Comment déclencher une automatisation lorsqu'une tâche est terminée ?

Lorsqu'une tâche liée à une transaction ou à un contact est marquée comme terminée, vous pouvez ajouter le contact associé à cette tâche à n'importe quelle automatisation active de votre choix. Vous pouvez souhaiter faire cela si vous désirez ajouter un contact à une automatisation qui mettra à jour l'étape de son opportunité ou l'enverra à travers une série d'e-mails de suivi.

Il existe trois façons de déclencher une automatisation lorsqu'une tâche est marquée comme terminée :

1. Avec le déclencheur d'automatisation « Tâche terminée »
2. Avec l'action d'automatisation « Ajouter une tâche »
3. Depuis la fiche de transaction ou de contact

Avec le déclencheur d'automatisation « Tâche terminée »

Cette option s'applique aux tâches liées aux transactions et aux contacts.

Le déclencheur d'automatisation « Tâche terminée » lance une automatisation lorsqu'une tâche d'Affaire ou de Contact est marquée comme terminée. Avec ce déclencheur, vous pouvez choisir soit « Toutes les tâches terminées » pour démarrer l'automatisation lorsqu'une tâche est terminée, soit « Tâches terminées segmentées » pour spécifier quelles tâches démarreront l'automatisation.

Pour ajouter et configurer ce déclencheur dans votre automatisation, veuillez suivre ces étapes :

1. Cliquez sur Automations à gauche pour accéder à l'aperçu des Automations.
2. Cliquez sur « Créer une automatisation ».
3. Cliquez sur « Commencer de zéro ».
4. Sélectionnez le déclencheur « La tâche est terminée » dans la fenêtre de sélection d'un déclencheur.
5. Choisissez les tâches terminées qui déclenchent cette automatisation parmi les options ci-dessous :
   
   • « Toutes les tâches terminées » - Cette option permet à toutes les tâches marquées comme terminées dans votre compte ActiveCampaign, Affaire et Contact, de déclencher l'automation.
   • « Segmenter les tâches terminées » - Cette option vous permet de spécifier quelles tâches déclencheront le générateur de segments de l'automation. Plus d'informations à l'étape suivante.
     
     
     
     
6. Si vous choisissez « Segmenter les tâches terminées », le générateur de segments apparaîtra. Cliquez sur le champ « Sélectionner une condition ». Ensuite, choisissez la ou les conditions pour spécifier quelles tâches terminées doivent déclencher l'automatisation. Pour choisir un opérateur, cliquez sur le champ du milieu et cliquez sur l'opérateur que vous souhaitez utiliser. Cliquez sur le champ de droite et cliquez sur l'une des options répertoriées pour fournir une valeur pour votre condition de segment. Découvrez comment créer un segment.
   
   Les options de condition pour le déclencheur « Tâche terminée » sont :
   • "Résultat de la tâche"
   • Tâche liée à
   • "Titre de la tâche"
   • "Type de tâche"
     
     
7. Ensuite, choisissez si le déclencheur s'exécutera une seule fois ou plusieurs fois.
8. Cliquez sur « Enregistrer ».
9. Continuez à créer votre automation avec des actions en fonction du résultat souhaité. Une fois terminé, définissez votre automation sur « active ».

De plus, pour vous aider à démarrer rapidement, voici quelques recettes d'automatisation avec déclencheur « Tâche terminée ».

Avec l'action d'automatisation « Ajouter une tâche »

Cette option s'applique uniquement aux tâches de transaction.

L'action "Ajouter une tâche" créera une nouvelle tâche pour une transaction. Avec cette action, vous définissez le nom de la tâche, rédigez une description, sélectionnez le type de tâche, choisissez le propriétaire de l'affaire auquel la tâche sera attribuée, définissez une date d'échéance, choisissez à quelle affaire la tâche sera ajoutée et dans quel pipeline elle doit se trouver.

De plus, vous avez la possibilité de déclencher l'exécution de toute automatisation active lorsque la tâche est marquée comme terminée.

Chaque fois qu'un contact rencontre l'étape « Ajouter une action » dans votre automatisation, une nouvelle tâche sera créée pour son affaire. Ils seront ensuite ajoutés à l'automatisation sélectionnée dans l'action « Ajouter une tâche » lorsque la tâche sera marquée comme terminée.

Pour ajouter et configurer cette action dans votre automatisation, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur Automations pour accéder à la page de présentation des Automations.
2. Cliquez sur « Modifier » pour l'automatisation avec laquelle vous souhaitez travailler.
3. Le générateur d'automatisation s'ouvrira. Cliquez sur l'option CRM située dans le menu Actions à droite.
4. Cliquez et faites glisser l'action « Ajouter une tâche » et déposez-la à l'emplacement souhaité dans l'automatisation.
5. Complétez les informations suivantes situées dans la fenêtre modale « Ajouter une tâche » :
   
   • Saisissez le titre de la tâche
   • Saisissez une description de tâche
   • Sélectionnez un type de tâche (Appel, E-mail, Déjeuner, Réunion)
   • Cliquez sur le menu déroulant « Assigné à » pour vous attribuer la tâche ou l'attribuer à un autre propriétaire de transaction
   • Sélectionnez une date d'échéance
   • Sélectionnez l'affaire à laquelle la tâche sera ajoutée
   • Sélectionnez le pipeline auquel la transaction est associée. Vous pouvez également choisir le pipeline « Tous » si des affaires provenant de plusieurs pipelines seront affectées par cette automatisation
   • Cliquez sur le menu déroulant "Démarrer" pour sélectionner l'automatisation à laquelle vous souhaitez ajouter le contact une fois la tâche marquée comme terminée
   • Cliquez sur le menu déroulant « Quand » pour sélectionner « La tâche est terminée »
6. Cliquez sur « Enregistrer ».

Depuis la fiche de transaction ou de contact

Cette option s'applique aux tâches liées aux transactions et aux contacts.

Vous pouvez choisir d'ajouter un contact à une automatisation une fois qu'une tâche est marquée comme terminée. Cela se fait dans la fenêtre modale « Ajouter une tâche » située soit sur la page de détails d'une transaction, soit dans la section des tâches d'une fiche de contact.

Vous pouvez utiliser cette option pour ajouter des contacts à une automatisation au cas par cas.

Cliquez ci-dessous pour apprendre comment ajouter un contact à une automatisation une fois qu'une tâche est terminée depuis un enregistrement de transaction ou un enregistrement de contact :