Cómo usar cuentas en ActiveCampaign

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La función Cuentas le permite capturar detalles sobre las empresas con las que trabaja a nivel de cuenta y mantenerlo todo en un solo lugar.

Con Cuentas, podrá almacenar y rastrear detalles en los campos de la cuenta, ver todos los contactos asociados con una empresa y crear segmentos y personalizar correos electrónicos con campos de cuenta.

Cómo funciona la función Cuentas

La función Cuentas le permite crear un registro para cada empresa con la que trabaja. Cada uno de estos registros puede albergar información como:

  • Nombre de la empresa (Nombre de la cuenta)
  • Titular de la cuenta
  • Dirección postal física
  • Descripción
  • Número de empleados
  • Ingresos anuales
  • Industria/vertical
  • Información recopilada en campos personalizados
  • Contactos asociados con el negocio
  • Notas
  • Sitio web de negocios
  • Oportunidades de venta

Puede utilizar la información recopilada en los campos Cuenta para segmentar contactos y personalizar las comunicaciones.

Crear y administrar un registro de cuenta para una empresa u organización

Puede crear y editar registros de cuentas desde grandes empresas y departamentos hasta empresas más pequeñas, sin fines de lucro, familias y mucho más.

Una vez que cree una cuenta, aparecerá en página Descripción general de cuentas, donde podrá verla y actualizarla en cualquier momento.

Cree un nuevo registro de cuenta:

  1. Haga clic en "Contactos" ubicado en el menú de la izquierda.
  2. Haga clic en "Cuentas" para abrir la descripción general de cuentas.
  3. Haga clic en el botón "Agregar una cuenta".
  4. Aparecerá una ventana modal. Complete todos los campos obligatorios en el modal.
  5. Haga clic en el botón "Agregar".

El nuevo registro de cuenta se agregará al final de la última página de la lista Cuentas. Una vez creada, puede abrir página de registro de la cuenta para agregar y almacenar datos sobre la cuenta.

Editar un solo registro de cuenta:

  1. En la descripción general de cuentas, abra la cuenta haciendo clic en el nombre de la cuenta.
  2. Pase el ratón sobre el campo que desea actualizar y haga clic en el icono del lápiz.
  3. Escriba los nuevos valores en los campos.
  4. Haga clic en "Guardar cambios".

Edición múltiple de registros de cuenta:

  1. En la descripción general de cuentas, busque las cuentas que desea actualizar.
  2. Haga clic en la(s) casilla(s) de verificación para cada Cuenta o haga clic en la casilla de verificación junto a "Nombre de cuenta" para seleccionar todas las cuentas
  3. Haga clic en el botón "Editar".
  4. Seleccione o busque el campo que desea editar.
  5. Rellene todos los campos disponibles con los nuevos valores.
  6. Haga clic en el botón "Aplicar".
  7. Haga clic en el botón "Aplicar cambios" para confirmar los cambios.

Obtén más información sobre cómo editar cuentas de forma masiva para obtener más información.

  Solo los administraciónes y usuarios con permisos de "Reasignar cuentas" en Configuración > Usuarios y grupos > cuentas pueden actualizar el campo "Propietario de la cuenta".

Usar campos para recopilar y almacenar información sobre la cuenta

La sección "Detalles generales" en el registro de la cuenta contiene campos estándar que puede usar para capturar y almacenar información sobre una empresa.

También puede crear campos de cuenta personalizados según sea necesario para almacenar información adicional.

Para obtener información sobre cómo crear campos personalizados y rellenar campos de cuenta con valores, visite Información general sobre campos de cuenta personalizados.

Agregar notas a la cuenta

Puede crear una nota rápida sobre una cuenta en cualquier momento. Una vez que haga una nota, se guardará en el registro de la cuenta.

  1. Haga clic en "Agregar una nota" en el cuadro Notas.
  2. Escriba la nota en el campo proporcionado.
  3. Haga clic en el botón "Agregar".

Agregar y administrar contactos en una cuenta

El cuadro Contactos muestra los contactos asociados a la cuenta de empresa. Puede agregar un contacto existente a una cuenta o crear un nuevo contacto para la cuenta.

Tenga en cuenta que un solo contacto solo se puede asociar a una sola cuenta.

