihre Kriterien einschränken möchten. Wenn Sie Ihre Kriterien nicht einschränken möchten, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol
  • Um benutzerdefinierte Felder auszuwählen und zuzuordnen, befolgen Sie alle in Schritt 2 oben aufgeführten Punkte
  • Klicken Sie auf "Änderungen speichern".

Schritt 5 der Einrichtung: Synchronisierungseinstellungen

Sobald Sie die Datenkonfiguration abgeschlossen haben, können Sie Ihre Synchronisierungseinstellungen festlegen. Dies geschieht auf der Seite "Synchronisationseinstellungen". Klicken Sie dazu im oberen Navigationsmenü auf "Synchronisationseinstellungen".

ac_assets/index.html - Dynamics 365

Es gibt drei verschiedene Synchronisierungseinstellungen, die Sie konfigurieren können: Global, Initial und Job Schedule.

ac_assets/index.html - Dynamics 365

Globale Synchronisierung

Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert. Wenn sie aktiviert ist, wird die einmalige "Erstsynchronisation" durchgeführt.

Um die Synchronisierung von Daten mit ActiveCampaign zu unterbrechen, klicken Sie auf den Kippschalter, um ihn auf "Aus" zu stellen.

Daten können nicht von Microsoft Dynamics 365 zu ActiveCampaign synchronisiert werden, wenn diese Einstellung ausgeschaltet ist.

Erste Synchronisierung

Diese einmalige Synchronisierung wird ausgeführt, wenn der Kippschalter "Globale Synchronisierung" auf "Ein" gesetzt ist. Alle Kontakte oder Leads, die Ihre Kriterien unter "Datenkonfiguration" erfüllen, werden von Microsoft Dynamics mit ActiveCampaign synchronisiert.

Job-Planung

Hier konfigurieren Sie wiederkehrende Synchronisierungen zwischen Microsoft Dynamics und ActiveCampaign.

Klicken Sie dazu auf das Dropdown-Menü "Auftragsfrequenz" und dann auf die für Sie am besten geeignete Zeitplanoption. Sie können zwischen den folgenden Häufigkeitsoptionen wählen:

  • 1 Stunde
  • 2 Stunden
  • 4 Stunden
  • 6 Stunden
  • 8 Stunden
  • 12 Stunden
  • Einmal täglich

Die Einrichtung der Integration ist nun abgeschlossen.

Es ist nicht möglich, sofortige Synchronisierungen mit dieser Integration zu erzwingen. Leads und Kontakte werden zwischen den Plattformen synchronisiert, wenn die nächste geplante Synchronisierung ausgeführt wird.

Nächste Schritte der Integration

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