Agregar un contacto existente a la cuenta

  1. Haga clic en la opción "Agregar un contacto".
  2. Aparecerá una ventana modal. Escriba un nombre, una dirección de correo electrónico o un número de teléfono en el campo proporcionado.
  3. Haga clic en el botón "Agregar".

El contacto se agregará a la cuenta y aparecerá en el cuadro Contactos en el registro de la cuenta. Además, el nombre de la cuenta aparecerá en el registro de perfil del contacto.

Crear un nuevo contacto para la cuenta

  1. Haga clic en el enlace "Agregar un contacto" ubicado en el cuadro Contactos.
  2. Aparecerá una ventana modal. Comience a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico del contacto en el campo proporcionado.
  3. Haga clic en el botón "Crear".
  4. El modal se expandirá. Complete los campos adicionales para el contacto.
  5. Haga clic en el botón "Guardar".

Se creará un registro de perfil para el nuevo contacto. El contacto aparecerá en el cuadro Contactos del registro de la cuenta. Además, el nombre de la cuenta aparecerá en el registro de perfil del contacto.

Cómo editar un contacto desde un registro de cuenta

Puede agregar o editar el nombre, apellido, título del trabajo, número de teléfono y dirección de correo electrónico de un contacto de un registro de cuenta.

  1. Localice el contacto que desea actualizar.
  2. Pase el ratón sobre el contacto y haga clic en el icono del lápiz.
  3. Se abrirá una ventana modal. Escriba la información actualizada en los campos proporcionados.
  4. Haga clic en el botón "Guardar".

También mostraremos la información actualizada en el registro de perfil del contacto.  

Cómo eliminar un contacto de un registro de cuenta

Puede eliminar la asociación de un contacto con una cuenta. La eliminación de la asociación de un contacto con una cuenta no eliminará su registro de perfil.

  1. En el registro Detalles de la cuenta, localice el contacto que desea eliminar.
  2. Pase el mouse sobre el contacto y haga clic en la "X".
  3. Haga clic en el botón "Eliminar" que aparece en el mensaje de confirmación.

Acerca del campo de fecha Último "Contactado"

Cada contacto agregado a una cuenta tendrá un campo de fecha "Último contactado". Si vas a agregar un nuevo contacto a una cuenta, este campo no se mostrará con una fecha. El campo "Último contactado" se actualizará con una fecha en la que se produzca uno de los cuatro eventos siguientes:

  • Se envía un correo electrónico uno a uno al contacto
  • Se envía un correo electrónico de campaña o automatización al contacto
  • Se completa una tarea de contacto
  • Se completa una tarea de oportunidad de venta (esto se aplica si el contacto es el contacto principal en la oportunidad de venta)

Crear una oportunidad de venta para la cuenta

Puede crear varias oportunidades de venta para una cuenta. Al hacer una oportunidad de venta para una cuenta, no es necesario asociarlo con un contacto.

  1. En el registro Detalles de una cuenta, haga clic en "Agregar oportunidad de venta" ubicado en el widget oportunidad de sales.
  2. Se abrirá un modal "Agregar oportunidad de venta". Complete los campos enumerados en el modal para crear una oportunidad de venta para la Cuenta.
  3. Cuando haya terminado, haga clic en el botón "Agregar oportunidad de venta".

La oportunidad de venta se añadirá a el embudo seleccionada y aparecerá en el widget oportunidad de sales de página Detalles de la cuenta.

Uso del flujo de actividad reciente de la cuenta

El flujo de actividad reciente de la cuenta le permite ver las acciones de contacto y oportunidad de venta relacionadas con una cuenta. Esto se encuentra en la esquina inferior derecha de la página Descripción general de la cuenta.

Esta secuencia muestra las tres actividades más recientes. Puede hacer clic en "Ver todas las actividades" para mostrar más actividades en el flujo de actividades. En la vista expandida, puede hacer clic en cualquier texto con hipervínculo para ver más información y filtrar las acciones.

Utilice las siguientes actividades para filtrar su flujo de actividad reciente. Tenga en cuenta que cada acción tiene eventos asociados:

Correos electrónicos
Para que la actividad de correo electrónico aparezca en el flujo de actividad de la cuenta, se debe asociar un contacto a la cuenta en el momento del evento. Los cuatro tipos de eventos de correo electrónico que pueden aparecer en la secuencia son:

Cambios
de propietario Las actividades de cambios de propietario se crean cuando se actualiza el campo Propietario de cuenta:

    • Las actualizaciones manuales de campo mostrarán el usuario que realizó la acción en la actividad
    • Las actualizaciones con la acción de automatización "Actualizar un propietario de cuenta" mostrarán el administrador principal de la cuenta de ActiveCampaign en la actividad
  • Tareas
    Las actividades de tarea solo se muestran para las tareas completadas. El usuario que completó la tarea se mostrará en la actividad. Los resultados de la tarea también son visibles en la actividad de la tarea. Obtén información sobre cómo activar Resultados de tareas.

  Un contacto o negocio debe pertenecer a la Cuenta en el momento de la actividad para que el evento se muestre en el flujo de actividad reciente. Si el contacto o el oportunidad de venta cambiaran de cuenta, las actividades anteriores permanecerían en la cuenta anterior a la que pertenecía el contacto o la oportunidad de venta en el momento de la actividad. Además, la adición o eliminación de un contacto o oportunidad de venta en la cuenta no se incluirá en el flujo de actividad de la cuenta.

Permisos de usuario para el panel Actividad reciente de la cuenta

Las acciones que se mostrarán para los usuarios se basan en su plan y permisos de usuario:

Actividades de tareas Los usuarios deben tener permiso para ver el contacto o oportunidad de venta para ver la actividad de
la tarea.

Actividades de email personalizado Tanto los permisos de contacto como los de correo electrónico
se comprueban para cada usuario. El usuario debe tener ambos configurados para ver las actividades de correo electrónico aquí:

    • Permisos de contacto: los usuarios deben tener acceso a al menos uno de los contactos asociados con la actividad de correo electrónico para ver la actividad de correo electrónico en la secuencia.
    • Permisos de correo electrónico: los usuarios deben tener una cuenta de correo electrónico conectada al CRM de ofertas. Los usuarios pueden configurar los permisos de correo electrónico que se encuentran en Configuración de ofertas. Los permisos de correo electrónico elegidos determinarán si solo ese usuario o cualquier usuario puede ver estos correos electrónicos en el flujo de actividad. Hay dos opciones para los permisos de correo electrónico:
      • "Solo yo puedo ver los correos electrónicos de esta dirección": solo el usuario puede ver este correo electrónico en el flujo de actividad
      • "Cualquiera puede ver correos electrónicos desde esta dirección" - cualquier usuario puede ver la actividad

Cambios
en el propietario de la cuenta No se necesitan permisos de usuario. Esta información se mostrará para cualquier usuario.

Eliminar una cuenta

Si ya no necesita un registro de cuenta para una empresa, puede eliminarlo permanentemente desde página Información general de cuentas o el registro de cuenta.

Una vez que elimine una cuenta, toda la información se perderá y no se podrá restaurar. Esto incluye todas las oportunidadeses de oportunidad de venta creadas para la cuenta. Si algún contacto se asoció con la cuenta eliminada, permanecerán en su cuenta de ActiveCampaign y se podrá acceder a ellos desde página sección de contactos.

Antes de eliminar la cuenta, recomendamos usar el editor masivo para aplicar una etiqueta a todos los contactos asociados con esta cuenta para el mantenimiento de registros.

Eliminar una cuenta de página Descripción general de cuentas

  1. Haga clic en Contactos y, a continuación, haga clic en Cuentas .
  2. Haga clic en la casilla de verificación junto a la cuenta que desea eliminar.
  3. Haga clic en el botón Eliminar.
  4. Aparecerá un modal de confirmación. Haga clic en el botón "Eliminar".

Eliminar una cuenta de un registro de detalles de cuenta

  1. Haga clic en Contactos y, a continuación, haga clic en Cuentas .
  2. Haga clic en la cuenta que desea eliminar.
  3. Haga clic en el menú desplegable "Acciones". Este menú desplegable se encuentra en la parte superior derecha del registro de la cuenta.
  4. Haga clic en el botón "Eliminar cuenta".
  5. Aparecerá un modal de confirmación. Haga clic en el botón "Eliminar".
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